預算，是會議活動的戰略工具，直接關系著會議活動的成敗，作為主辦方，必須具備把控會議活動預算的能力。隨著舉辦活動的成本越來越高，活動組織者也越來越重視對活動預算的把控。那么，怎樣做活動預算計劃，才能正確地分配預算費用，合理地花費每一分錢呢？

一、活動預算技巧

在開始做活動預算之前，我們應該先掌握一些做活動預算的技巧，如果你能將以下技巧牢記在心，那接下來做活動預算工作就會更加順暢。

1. 明確預算重點

在做活動預算前，我們不應該僅僅關注活動有哪些支出，更重要的是要知道活動預算分配的重點在哪里。我們需要根據活動目標，將主要的預算資金分配到最有價值的活動環節中去。

預算可以直接反映出活動的哪些部分對我們來說最重要。例如，你舉辦的是一個客戶交流會，希望收集和聽取更多客戶的意見，那么會議就需要擁有一個交流便利的場所，因此，會場的費用就會成為預算中的很大一部分。

2.使用歷史數據

如果之前舉辦過相同的活動，你可以查找和調用所有以前的活動數據和模板，根據這些歷史資料，你可以快速了解在做預算計劃時需要做哪些決策，注意哪些環節。

假設你剛入職某家活動公司，現在要舉辦第五屆年度數字營銷峰會，此時，你就可以向之前負責該活動的團隊，詢問前四屆峰會中所使用到的資源和相關數據，利用前人的經驗可以讓事情變得簡單。

3.記錄詳細信息

只要是涉及到活動預算的事項，都應該有詳細的記錄和說明。把每一項支出的詳細信息記錄清楚，有助于之后的判斷和決策，對參考你預算計劃的同伴也會大有裨益。

例如，活動需要訂購一批T恤，你不僅需要把這批T恤的尺寸、數量以及成本寫清楚，還需要寫明下單時間、物品到達日期、簽收人等信息，包括T恤的圖片也需要放在預算計劃表中。

4.隨時保持溝通

在做活動預算時，我們應該和財務工作相關者始終保持緊密的信息溝通。在公司內部，要與負責活動預算支出的財務人員保持溝通。假設公司財務部削減了場地費用，但你和采購人員都不知道，這很可能就會影響你活動預算計劃的順利實施。

對外，我們需要與活動有關的供應商保持緊密的聯系和溝通。假設你們在早期就采購服務達成了某個價格協議，但最終的合同卻比當初的報價高出了10%，那肯定是有些細節在溝通過程中沒有傳達清楚，所以我們需要在每一步的溝通中盡量保持信息的高度透明和對稱。

5.關注最新趨勢

有效的預算支出需要有策略地花錢，而了解活動會議營銷趨勢可以幫助我們正確地分配活動預算。因為了解行業趨勢，就可以知道哪些活動方式不再有效，你就可以相應地減少這方面的支出。

例如，一個以技術為主的貿易展覽會，邀請技術人員現場演說已經過時，而VR（虛擬現實）眼鏡或許是個不錯的選擇，因為它可以讓參會者體驗到與你產品有關的場景，所以你的預算應該花在值當的地方。

有了這些技巧，可以讓你在做活動預算時更加從容。而了解清楚活動預算中的主要費用，則可以讓你做預算時心里更加有底。

二、現場費用

現場費用，會是你的活動會議預算中的重頭戲，因為現場體驗，是絕大多數企業領導及參會人員都看重的部分。那么在活動現場預算中，有哪些重要的費用支出呢？

1.活動場地

對于大型活動而言，場地費將是全部預算中占比最大的費用。由于這將是一筆巨大的支出，因此我們要分配足夠的時間和資金來完成這部分的預算計劃。

首先，要確保場地符合總體的活動需求。如果你舉辦的是一個酒會性質的活動，那你就需要預定一個空間寬敞、環境優雅的場地，方便與會者輕松交流。

如果之前有合作過的酒店和會場，可以聯系他們，選擇符合要求的會場進行聯系和考察。當你在考察酒店時，需要盡可能多地了解細節。比如酒店是否提供現場工作員、餐飲、住宿等服務，其具體服務費用是多少。因為會場是預算中較大的一筆開支，所以要多考察多對比，綜合考慮活動需求和預算，最終選出最佳的場地。

