前言：費用發生的真實性問題是大事，也是難事。公司如何管理和識別真實性問題，是技巧也是藝術。這幾天連續有好幾位財務總監跟我交流這個問題，所以，有感而發，想把這個問題展開來聊聊。

事情的起因是客戶的老板想讓我們系統增加行程時間與發票時間的校驗來識別費用發生的真實性，還有校驗招待費的發票時間和申請時間，校驗開票地址和行程地址。這兩個看上去合理的需求，但是后面卻是一堆困難和問題，不是系統邏輯不好實現，而是哪怕實現了并不了滿足老板提出需求的出發點，反而給財務部門帶來了更多工作量。

發票的開具時間，并不是業務的真實發生時間

老板提出這個需求的出發點很明顯，就是希望系統能夠自動識別這一些看上去不合理的費用。但是，老板站在單一視角，忽略了實際場景的可能性。

首先，現在電子發票越來越多，很多情況下電子發票開具的時間可能是消費后過幾天員工才開具的，有的甚至到報銷時才開具的，也就是發票的時間和實際消費時間完全對不上。其實，ETC的過路費發票也會有這個情況。

發票作為一種原始憑證其實不能證明業務發生的時間。哪怕是紙質發票，有時候住宿、餐飲發生后，酒店因為沒有相應的發票，會告知留下地址開出后郵件。所以，發票的開具時間，往往是滯后于業務的發生時間。

發票的開具地點，也不一定是業務的發生地點

因為現在電子發票都是線上開具的，線上服務所開具的發票銷項地址有可能是中心化的，也就是你在全國各地開到的這個單位的電子發票是出自同一個地方。比如線上開的機票、酒店的電子發票。所以，想通過兩個地址的比對來校驗費用地點的合理性，也是很多情況下會失效的。

如果我們做了這樣的管理，后果是什么？

因為現在電子發票的占比達到50%以上，很多情況下會出現校驗報錯提示的情況，逼著財務人員去看到底合不合理，反而可能會被無效的提示信息占用了閱讀時間。如果有時候搞不清楚，去和員工核對，還可能造成信任問題、溝通成本和內部矛盾。

到底應該如何對費用的真實性進行有效管理？

我認為要多管齊下。

首先，是政策保障。如果公司查出員工的虛假報銷行為，應該要重罰。同時，公司要讓上級對員工的業務發生真實性進行把關，承擔連帶責任。業務發生的真實性，業務部門要承擔第一審核責任，因為反映在系統和費用報銷單中的數據是很少的一部分信息。這樣，可以做到員工在心理上不敢造假，并且業務領導重視日常的宣導和審批。

其次，工具支持。費用發生的真實性，不是簡單的通過時間和地點就能驗證的。判斷費用發生的真實性，主要根據費用發生的“結構”和“時序”。如果員工一次出差的費用發生的結構，例如，火車、機票、酒店、餐飲、打車等費用發生的結果基本上合理，沒有太大的偏差，那么發生問題的可能性就低很多了。

另外，通過分析業務發生的時序，就能夠發現不屬于行程的費用是否有夾雜在報銷中間。校驗的時間主要是校驗費用的發生時間，而不是發票時間，這兩個是很大差別的。每刻報銷能夠通過行程視圖(如圖1)，切到費用類型結構或行程視圖，幫助我們快速地了解費用發生的結構和順序，給我們判斷費用發生的真實性提供最重要的信息參考。

最后，大數據審計。很多時候，一切表象看上去都是正常的，但是實際上也有可能是虛假的，所以需要事后的大數據報表分析。通過大數據分析員工的支出是否有大的結構性上的異常，橫向對比員工的支出和業績，可以發現表面正常但是低效的或者虛假的支出行為。

在費用管理上，我推薦灰度管理和信用管理，特別是員工薪酬待遇好的高新企業。不合理的管理方法，不但不能實現我們要的效果，反而會大幅增加財務部門的審核工作量。灰度管理就是不要為了管理費用發生的真實性，過度依賴數據細節管理。

道高一尺，魔高一丈。嚴管的背后可能會導致員工的厭惡，觸碰人性的陰暗面導致的結果可能是反向的，進一步提升員工的“反偵查能力”。信用管理是基于信賴員工，引導員工關注工作的重心，鼓勵員工從善如流，塑造良好的企業氛圍。