在千行百業(yè)都在談提效的今天，如果您的銷售團(tuán)隊(duì)效率較低，恐怕很難過(guò)好2024。銷售團(tuán)隊(duì)提效是個(gè)大話題，總的說(shuō)來(lái)就是銷售團(tuán)隊(duì)需要在正確的時(shí)間做正確的事。如何做到？自然要借助CRM工具。過(guò)去我們也講了不少CRM如何輔助銷售團(tuán)隊(duì)提效的方法。今天將從CRM+郵件的組合展開(kāi)，您可能會(huì)驚訝于Zoho CRM在功能細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)和應(yīng)用場(chǎng)景層面，竟為用戶考慮得如此周全。當(dāng)然，更希望您看完之后，多多嘗試文中提到的技巧，因?yàn)樾」δ芡矔?huì)帶來(lái)大變化。

由于Zoho CRM與郵件結(jié)合的應(yīng)用歷史悠久，涉及的功能和場(chǎng)景較多。為了提供一個(gè)更好的閱讀體驗(yàn)，我嘗試按照初階、中階、高階進(jìn)行編排。初階是您必須知道的基礎(chǔ)觀點(diǎn)和用法，中階則進(jìn)一步深入，高階涵蓋了CRM中與郵件相關(guān)的新技術(shù)、新場(chǎng)景和新能力。我們的原則是，初階功能需爛熟于心，中階用好快人一步，掌握高階則可超越90%的企業(yè)，成為效率之王。

郵件管理為何對(duì)銷售如此重要

很多人認(rèn)為社交媒體和即時(shí)通訊方式的出現(xiàn)，讓郵件失去魅力。實(shí)際上，這種想法是錯(cuò)誤。郵件一直是商業(yè)世界溝通和交流的重要方式。企業(yè)中存在大量與郵件相關(guān)的場(chǎng)景，郵件仍代表著強(qiáng)關(guān)系。

上圖代表企業(yè)中真實(shí)的郵件發(fā)送關(guān)系，以客戶為中心，在客戶的整個(gè)生命周期里，包含諸多錯(cuò)綜復(fù)雜的郵件往來(lái)。圖片還未包括最初獲取客戶時(shí)的多封營(yíng)銷郵件，全部加起來(lái)才能構(gòu)成企業(yè)與客戶之間的一部完整郵件往來(lái)史。

本文更多探討銷售提效，相信在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間里，郵件因其專業(yè)性、易留存、可分析、高效傳遞信息等優(yōu)勢(shì)，依然是銷售人員的重要溝通方式。

但是，很多企業(yè)不重視郵件，更不關(guān)注郵件管理對(duì)銷售工作的意義。郵件管理混亂，多個(gè)系統(tǒng)割裂，會(huì)給銷售團(tuán)隊(duì)帶來(lái)4個(gè)負(fù)面影響。

1、工作效率低

常見(jiàn)場(chǎng)景，客戶信息保存在CRM中，郵件在某個(gè)郵箱系統(tǒng)里，銷售人員回復(fù)客戶郵件前，需要先在郵箱系統(tǒng)里查看之前的郵件，然后回到CRM瀏覽客戶其他信息，再回到郵箱系統(tǒng)給客戶回復(fù)。如此這般來(lái)回切換工具和系統(tǒng)，嚴(yán)重影響了工作效率。

2、對(duì)客戶認(rèn)知不足

優(yōu)秀的銷售擅長(zhǎng)在正確的時(shí)機(jī)開(kāi)展正確的行動(dòng)，他們對(duì)時(shí)機(jī)的把握，往往建立在對(duì)客戶全面了解之上。往來(lái)郵件中包含著各類客戶信息，糟糕的郵件管理將引發(fā)客戶信息不完整，上下文缺失等問(wèn)題，銷售很難判斷時(shí)機(jī)做出正確決策。

3、反應(yīng)慢敏捷度差

銷售敏捷度是成功贏單的關(guān)鍵。銷售人員通常很忙，沒(méi)時(shí)間盯著郵箱，不能及時(shí)獲知哪些重要客戶何時(shí)回復(fù)了郵件，錯(cuò)失良機(jī)，被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手趁機(jī)切入。

4、無(wú)法獲得團(tuán)隊(duì)支持

銷售單打獨(dú)斗的時(shí)代早已過(guò)去，尤其是B2B業(yè)務(wù)，特別講究團(tuán)隊(duì)協(xié)同共同服務(wù)客戶。郵件管理混亂會(huì)造成部門之間的客戶信息差，協(xié)同部門對(duì)客戶及項(xiàng)目的認(rèn)知不統(tǒng)一，信息不共享，難以對(duì)銷售提供有力支持。

