隨著數(shù)電票的試點推廣不斷加速，越來越多的企業(yè)開始接收到了數(shù)電票。但收到數(shù)電票后，如何歸檔也是一個問題。數(shù)電票應該以什么格式歸檔？PDF、OFD還是XML格式？

前不久剛發(fā)布的《電子憑證會計數(shù)據(jù)標準——全面數(shù)字化的電子發(fā)票(試行版)》給出了答案。文件明確了數(shù)電票報銷歸檔的保存方式：

接收方取得數(shù)電票報銷入賬歸檔的，

第一，接收方可以根據(jù)《通知》第三條、第五條的規(guī)定，僅使用數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML文件進行報銷入賬歸檔，可不再另以紙質形式保存。

第二，接收方如果需要以數(shù)電票的PDF、OFD格式文件的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，應當根據(jù)《通知》第四條的規(guī)定，同時保存數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件。

也就是說，企業(yè)接收數(shù)電票后，無論是否打印歸檔，都該保存數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件。

在實際業(yè)務中，PDF格式的電子發(fā)票是財務部門最常收到的發(fā)票文件。據(jù)《2022年發(fā)票指數(shù)》報告統(tǒng)計，「每刻報銷」平臺目前正在流通的增值稅電子發(fā)票包括PDF格式和OFD格式中，OFD格式發(fā)票僅占0.4%。但這個數(shù)據(jù)背后隱藏著一個企業(yè)電子憑證歸檔中非常容易出現(xiàn)的風險點：不是所有的電子發(fā)票僅憑PDF文件就可以入賬歸檔的。

比如增值稅公共服務平臺開具的電子發(fā)票，它的PDF文件僅僅是預覽格式，OFD格式文件才是可以報銷入賬歸檔的電子憑證，只有OFD格式文件才可以在“增值稅電子發(fā)票板式文件閱讀器”中查驗發(fā)票監(jiān)制章和電子簽名的有效性。（這類發(fā)票的一大顯著特征：發(fā)票上沒有發(fā)票專用章）

而我們常見的帶有發(fā)票專用章的電子發(fā)票是使用PDF格式文件歸檔的。這類電子發(fā)票有：增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票、區(qū)塊鏈電子發(fā)票、通行費電子普通發(fā)票、通用機打電子發(fā)票等。

雖然數(shù)電票的試點推廣正在如火如荼地進行中，但在電子發(fā)票實際應用中，還是有不少企業(yè)還未能跟上財務數(shù)字化的步伐，無法實現(xiàn)電子發(fā)票報銷、入賬和歸檔全流程數(shù)字化，需要打印電子發(fā)票完成報銷審核、審批、入賬、歸檔等工作流程，生生把便利變成了負擔。不得不說，企業(yè)財務數(shù)字化轉型勢在必行。

而每刻科技作為電子憑證會計數(shù)據(jù)標準深化試點工作的試點平臺服務商，旗下?lián)碛匈M用報銷數(shù)字化平臺、應收/應付數(shù)字化協(xié)同平臺和會計電子檔案管理平臺等SaaS產(chǎn)品，為中大型企業(yè)提供業(yè)財稅檔一體化解決方案與服務。通過對4000+中大企業(yè)服務經(jīng)驗的沉淀總結以及引領行業(yè)的創(chuàng)新研發(fā)能力，目前已擁有了非常完善和先進的場景化、數(shù)字化解決能力。作為接收端平臺方，具備符合標準要求的電子憑證接收、解析等功能，并對電子憑證解析、入賬和歸檔等環(huán)節(jié)中所使用的結構化數(shù)據(jù)進行全流程跟蹤驗證，確保各個環(huán)節(jié)使用的結構化數(shù)據(jù)與開具端試點單位接收的結構化數(shù)據(jù)保持一致，能為更多想要實現(xiàn)財務數(shù)字化的企業(yè)提供全流程無紙化解決方案。