“你們公司的合同管理系統為什么總也用不起來？”
你們公司也出現過這種情況嗎？
明明已經做出了很多努力推動合同管理規范化，執行起來卻千難萬難？
明明紙面已經有完善的合同管理制度，但實際流程還是很混亂？
今天我們跟隨冪律的合同管理解決方案總監李融，聊聊最常見的合同管理難題及其背后的原因，看看 MeFlow 如何結合創新技術與用戶友好設計，將合同管理難題逐個擊破。
新上系統一線用不起來
實際是管理與執行間的失衡
# 新系統用不起來是因為一線人員的問題嗎？
企業端的管理類系統落地中，我們經常會觀察到系統在一線用不起來，不能按要求被使用這種現象，這一現象難道真的都是因為一線執行人員的問題嗎？
要回答這個問題，我們首先需要回顧一下企業管理系統的特點。不同于 to C 端的產品，企業管理系統通常可以看作由兩大部分組成，執行端與管理端。
執行端：
即由一線業務使用，包含發起審批、上傳附件、填寫表單等滿足流程管控要求的功能。
管理端：
即由部門領導、決策層使用的，包含審批決策、信息臺賬、數據分析看板等管理決策相關功能。
因此，一套企業信息化管理系統，至少有兩種相互關聯與制約的角色：管理者和執行者
回到一開始的問題上來，在刨去上手磨合這類臨時性原因后，新系統的落地，有一個普遍存在的核心矛盾正在愈發頻繁的顯現：
系統中的管理要求越精細，執行側的使用復雜度、系統學習成本越會上升。
由于企業管理系統的采購決策話語權主要在管理者手中，因此各類系統主要是以管理者需求為導向的，最終使得新上系統變成犧牲執行側體驗，堆砌人力滿足管理側需求的結果。
至于為什么一線會用不起來新系統，看看上圖中需要一線人工填寫的越來越繁雜的表格，其原因也就不言自明了。
# 靠堆人力能夠實現合同管理精細化嗎？
那么單靠堆砌人力，犧牲執行側的體驗，是否就能夠滿足管理側的精細化需求了呢？這里其實也是一個大大的問號。
根據我們對四百多家企業合同管理問題的調研探訪發現，80%以上的企業都有因為人工填寫表格錯誤、金額大小寫不一致等而導致風險與損失的困擾。常規的表格填寫尚且會有大量人工錯漏出現，通過人力來收集更多的數據，會使得錯誤數據頻繁出現，最終導致數據整體不可用。
因此單憑增加表格填寫內容，期待通過人工填寫更多信息，以實現合同精細化管理，在抵觸心理與人為錯誤雙重影響下，無疑是不現實的。
# 實現管理者目標，需要以執行者為中心來審視系統設計
在合同管理場景下，管理與執行其實是一體兩面的。為了更好的實現管理者的需求，我們需要首先實現執行者的需求
具體點說，為了更好的達到合同精細化管理這一目標，我們需要把精細化管理功能作為已存在的預設條件，重新審視實際執行者所面臨的處境，通過對執行者的用戶友好設計與需求滿足，來平衡管理精細化所帶來的執行者工作量上升。
那么執行者的需求是什么呢？其實很簡單：
1.系統簡單易懂好上手（用戶友好）
2. 需要做的事情越少越好（工作量少）
結合執行者的需求，咱們再來審視其在傳統管理系統中的處境會發現：
在用戶友好設計方面:
傳統企業管理系統已與to C端的產品落后了幾個代差，一線的執行者也許對手機應用一玩就會，但是企業系統上會經常點漏點錯。
在工作量控制方面:
在基于傳統信息化架構設計的管理系統內，所謂精細化管理只意味著添加更多更細節需要填寫的表單字段，執行者的工作量只會越堆越多。
由此可見，傳統的企業管理系統，無論從技術還是設計上，都是無力支撐合同管理精細化這一目標的實現的。
# 人工智能技術賦能結合用戶友好交互設計，高效達成合同管理精細化目標
如何既讓執行者省事好上手，又讓管理者實現精細化管理？
MeFlow 智能合同管理系統即是我們的答案。
MeFlow 將自研的人工智能模型嵌入用戶友好的產品界面中。基于人工智能技術，于后臺自動完成大量精細化管理所要求的工作。在保障執行端使用意愿的同時，及時準確獲取需要的合同關鍵信息，高效實現企業精細化合同管理目標。
以業務發起合同環節為例，我們設計了兩種模式。
直觀的在線起草：
只需要用戶進行簡單的問題回答，系統即可幫業務選好合適的模板，并根據回答自動生成合同，自動提交審批。
符合傳統習慣的線下起草：
用戶上傳文件后，系統自動地匹配模板、抽取信息、自動填寫表單。用戶只需要檢查信息正誤，一鍵提交審批。
這就是我們在合同發起環節，為執行者提供的智能化產品設計。簡單、順暢、不費事。
我們相信，想要真正實現合同管理精細化目標，系統需要重視面向執行者的操作友好與智能化提效，在80后、90后乃至00后逐漸成為職場主力的當下與未來，這點將變得越來越重要。
除了在合同發起時的智能化友好設計外，MeFlow 還在合同評審、合同審核、合同履約、合同歸檔等諸多環節中，嵌入了面向執行者的智能化友好功能方案。歡迎有興趣的朋友，與我們聊聊您對合同管理方面的問題或需求。
