常見問題

• 電子檔案管理系統(tǒng)軟件推薦

  1、紫軟電子檔案管理系統(tǒng)：系統(tǒng)采用C/S和B/S混合結構，其中提供網上用戶利用的部份采用B/S方式實現(xiàn)，這部份用戶量大，采用B/S方式對用戶的使用和系統(tǒng)的維護都提供了很大的方便；檔案業(yè)務部份是通過C/S方式實現(xiàn)的，這部份采用C/S方式具有更強的安全性和使用方便靈活性，可以提供更強大的對數(shù)據操作的功能，主要針對檔案部門的檔案管理人員。系統(tǒng)功能：文件管理、收集整編、檔案管理、開發(fā)利用、二次開發(fā)接口、信息服務網站、系統(tǒng)維護。

  2、軒恩電子檔案管理系統(tǒng)：系統(tǒng)采用微服務架構，以組件化技術為平臺支撐，系統(tǒng)在符合政策要求的同時，擁有可用性高、兼容性強、響應速度快、易用性好等特點，同時也滿足國產化軟硬件環(huán)境要求。可安全有效地管理和利用各類檔案數(shù)據，保證電子檔案統(tǒng)一規(guī)范的管理，確保電子檔案的真實、完整、安全、可用。精細的權限控制：支持各類權限，包括檔案創(chuàng)建權限、檔案歸檔權限、檔案銷毀權限、檔案借閱權限、元數(shù)據權限、監(jiān)督管理權限、日志權限、菜單權限、按鈕權限等，保證數(shù)據權限安全可控。異構系統(tǒng)無縫集成：與OA、ERP、CRM、HRM、財務等各類異構業(yè)務系統(tǒng)無縫集成，只需簡單配置，無需復雜的接口開發(fā)。豐富組件插件庫：豐富的檔案分類庫、檔案元數(shù)據庫、打印模板庫、流程模板庫、報表模板庫、元數(shù)據模板、歸檔范圍和保管期限表、權限庫模板、展示模板庫供設計者調用。

  3、紫光檔案管理系統(tǒng)：紫光云計算機采用DataCenter OS模式，可完全替代以Cisco、IBM、Oracle及EMC等國外廠商設備搭建的傳統(tǒng)數(shù)據中心構架。紫光云計算機采用通用硬件設備為底層支撐，其上部署大數(shù)據、虛擬化和快速部署模塊。架設在功能模塊上的各種應用，可滿足不同用戶需求。檔案數(shù)據累積特點就是“滾雪球”式的，隨著時間的推移數(shù)據量不斷累加。針對特大型企業(yè)，隨著檔案數(shù)據量的增加，逐步會增長到PB級，即形成了檔案大數(shù)據的情形，傳統(tǒng)架構下的數(shù)字檔案館無法實現(xiàn)應用因此，紫光檔案云解決方案則將數(shù)字檔案館系統(tǒng)架構在紫光云計算機平臺上，結合紫光云計算機及大數(shù)據的相關技術構建大型企業(yè)私有云模式下的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。

  4、潤普檔案管理系統(tǒng)：潤普檔案管理系統(tǒng)解決電子或紙質檔案多且分散；檔案檢索效率低；歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙；紙質檔案容易損壞、丟失、泄密；電子和紙質檔案的管理，難以兼顧；檔案管理的權限設置不合理；檔案管理日志不完整，記錄難追溯；檔案管理制度執(zhí)行力度不夠等問題。建立電子檔案庫，紙質檔案數(shù)字化，集中統(tǒng)一管理；多種途徑在線檢索檔案；立電子化的歸檔、借閱等檔案標準管理流程；細粒度的權限控制體系，多重安全防護措施。

• 電子檔案管理系統(tǒng)通用要求是什么？

        可以自行查詢一下國家檔案局辦公室關于印發(fā)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的通知，一共十章四十五條規(guī)定。以下為前四條：
  1.第一條為推動電子檔案科學管理,規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)建設,明確電子檔案管理系統(tǒng)基本功能,確保電子檔案真實、完整、可用與安全,按照國家有關法律法規(guī)和標準規(guī)范,制定本規(guī)定。
  2.第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng),是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。
  3.第三條本規(guī)定明確了電子檔案管理系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng))必備的功能。系統(tǒng)建設應依據先進、實用、安全、發(fā)展的原則。
  4.第四條本規(guī)定適用于國家各級各類檔案館,機關、團體、企事業(yè)單位可參照執(zhí)行。

• 電子檔案管理系統(tǒng)是指什么？

        電子檔案管理系統(tǒng)指的是為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理提供完整的解決方案的系統(tǒng)。

• 電子檔案管理系統(tǒng)軟件功能有什么？

  1、檔案類型管理：可自由定義檔案的管理類型及其架構，符合國家標準。
  2、檔案屬性管理：屬性分為系統(tǒng)標準屬性與可由用戶自定義的附加屬性，并可根據分類進行繼承，并且可以調整自由匹配列表顯示屬性，實現(xiàn)客戶對于不同類型檔案（如實物檔案和照片檔案）屬性管理的需要。
  3、檔案信息的采集：提供屬性新建、掃描新建、網頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導入形成案卷與卷內目錄以及數(shù)字文件的根據題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能。
  4、歸檔編輯功能：文件歸檔編輯功能，綜合檔案的錄入、紙質掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，即可實現(xiàn)從文件到檔案的全過程。
  5、權限管理：針對不同管理對象（如不同的電子案卷）可采取不同的權限控制，提供使用權限以及接觸密級權限的二維權限管理。
  6、編號管理：檔案注冊可自動生成歸檔編號、統(tǒng)計文件數(shù)及頁數(shù)，完成檔案歸檔。
  7、檔案借閱申請：當只有條目閱讀權，但需要查看信息的內容時，可向該條信息的管理員申請借閱電子文檔。
  8、檔案利用統(tǒng)計：有權限的用戶可隨時對文檔的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計。不僅掌握文檔資料的利用情況，還能統(tǒng)計文檔的使用熱度。
  9、檔案檢索：持按關鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。
  10、過期檔案管理：根據國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于電子檔案，超過保管期限時，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉移保存更為可取。

• 如何建立電子檔案管理系統(tǒng)？

        探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
        實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

• 電子檔案管理系統(tǒng)的好處

         電子檔案管理系統(tǒng)上線后,帶來的好處不僅僅是節(jié)能環(huán)保,還做到了確保交易過程全程留痕、有據可查,解決了原始數(shù)據一旦丟失、損壞、篡改等情況下,交易數(shù)據無處可查的難題。電子檔案管理系統(tǒng)在應用場景上,也能讓多方受益,既可以為項目相關方提供電子檔案借閱,又可以依法為監(jiān)管部門、執(zhí)法部門解決交易糾紛、交易案件訴訟等執(zhí)法行為提供遠程出證,還能為行政主管部門運用大數(shù)據技術分析檔案電子化的行政監(jiān)督提供數(shù)據。