隨著數字經濟的發展，會計檔案領域關鍵政策不斷推進，逐漸向數字化發展。

2015年12月，財政部、國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》：確定電子會計檔案的概念和管理要求，明確會計檔案可僅以電子形式歸檔保存。

2020年3月，財會[2020]6號《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》：明確電子發票等電子會計憑證電子會計憑證可以不打印；電子化歸檔，效力等同于紙質憑證。

2022年7月，《電子會計檔案管理規范》：規定電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統計、利用、鑒定、處置等要求，強化電子會計檔案行業標準。

今年5月，財政部會計司公布了《電子憑證會計數據標準》的通知，進一步明確了數電票報銷歸檔的保存方式。

近年來，全電票、數電票等為代表的“新變量”的出現，更加速了會計憑證的數字化。今后組織將會面臨更多的”電子類憑證“的入賬歸檔、電子會計檔案管理的新挑戰。

同時組織不同崗位的人員，對會計檔案管理有著新的需求，會計檔案數字化已成為組織剛需：

• 檔案管理人員：減少機械化重復工作，自動統計；

• 財務人員：合規移交、調閱關聯的所有會計檔案；

• 業務人員：能高效地檢索海量的檔案，一鍵借閱；

• 外部審計人員：數據全面、賬目完整且便于審計。

結合國家政策、標準規范以及組織的需求，泛微文書定-檔案管理系統提出了業務、檔案一體化方案，實現“票據”、“單據”、“憑證”、“賬簿”、“報表”等全量會計資料的應歸盡歸和全生命周期閉環管理，包括電子會計資料形成、收集、整理、歸檔和電子會計檔案保管、統計、利用、鑒定、處置等。

靈活集成其他業務系統，自動采集散落在前端信息化系統內的會計類資料，經過質檢、編目等多個作業環節之后，實現全量會計資料的最終歸檔，無需打印，為組織降本增效。

電子會計檔案將為組織：減少80%紙張耗用；減少90%以上的憑證匹配、裝訂工作；節約庫房60%面積及80%的硬件設施投入……

方案看點

全生命周期的電子會計檔案

（電子會計檔案全生命周期管理）

01.電子會計資料形成

覆蓋多種業務場景

泛微通過集成能力+流程引擎+低代碼平臺，讓各類業務中產生的會計資料統一管理。

報銷場景下，從報銷系統、銀企直連系統、財務核算系統等多套業務系統中抽取記賬憑證、與該憑證相關的報銷單、數電票原件、銀行回單等會計資料的電子文件、元數據和結構化數據，進行統一打包歸檔，并在電子會計檔案系統根據其關聯關系進行自動化關聯和成冊。

采購業務中，泛微智能從采購管理系統、財務應付系統、資金系統、核算系統等多套系統中抽取記賬憑證、相關采購合同和采購訂單、采購發票、銀行回單等會計資料的電子文件、元數據及結構化數據，進行統一打包歸檔。

銷售業務中，相關的銷售訂單、銷售出庫單、銷售發票，與財務會計相關的記賬憑證、銀行回單、總分賬、明細賬等都可以全量歸檔進入電子會計檔案系統。

02.電子會計資料收集

自動化采集

1、采集自動化

泛微文書定協助組織，參照《會計檔案管理辦法》第六條中劃定企業會計資料歸檔范圍，確認各類會計資料的來源系統，圈定會計檔案系統采集會計資料的來源。

基于會計檔案的歸檔范圍、保管期限及相關的元數據策略，文書定通過無縫集成OA、會計核算系統、銀企互聯系統、供應鏈管理系統等前端業務系統，實現業務端產生的全部業務檔案數據自動化采集、全量歸檔。

文書定檔案系統根據會計資料間的關聯關系，進行自動組件、立卷成冊、裝盒上架，實現會計檔案的應歸盡歸。

2、歸檔轉化方式多維度

泛微文書定為不同類型、不同形態的會計資料提供差異化的處理原則。

企業內部業務系統產生的“原生電子”記賬憑證、會計賬簿、會計報告、各類業務單據等，通過“生成板式文件”歸檔。

企業外部接收的電子會計資料，比如電子增值稅普通發票、電子銀行回單等，通過“傳遞原板式文件”歸檔。

企業從外部接收的“原生紙質化的”原始憑證，比如紙質增值稅專用發票、紙質出貨單等，在前端業務處理流程中實現“拍照或掃描進行紙質原始憑證電子化”后歸檔。

3、會計資料元數據管理

元數據中描述了檔案的內容、結構、背景及其整個管理過程。

泛微文書定與前端業務系統無縫集成，通過接口同時實現元數據的自動捕捉、自動著錄。例如，自動捕捉記賬憑證元數據項，憑證字、憑證號、科目、會計屬期等。

（元數據管理）

4、會計資料預歸檔

每一個歸檔的會計資料都是電子原文+元數據的組合，文書定提供預歸檔平臺進行接收；通過標準化的接口，對接前端會計核算系統、報銷系統等多個業務系統，實現不同類型會計資料的前置化收集。