2.演講嘉賓

演講嘉賓是活動預算中非常重要的組成部分，很多主辦方通常會重金邀請活動演講嘉賓，因為知名的演講嘉賓可以用他們個人品牌和魅力來提升會議活動的影響力，可以更好地吸引參會者。

在選擇演講嘉賓時，其身份需要與會議活動主題內容相吻合。例如，本次會議聚焦移動互聯網技術，你需要選擇的是高級技術工程師，而不是社交媒體的意見領袖。你可以通過網絡和公司的人脈資源來尋找具有思想領導力的演講嘉賓，找到他們的信息并聯系他們，表達你的誠意，邀請他們參會，如果他們愿意免費參加你的活動，這將為你省下一筆不小的費用。

3.人員費用

在活動預算中，有一筆費用很容易被忽略，那就是活動現場服務人員的費用。現場服務人員可以幫助你接待來賓，引導參會者進入會場，為參會者提供現場咨詢服務，他們的服務影響著現場的參會體驗。

如果他們是你公司的內部人員，你需要考慮他們活動當天的吃住費用，如果他們是供應商提供的人員，你也需要將這部分服務人員的費用包括在你的預算表中。

4.品牌標識費用

要讓參會者擁有難忘的現場體驗，同時也要讓他們記住你的品牌。現場合理地展現品牌標識，可以從視覺上傳達品牌信息。你需要用一部分預算來制作現場品牌標識，以加強參會者對品牌的記憶。

這是Unity Shanghai 2019大會，主辦方制作了大型3D品牌標識模型，大會期間很多參會者在此合影留念。所以在做活動預算時，你需要考慮哪些投入可以為品牌帶來有效的傳播。

5.獨特的參會體驗

隨著交互技術的發展，用于增強參會者現場體驗的方式越來越多，比如人工智能和虛擬/增強現實技術，在活動會議現場的使用率越來越高。尋找這些技術與活動內容的結合點，可以為參會者帶來獨特的參會體驗。

例如，電信公司Sprint用有趣的乒乓球游戲闡明了即將推出的5G網絡，參會者在體驗游戲過程中就可以快速了解5G升級的好處，帶來新穎獨特的參會體驗。諸如此類新技術在活動現場的應用，可以大幅提升參會者的現場體驗，所以你的預算中需要考慮購置這類新技術和新設備。

6. 應急資金

活動的組織是一個不可完全預測的過程，在某些情況下會存在突發事件，所以需要準備一定的應急資金來應對突發狀況。盡管這部分資金不一定用在現場部分，但它需要在你的預算計劃之中。例如，某環節的演講嘉賓臨時有事不能參會，你需要在短時間內尋找一個替代者，但這位替代者的費用可能會比之前演講嘉賓的高出許多，此時應急資金就可以起到作用，活動也不會因此超出預算。