CRM+郵箱-初階

Zoho CRM提供了將郵件附加到客戶記錄上的解決方案，一舉打破多個(gè)系統(tǒng)來(lái)回切換的弊端，銷售工作效率提升肉眼可見(jiàn)。

1、在CRM里發(fā)送并回復(fù)郵件，解決來(lái)回切換的問(wèn)題

在Zoho CRM中的線索、聯(lián)系人、客戶、商機(jī)等模塊，都可以直接使用CRM內(nèi)置的郵箱發(fā)送郵件。客戶回復(fù)的郵件，在CRM記錄中也可以看到。不必專門打開(kāi)郵箱去收發(fā)郵件，也不用在不同的CRM模塊中切換，銷售人員工作效率獲得提升。

在大多數(shù)的銷售流程中，報(bào)價(jià)單、發(fā)貨單和銷售訂單是需要銷售人員處理的重要文件，用以保存和維護(hù)每筆交易記錄。此類文件的處理經(jīng)常通過(guò)郵件完成，銷售經(jīng)理批準(zhǔn)后，銷售人員即可在CRM的對(duì)應(yīng)模塊的記錄中，直接發(fā)送給客戶。

2、將郵件關(guān)聯(lián)到客戶記錄，解決信息完整性問(wèn)題

將客戶往來(lái)郵件關(guān)聯(lián)到客戶記錄后，銷售即可以在該客戶的記錄中，查看所有與客戶往來(lái)的郵件，業(yè)務(wù)過(guò)程涉及到的各類信息被匯總在一處，解決了信息完整性的問(wèn)題。銷售還能看到客戶是否收到郵件，是否打開(kāi)郵件，是否點(diǎn)擊了鏈接，有助于判斷接下來(lái)是否采取行動(dòng)，采取什么行動(dòng)。

3、郵件消息提醒，解決及時(shí)性問(wèn)題

CRM系統(tǒng)右上角的銷售信號(hào)讓銷售人員及時(shí)了解客戶對(duì)郵件的反饋，以及客戶的行動(dòng)。當(dāng)客戶收到郵件、打開(kāi)郵件、點(diǎn)擊了郵件中的鏈接，或者退回郵件，都會(huì)在這里顯示一個(gè)消息。會(huì)看銷售信號(hào)的銷售，更能及時(shí)了解客戶行為，把握行動(dòng)先機(jī)。

4、設(shè)置郵件分享規(guī)則，解決協(xié)同性問(wèn)題

銷售有權(quán)利決定是否分享客戶郵件，分享給誰(shuí)，決定與團(tuán)隊(duì)共享郵件的方式。 當(dāng)把客戶的往來(lái)郵件分享給團(tuán)隊(duì)時(shí)，團(tuán)隊(duì)會(huì)對(duì)該客戶建立全面認(rèn)知，從而給銷售人員提供更多更好的支持。

5、習(xí)慣用Gmail或Outlook郵箱怎么辦

Gmail或Outlook分別是全球使用人數(shù)榜一和榜二的郵箱。不少銷售習(xí)慣使用Outlook或Gmail來(lái)發(fā)送接收郵件，尤其是外貿(mào)、跨境電商或全球化出海業(yè)務(wù)。通過(guò)對(duì)應(yīng)的插件，使用這兩個(gè)郵箱的銷售也可以將郵件自動(dòng)關(guān)聯(lián)到Zoho CRM記錄。

6、多設(shè)備同步

銷售每天不是拜訪客戶，就是在拜訪客戶的路上。如果只在電腦上方便使用，對(duì)銷售就太不友好了。我們讓所有郵件在電腦、手機(jī)或平板自動(dòng)同步。銷售人員采用不同的設(shè)備，在任何時(shí)間任何地點(diǎn)，都可快速訪問(wèn)郵件。

CRM+郵箱-中階

掌握以上CRM與郵箱結(jié)合的知識(shí)并應(yīng)用起來(lái)，您的銷售團(tuán)隊(duì)效率會(huì)發(fā)生變化。如果用起下面這些中階功能，銷售團(tuán)隊(duì)效率將進(jìn)一步提升。

1、SalesInbox, 解決郵件太多沒(méi)重點(diǎn)的問(wèn)題

銷售人員每天要處理的事情又多又雜，非常容易錯(cuò)過(guò)重要郵件。比如。客戶對(duì)報(bào)價(jià)單進(jìn)行了回復(fù)，要求銷售盡快來(lái)公司面談。結(jié)果銷售在忙碌中沒(méi)看到，競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手搶先給了客戶更好的價(jià)格，銷售非常遺憾地失去了客戶。

在Zoho CRM中， 可以根據(jù)客戶在銷售周期當(dāng)前所處的階段，對(duì)客戶進(jìn)行細(xì)分，并分組顯示。郵件同理。銷售人員可以基于銷售管道，自動(dòng)組織和管理郵件，優(yōu)先關(guān)注來(lái)自重要銷售機(jī)會(huì)的郵件，而不是最新的。另外，如果銷售開(kāi)發(fā)客戶成功，客戶在郵件中表達(dá)了對(duì)產(chǎn)品的興趣，也不用手動(dòng)增加線索，而是通過(guò)設(shè)置規(guī)則的方式，不離開(kāi)收件箱即可自動(dòng)創(chuàng)建一條新線索。

