一、什么是分類思維

分類思維是什么，其實理解起來很簡單，就是把有相同性質的東西放到一起，然后給它們起個名字。當我們把一件事情進行簡單分類以后，它就變得特別得清晰、簡單。譬如：

一本新書到了，圖書管理員要對其分類，編個號，然后把它們放到它們該去的樓層和書架；

我們將桌面上的文件，按照不同的類別進行分類，再把相應的文件放入類別文件夾里；

……

從紛繁復雜的大量事物中看出其中某些事物之間具有更多的聯系、更多的共同點，因而把它們分別歸結到一起，找出其背后的一致性，使原來處于散亂狀態的大量事物，形成系統，構成門類。這個一致性就需要我們擁有分類思維。

二、為什么要進行分類？

分類的本質是探尋事物的共性與差異性，這是我們認識和理解世界的基礎方法和能力。其實金字塔原理也好、結構化思維也好，其核心都是分類思維能力。在分類之上，才可能去判斷、推理，才能形成概念作出決策。

很多活動人在工作中經常會有焦頭爛額的時候，面對繁冗的工作狀態找不到突破口，經常會出現丟了西瓜撿芝麻的現象，這從本質上來說就是分類能力的欠缺。舉個例子：

活動人A:

每天都會按部就班的做事情，當下班時才記起明天上午的會議資料還沒有整理完成，因此就會加班處理。而加班做事的效率非常低下，導致結果也不盡人意。

活動人B：

每天上班時會先處理重要且緊急的事情，這樣即使當天那些不太重要的事情來不及做，也不會干到焦慮，因為這個工作在短期內都不會對自己構成影響。

一年過去了，活動人A還是在原地踏步，而活動人B已經晉升為部門領導。

在職場中，很多時候我們的工作狀態都是無序、混亂的，這種狀態往往會帶來工作效率的低下。當我們運用分類思維對工作進行分類的時候，其實就是在讓工作從無序變成有序，從而帶來工作效率的提升。

凡是職場中職位較高、崗位晉升較快的人，分類能力都極強，他們擁有超乎常人的洞察力，能把復雜的工作快速進行分類，并且很快找出解決方案。

三、怎么進行分類？

簡單來說，分類有兩個步驟：

1、首先確定分類的標準，即按照什么標準來分類；

2、然后依照分類標準將事物歸類。

怎樣來確定分類的標準？

對特定的對象進行分類。分類標準只能有一個，要遵循窮盡性原則，要盡可能地從多個維度去分類。另外，作為分類的標準必須清晰準確，要反映事物的層次和次序，不會產生歧義。

在職場工作中，著名的麥肯錫公司建議，我們可以按照事情的重要程度將工作進行分類。

在麥肯錫，每個人都有一種工作習慣，即按照工作的重要程度，將工作進行分類排序。在開始每一項工作之前，他們都會先弄清楚哪些事情是重要的，哪些事情是次要的，哪些事情是無足輕重的。每一項工作都如此，每一天安排工作都是如此，甚至一年或更長時間的工作計劃，也是這樣安排的。

什么是重要程度呢？

是指對實現目標的貢獻大小或價值大小。對實現目標的貢獻越大、價值越大的事情越重要，越應該優先做；對實現目標的貢獻越小、價值越小的事情越不重要，越應該延后處理，甚至不處理。即按照“我現在做的這件事，是否使我向目標更進一步？”來判斷事情的輕重緩急。

根據麥肯錫的這一工作原則我們可以劃分出工作四象限原則。即根據工作的重要程度，將其分為四大類：重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、既不緊急也不重要。

利用四象限法對工作項目進行分類后，然后按事情的輕重緩急安排時間處理：重要且緊急的事情立刻去做，重要但不緊急的事情計劃著做，緊急但不重要的事情選擇性去做，不緊急也不重要的事情盡量少做。 如果能嚴格遵照這個原則那我們的日常工作將會有序而高效。