三、活動技術費用

選擇合適的活動技術工具，可以有效地提升活動舉辦效率。所以，購買相關的活動技術服務，是預算中不可或缺的一部分。

1.活動管理軟件

活動管理平臺可以通過軟件技術幫你解決很多復雜的會務難題，他們擁有專業的會務管理服務，可以讓你的活動組織起來更加高效，管理更加輕松。

（百格活動后臺測試數據）

比如百格活動，可以為你提供活動網站搭建、在線售賣門票、報名人員管理、現場簽到服務、活動數據統計等一站式活動管理服務，使用起來也非常方便快捷。

選擇合適的活動管理平臺，可以為活動計劃的順利實施和參會者的良好參會體驗提供有力的支持和保障。所以這部分的費用，是預算中非常重要的一筆投入。

2.活動應用小程序

活動應用小程序是活動組織者和參會者相互連接的重要工具。通常，活動管理軟件供應商會為你提供活動相關的應用小程序。      

比如百格活動為主辦方提供的活動小程序，參會者通過它可以了解活動信息，直接報名參會，還可以快速查看自己的電子門票，非常方便。活動應用小程序關系到參會者的體驗，也是主辦方提高參會率的重要工具，所以在預算中需要為活動應用程序的開發或購買準備足夠的資金。但是，如果你選擇的是百格活動這樣的平臺，可以免費提供小程序服務，那你的預算中就可以省去這筆開支。

3.活動功能集成

有時候，單個管理軟件或應用程序無法滿足你的活動功能需求，此時你就需要通過技術進行集成，來完成不同軟件之間功能的嫁接，實現你要的效果。

功能集成涉及到技術的開發，屬于新增需求部分，通常需要支付一定的開發費用，所以這部分的支出，也應該計劃在你的活動預算當中。

四、活動營銷費用

除了現場和活動技術的費用支出，另一大重要的預算是活動營銷費用。活動營銷策略有很多種，免費的就不提了，下面這些流行的活動營銷策略，都涉及到費用支出，是你在做預算時需要重點關注和選擇的。

1.付費搜索

通過在線搜索來查找會議活動，是一種有效的參會途徑。如果你認為你的潛在參會者也會采用這種做法，那你可以考慮將部分預算用于付費搜索。

比如，百度關鍵詞競價排名和Google AdWords都可以進行付費搜索，但其規則各有不同，有的是按時收費，有的是按點擊收費，所以在分配這部分預算時，需要考慮清楚這些規則。

2.公關費用

公關公司通常擁有廣泛的媒體資源，他們可以讓你的活動信息以及與活動有關的所有文章都放置在主流的媒體和出版物上，可以最大限度地提高活動的曝光率。

相比于自己花錢做活動信息投放，公關公司或許是更好的選擇。雖然這部分需要一定的預算支出，但通常也會有良好投資回報率。

3.付費社交媒體

數字廣告的另一種流行形式就是社交媒體廣告，你可以將你的活動在主流的社交媒體上進行付費推廣。 

當前主要的社交媒體平臺都提供廣告服務，你要做的就是平衡各平臺的投放預算，確保你的投放具有針對性。

五、活動預算模板

在評估完所有的預算項目之后，你可以將活動預算的關鍵要素放在一起，創建一個活動預算表單。一張清晰明了的活動預算表單，可以幫你理清所有費用開支，那么如何制作活動預算表單呢？

上面就是一個的簡單活動預算表模板，它將主要費用都進行了概述和估算統計。你可以參考這個模板來進行設計，也可以通過下面的模板來制作屬于你的活動預算表。

六、計算活動ROI

經過上面的介紹，我們已經了解了活動預算的技巧和主要成本，但活動預算不應該僅僅關注活動支出部分，還應該看到活動所帶來的更多收益和更大發展前景，這時候我們就需要計算活動投資回報率（ROI）。

全面的活動預算是計算投資回報率的關鍵步驟。根據定義，活動預算中花費的所有資金都是一項投資，我們希望這些投資可以帶來有利的業務成果，例如增加銷售機會，提升品牌影響力等。 

估算有利業務成果帶來的價值，再通過上面的公式就可以計算出活動投資回報率。而計算活動的投資回報率，可以更好地平衡活動預算，也可以讓活動目標的實施變成可衡量的行為。

全面的活動預算，可以使有限的活動資金得到有效地分配和使用，通過相關的預算數據可以計算出相對精準的活動ROI，而精準的ROI又可以輔助我們對預算做出適當的調整，進而使活動預算更加合理。

END

做活動預算是一項復雜的工作，其涉及的內容非常廣泛，需要考慮和衡量的因素也非常多，希望以上的技巧和知識，可以幫你更有成效地完成預算工作。