2、郵件模板，解決大量重復(fù)工作帶來(lái)的低效問(wèn)題

銷售經(jīng)常需要重復(fù)發(fā)送某幾類郵件，比如被分配了新客戶，需要發(fā)送第一封自我介紹郵件；參加展會(huì)交換了微信，要給客戶發(fā)一封公司簡(jiǎn)介郵件；客戶服務(wù)到期，要給客戶發(fā)續(xù)費(fèi)提醒郵件......提前設(shè)置好不同類型的郵件模版，用到哪個(gè)一鍵調(diào)用，足以應(yīng)對(duì)此類重復(fù)性的日常事務(wù)。

3、郵件透視，解決不知道過(guò)程和結(jié)果的問(wèn)題

銷售人員結(jié)果導(dǎo)向，最不愿意做不了解過(guò)程和結(jié)果的事。啟用郵件透視功能，銷售可以通過(guò)郵件狀態(tài)過(guò)濾記錄，也可以查看郵件分析數(shù)據(jù)，跟蹤?quán)]件模板效果，根據(jù)數(shù)據(jù)了解郵件發(fā)送結(jié)果，更好地指導(dǎo)后續(xù)工作。

CRM+郵箱-高階

隨著AI的發(fā)展，人工智能的能力被融入到CRM中，也落實(shí)到郵件的各類場(chǎng)景，如郵件撰寫、郵件解讀、數(shù)據(jù)抓取，讓銷售的工作變得更快、更好、更高級(jí)。

1、智能郵件撰寫，解決寫不好寫得慢的問(wèn)題

不是每個(gè)銷售都能寫好郵件，尤其是新手銷售，寫不好，寫得慢，非常影響客戶推進(jìn)效率。Zoho CRM的人工智能助理Zia可為銷售人員寫好郵件提供幫助。

A、寫郵件時(shí)磕磕巴巴，措辭無(wú)力，Zia智能提示合適的詞匯來(lái)完成句子；

B、完成郵件撰寫后，Zia對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行分析，推薦合適且更吸引人的郵件主題；

2、智能郵件解讀，解決時(shí)間不夠用的問(wèn)題

銷售人員都很忙，他們需要快速獲取信息，并將有限的精力聚焦在重要的事情。Zia不僅擅長(zhǎng)概括信息，還能從客戶的郵件措辭上感知客戶情緒，讓銷售以最短的時(shí)間獲取最有價(jià)值的信息。

A、自動(dòng)匯總郵件內(nèi)容，提煉成概覽。在不打開(kāi)郵件的情況下，銷售一眼快速了解郵件信息，決定處理順序。

B、分析客戶在郵件中表達(dá)的情緒和意圖（高興、難過(guò)、請(qǐng)求、查詢、投訴等），了解客戶體驗(yàn)（負(fù)面、正面、中立），根據(jù)嚴(yán)重程度決定處理郵件的優(yōu)先級(jí)。比如，當(dāng)銷售看到某封客戶郵件旁出現(xiàn)的紅色嚴(yán)肅臉圖標(biāo)，情緒字段顯示“不滿意”，則需要立刻馬上趕緊查看這封郵件，第一時(shí)間了解問(wèn)題，消除負(fù)面情緒。這種直觀的方式，對(duì)于挽留老客戶或者推動(dòng)新客戶成交，起到至關(guān)重要的作用。

3、智能提取郵件簽名，解決客戶信息缺失問(wèn)題

職場(chǎng)人士的郵件簽名包含了豐富的企業(yè)和個(gè)人信息，看看我們自己的郵件簽名，是不是有公司名、網(wǎng)址、郵箱、電話、部門、Title，這些信息對(duì)銷售來(lái)說(shuō)太重要了。Zia可以自動(dòng)從客戶郵件中抓取兩類內(nèi)容。

A、抓取客戶郵件簽名中的詳細(xì)信息，自動(dòng)填充CRM里的客戶信息，無(wú)需銷售錄入，節(jié)省時(shí)間也不易出錯(cuò)。

B、識(shí)別并抓取郵件中的任務(wù)、會(huì)議等信息，在CRM中自動(dòng)創(chuàng)建日程安排，銷售工作怎能不高效？

Zoho CRM和郵箱深度融合，你中有我，我中有你。本文僅介紹了一部分比較重要的功能，還有不少實(shí)用功能受篇幅所限忍痛割愛(ài)。

Zoho  CRM的功能設(shè)計(jì)從推動(dòng)成單的角度出發(fā)，切實(shí)幫助銷售人員全面掌握客戶信息，節(jié)省時(shí)間抓重點(diǎn)，加速轉(zhuǎn)化效率，順利達(dá)成業(yè)績(jī)目標(biāo)。銷售人員提效這件事沒(méi)有止境，Zoho CRM+郵箱的話題也遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有結(jié)束。無(wú)論是銷售小白、營(yíng)銷高手、還是天選大Sales，都可以從CRM獲益。現(xiàn)在，請(qǐng)跟隨我們的文章，從初階、中階再到高階，一起體驗(yàn)這些學(xué)會(huì)即賺到的功能吧。