自動(dòng)電子郵件回復(fù)是軟件生成的針對(duì)特定類(lèi)型的傳入消息的預(yù)先指定回復(fù)。自動(dòng)回復(fù)還可以作為向發(fā)件人確認(rèn)其電子郵件已收到的確認(rèn)。

這些電子郵件響應(yīng)只需要由用戶(hù)設(shè)置一次，并在收到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)定義的電子郵件時(shí)觸發(fā)。由于它們簡(jiǎn)化了發(fā)送通用電子郵件響應(yīng)的過(guò)程，因此可以在不影響準(zhǔn)確性和效率的情況下節(jié)省大量時(shí)間和精力。

自動(dòng)電子郵件回復(fù)主要用于銷(xiāo)售、營(yíng)銷(xiāo)和客戶(hù)服務(wù)。電子郵件營(yíng)銷(xiāo)軟件有助于創(chuàng)建和分發(fā)自動(dòng)回復(fù)。該軟件在運(yùn)行電子郵件營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)和管理電子郵件訂閱列表時(shí)很有幫助。

什么是自動(dòng)電子郵件回復(fù)？

自動(dòng)化電子郵件用例

不同部門(mén)使用自動(dòng)化電子郵件進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)以提高生產(chǎn)力。以下工作職能最常使用自動(dòng)回復(fù)。

• 銷(xiāo)售：代表定期發(fā)送類(lèi)似的電子郵件，包括冷電子郵件、產(chǎn)品推介和跟進(jìn)。
• 營(yíng)銷(xiāo)：一些可以自動(dòng)化用于營(yíng)銷(xiāo)目的的最常見(jiàn)電子郵件是客戶(hù)列表訂閱、新聞通訊、客戶(hù)響應(yīng)和以活動(dòng)為中心的操作。
• 客戶(hù)服務(wù)：電子郵件自動(dòng)化對(duì)于客戶(hù)服務(wù)代表解決常見(jiàn)問(wèn)題 (FAQ)、疑慮和反饋以及提供一般確認(rèn)收據(jù)很有價(jià)值。

自動(dòng)電子郵件回復(fù)的類(lèi)型

出于各種原因，自動(dòng)化電子郵件回復(fù)可能會(huì)派上用場(chǎng)。以下是五種最常見(jiàn)的類(lèi)型。

• 歡迎電子郵件：大多數(shù)公司都有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的歡迎電子郵件給新客戶(hù)，感謝他們選擇公司。當(dāng)有新的電子郵件訂閱注冊(cè)時(shí)，也會(huì)觸發(fā)這些自動(dòng)電子郵件。

• 確認(rèn)電子郵件：這些電子郵件用作訂單確認(rèn)，通常包含運(yùn)輸和跟蹤詳細(xì)信息。

• 不在辦公室的電子郵件：這些自動(dòng)電子郵件特定于一個(gè)人的工作日程。外出 (OOO) 電子郵件讓人們知道發(fā)件人的休假時(shí)間，并且可以由具有自動(dòng)回復(fù)簽名的個(gè)人設(shè)置。一封好的 OOO 電子郵件總是會(huì)有一個(gè)可以預(yù)期回復(fù)的時(shí)間框架，以及在緊急援助情況下的聯(lián)系點(diǎn)。

• 提醒和警報(bào)：自動(dòng)電子郵件響應(yīng)最廣泛的用例之一是提醒和警報(bào)。這些通知可以詳細(xì)說(shuō)明即將發(fā)生的事件、約會(huì)、銷(xiāo)售或帳戶(hù)更改警報(bào)。

• 更新和新聞：企業(yè)經(jīng)常使用自動(dòng)電子郵件來(lái)提高品牌知名度，通過(guò)分享公司新聞和社區(qū)更新來(lái)促進(jìn)客戶(hù)關(guān)系。

自動(dòng)電子郵件回復(fù)最佳實(shí)踐

電子郵件自動(dòng)化是一項(xiàng)寶貴的業(yè)務(wù)資產(chǎn)。一個(gè)好的自動(dòng)電子郵件回復(fù)不同于一個(gè)糟糕的回復(fù)，因?yàn)樗男畔⑶逦⑾嚓P(guān)和簡(jiǎn)潔。                                            

• 明確的主題：與任何電子郵件類(lèi)型一樣，具有明確主題行的自動(dòng)電子郵件在傳遞預(yù)期信息方面更成功。一個(gè)令人困惑或復(fù)雜的主題將無(wú)法達(dá)到其目的。確保主題與其內(nèi)容的意圖一致也很重要，并能吸引觀眾的注意力。

• 簡(jiǎn)潔的內(nèi)容：使消息保持簡(jiǎn)短和重點(diǎn)有助于使電子郵件回復(fù)具有可讀性。只提供必要的細(xì)節(jié)并縮短信息以尊重接收者的時(shí)間。

• 時(shí)間和頻率：一旦電子郵件符合預(yù)定義的設(shè)置，就會(huì)觸發(fā)自動(dòng)回復(fù)。設(shè)置響應(yīng)后，無(wú)需手動(dòng)發(fā)送。但是，最好事先運(yùn)行測(cè)試以防止誤傳。這還包括驗(yàn)證電子郵件是否包含代表聯(lián)系收件人的時(shí)間范圍。考慮檢查自動(dòng)發(fā)送電子郵件的頻率，以確保接收者不會(huì)對(duì)電子郵件感到不知所措。

• 聯(lián)系信息：大多數(shù)自動(dòng)電子郵件無(wú)法回復(fù)，因?yàn)樗鼈儧](méi)有指定的收件箱來(lái)接收回復(fù)。雖然這有助于防止響應(yīng)垃圾郵件，但它無(wú)法為需要與您聯(lián)系的接收者提供必要的聯(lián)系信息。包括電子郵件地址、電話號(hào)碼或社交媒體句柄等信息是保持溝通渠道暢通的好方法。

• 號(hào)召性用語(yǔ)：根據(jù)自動(dòng)電子郵件響應(yīng)的類(lèi)型，號(hào)召性用語(yǔ) (CTA) 或下一步應(yīng)包含在自動(dòng)電子郵件中。這些包括但不限于通知、流程描述或反饋調(diào)查。放置 CTA 有助于衡量活動(dòng)結(jié)果、客戶(hù)參與度和提升品牌形象。

• 個(gè)性化：自動(dòng)電子郵件回復(fù)似乎沒(méi)有人情味，大多數(shù)客戶(hù)可以發(fā)現(xiàn)手動(dòng)和自動(dòng)電子郵件之間的區(qū)別。在您的電子郵件外展中加入某種個(gè)性化始終是一個(gè)好主意，即使這意味著包括合適聯(lián)系人的姓名。