預歸檔庫可以預設“記賬憑證”“單據”“發票”“銀行回單”等會計資料間的關聯匹配規則，由系統完成自動關聯、自動組件，快速生成合規的、待整理檔案。

支持電子會計資料批量組件和合并組件，組件后正式推送“檔案接收庫”進行歸檔作業流程。

03.電子會計資料整理

智能關聯、立卷成冊

1、智能關聯，自動成冊

泛微文書定內置了自動化“匹配規則引擎”，將從前端業務系統接收的電子會計資料按照業務流轉規則及有機關聯關系，實現在檔案系統內智能關聯，自動成冊。

（電子會計檔案自動成冊）

2、會計業務邏輯關系完整保存

泛微文書定可以幫助組織實現記賬憑證到原始憑證的“一頁式調閱”、“層層穿透”。

可以通過一張記賬憑證，一鍵聯查與該憑證具有強關聯關系的單據、發票、附件等原始資料。實現了財務與業務邏輯完整可追溯，還原真實業務全貌。

04.電子會計資料歸檔

四性檢測、防偽防篡改

泛微文書定滿足國家政策標準，對移交進入電子會計檔案系統的會計資料進行“真實性、完整性、可用性、安全性檢測”，檢測完成后會自動生成檢測報告，反饋質檢結果，同時檢測報告也支持下載和打印。

歸檔的過程中，自動設定相關權限以及電子會計檔案的重要性、保管時間等。與電子簽名技術融合，所有這些財務電子會計檔案都實現防篡改、可驗證。

05.電子會計檔案利用管理

紙電一體、全生命周期

1、檔案檢索

海量檔案數據的3秒檢索。可以通過全文檢索、條件檢索等方式進行跨全宗、跨門類、跨條目檢索，快速定位目標檔案，并且可進行二次篩選。

2、檔案借閱

實現申請、審批、賦權/出庫、收權全流程管控。在線預覽及下載的檔案支持動態水印加注，防止檔案內容外泄。同時系統能夠按照借閱期限，對借閱查看的電子檔案進行自動賦權與自動收權。

（借閱管理流程）

3、檔案鑒定

泛微文書定通過流程，建立電子會計檔案的鑒定機制：為超過“保密期限”的會計檔案提供開放鑒定服務，為超過“保管期限”的會計檔案，提供價值鑒定服務。

4、庫房管理

針對少量紙質保管的會計檔案，泛微文書定幫助組織實現紙質檔案與電子檔案同步管理。

首先，檔案系統提供“可視化、虛擬電子庫房”，電子庫房內可以維護“庫房-區域-密級架-檔案盒”的物理位置、面積、容量、編號等信息；并提供檔案盒條碼、檔案盒封面、備考表、盒脊背等報表樣式的自定義配置及打印服務。

其次，運用條碼技術，以碼定位。密集架、檔案盒等支持批量生成條形碼、批量打印。通過掃碼槍或手機端即可掃描“條形碼”完成具有“紙質實體”檔案的裝盒、上架、入庫，并線上記錄紙質檔案物理位置存址。

最后，實現線上電子版完整管理、線下紙質版少量留存備查，兼容企業單雙套檔案管理模式，將電子檔案與紙質檔案同步管理。

5、檔案數據駕駛艙

檔案系統提供多維度的智能動態數據看板、數據報表，用于展示系統內檔案管理全貌。

對檔案接收、管理、利用、保存等情況進行全方位數據統計，便于檔案管理員實時、全面掌握檔案系統當前的使用狀況。

（檔案數據報表）

6、電子輔助審計

檔案系統可以協助或輔助企業進行便捷的“電子審計”。

檔案系統可以為審計人員開通預制賬號，通過檔案借閱或可控查看權限，系統可以提供完整且具有業務邏輯關系的、用于審計的記賬憑證、原始憑證、會計賬簿及財務報告等電子會計檔案，滿足在線審計時“審計抽憑”場景需求。

價值總結

滿足合規風控要求，規避風險：滿足了檔案管理國家標準、會計檔案管理行業標準及規范要求，助力企業合法合規開展電子會計檔案管理。滿足全電票、數電票等電子會計憑證歸檔，減少管理風險。

滿足檔案長期保管及防篡改要求：通過數據備份、容災技術以及擴展存儲技術，讓數據長久有效效存儲。利用電子簽名技術實現防篡改，對接第三方公證處進行存證，形成完整證據鏈，包括全數據存證、文件真實性存證等。

檔案數據資產共享：3秒搜索到所需的電子會計檔案，針對不同檔案使用人員，量身定制查詢、借閱需求，全面提升檔案共享效率和利用便捷性，讓組織數據資產發揮出價值。

為組織降低管理和人力成本：降低耗材及存儲成本，節能環保；減少檔案保管的硬件設備支出；減少重復機械化的工作，釋放人力。