首先，我們將活動人一天的工作羅列出來：

聯系明天的參會嘉賓，確認其能否準時出席；

準備下周的會議材料；

拜訪2位有意向的客戶；

向領導提交上次活動的復盤分析；

制定月計劃；

……

接著，按照四象限原則，根據工作的重要程度，我們可以確定先后的執行順序為：聯系明天的參會嘉賓、確認其能否準時出席→拜訪有意向的客戶→向領導提交上次活動的復盤分析報告→準備下周的會議材料→制定月計劃

四、常見的分類誤區

在這里可能會有很多活動人會存在困惑，“每天的工作都很著急，而且工作都是重要的”，那是不是所有的工作都得劃分“重要且緊急”這一象限里呢？

其實，這是一個錯誤的想法，如此一來，【四象限原則】也不能發揮出真正的作用。而這一問題存在的主要原因在于：你的工作處理方式有問題，活生生的把所有工作都變成“重要且緊急”。

為了幫助大家更好的處理工作，接下來我們就利用四象限原則將日常工作進一步劃分： 

1、老板布置的任務或重要項目→重要且緊急

對于老板布置的任務或者是內部優先級較高的重要項目，這才是重要且緊急的工作。

老板臨時讓你準備今天下午的會議材料；

提交一個重要活動的策劃方案；

與客戶簽訂合同；

……

這些工作會直接體現出你的價值和重要性，如果做得不好就會直接影響你在領導心目中的印象，對以后的升職加薪也會有影響。

應對策略 ：留出時間精力，在最好的狀態期間完成。

2、自我提升的工作→重要不緊急

在回顧總結每天的工作我們可以發現，那些重要而不緊急的工作往往和自我提升有關。

提前制定下月工作計劃；做幾個PPT模板，等后期需要做工作匯報時，就不再用舊的模板了；

對上個月的舉辦的活動進行復盤，找出其中的不足之處；

……

這些對于我們來說都是重要而不緊急的工作。但在處理這些工作的時候，我們往往會因為忙于其他的一些緊急的事情而將其擱置，因此并沒有帶來工作效率的提升。

應對策略 ：每周定期進行復盤。比如：每周三留出固定的時間來處理之前【重要而不緊急】工作。

3、重復性的工作、需要當天完成的事情→ 緊急不重要

很多人都會認為緊急的事情就是重要的，其實不然。在很多情況下，緊急的事情是別人交給我們的一些重復性的工作，這一類工作的特點是：重復性強、難以體現個人價值。可能這些事對于別人而言很重要，但對于我們卻不是。每天的工作時間有限，我們需要在有限的時間里發揮出最大的價值，

解決策略 ：在面對這種工作時，我們需要找出規律、將這些工作，批量化、模板式、流程化、高效地完成。

4、十分鐘內可以完成的工作→不重要不緊急 

拿快遞、打印資料、收拾桌面等，這些事情不需要花費太多的時間，但是做起來又比較瑣碎，晚點處理也沒有關系，這些工作我們就可以將其劃分到【不重要不緊急】這一象限里。

應對策略 ：不重要也不緊急的工作就可以往后放，或者集中在一個時間段進行處理。比如：下午1-2點的時候，是人體狀態最差的時候，我們可以在這個時間段來處理這些事情。

我們運用思維導圖進行整理匯總后，可得出下圖結論：

只有當我們掌握了處理工作的正確方式，【四象限原則】才能發揮出它真正的作用。在接到新的工作任務時，我們會習慣性運用分類思維來進行處理，條件反射性的判斷它是屬于哪一類型的工作，應當如何處理。如此一來，工作效率和成果都將更上一層樓。

日常工作中，運用分類思維，可以幫你有效的管理時間，讓你合理分配每件事務處理時間，不至于擱置最重要的事情。而長期堅持分類，我們也終將會形成自己的時間管理方式，使自己的思維上升到一個新的層次，對個人職業成長也將帶來極其重要的影響！