工作說明書 (SOW) 是一種文件，通常用于項目管理，其中簽約官員指定特定項目或服務合同的目標和可交付成果。它列出了項目的目標以及項目的所有活動、可交付成果、潛在的時間表和財務細節。這是一份非常詳細的文件，為項目計劃奠定了基礎。

什么是工作說明書？

SOW 通常包含在征求建議書 (RFP) 中，該文件用于向潛在供應商和服務提供商征求密封投標。SOW 將是您花時間創建的第一批文檔之一，用于展示項目的整個景觀。由于 SOW 包含許多細節，因此強烈建議使用項目管理軟件，以使編寫一個更加無縫的過程。

工作說明文件的類型

根據工作說明書的用途或公司所處的行業，將使用三種不同類型的工作說明書中的一種。

• 設計/詳細工作說明書：準確地告訴供應商、承包商或供應商如何完成任務以及要遵循的步驟。這清楚地定義了要求，并且經常用于政府合同中。
• 努力程度/時間和材料/單位費率工作說明：通常用于小時工，如臨時工或合同工。這是基于工作時間和完成服務所需的材料。 
• 基于績效的工作說明：涵蓋項目的目的、將提供的資源以及最終結果。需要注意的是，這個 SOW 并沒有告訴承包商如何執行任務，因此它提供了更大的靈活性，而是專注于結果。 

使用業務工作說明書的好處

潛在的服務提供商使用 SOW 中的信息來確定他們是否能夠滿足特定項目或服務合同的目標和可交付成果，并愿意提交提案。其中一些決定包括： 

• 在客戶和項目經理之間提供一種理解方式
• 幫助項目負責人為其項目計劃提供結構
• 為項目負責人提供一個為客戶解釋所有項目細節的地方
• 交付后節省時間和金錢
• 通過讓每個人都在同一頁面上，幫助避免項目內的沖突和混亂

工作說明文件的基本要素

無論需要完成的項目的最終目標是什么，一個有凝聚力的工作說明都將包括以下要素：

• 目標：概述項目的目標，同時回答公司為何與外部員工簽訂合同的問題。本節作為概述，以幫助簽約員工了解希望完成的工作。
• 范圍說明：范圍將作為將要完成的具體工作和項目影響的程度進行溝通。它將定義公司想要完成多少工作。 
• 項目可交付成果：概述公司希望執行的任務以及承包商在考慮工作之前需要具備的具體要求。
• 支持任務和責任方：設定項目中誰將做什么以及確保項目成功所需的各種任務的框架。
• 時間表和里程碑：一個結構化的項目生命周期或時間表，允許所有各方為即將發生的事情以及時間表內的預期主要成就做好準備。
• 必要資源：指定為完成項目需要購買或租用的任何材料或設備。
• 財務細節：概述支付信息，例如公司支付給員工的費用。還將指定是否有增加預算的資源。
• 法規和指南：所有未提及的內容的總稱。它可以詳細說明對完成產品的預期，或涵蓋諸如預期誰進行任何必要旅行之類的細節。
• 確定標準：詳細說明什么是優質工作，并解釋供應商將如何確定項目是否成功完成。 
• 簽署的協議：為了使這一切成為正式的，所涉及的雙方都需要簽署他們已閱讀所有指南、標準、范圍、目標等，并且了解所有期望。

編寫工作說明文件的最佳實踐

作為項目經理，盡可能提前記錄 SOW 的來龍去脈至關重要。它需要全面、徹底和完善，因為它應該在作業開始之前回答任何問題。

創建工作說明文檔并非易事。為了使編寫過程更順暢，請遵循以下最佳實踐：

• 從一開始就提出問題，一切都在進行中
• 從客戶的角度考慮問題
• 定義成功和失敗 
• 了解主要可交付成果以及預期交付時間
• 概述哪些任務將支持可交付成果
• 說明完成項目所需的資源
• 總結誰將支付哪些費用以及何時支付

工作說明與工作范圍

工作說明和工作范圍之間有明顯的區別。工作范圍是工作說明書中定義的一個部分。雖然工作說明書是一份全面的文件，其中包含有關將要執行的項目的各種詳細信息，但范圍部分概述了如何實現這些目標，以及項目團隊的里程碑和任務。

在 SOW 中確定工作范圍可以了解項目成果以及為確保成功而將完成的工作類型。