不知道你有沒發現，在互聯網時代下，你身邊總有那么一群人，他們能夠在短期內快速切入一個全新的領域，并且能在不同的環境中靈活運用。他也許是土木工程專業卻轉行做到運營總監的，也許是從朝九晚五的高校辭職轉而投身互聯網創業的......那么這些人都是怎么做到的呢？

在調研了上千場成功的會議活動的經驗和方法后我們發現——在會議活動舉辦的整個流程中，有一個非常重要的環節就是整場活動的任務拆解。

整場活動的任務拆解意味著，你能夠清晰的知道自己處于整場活動的什么節點和位置，方便了解自己的崗位職責。不僅如此，如果你真正掌握了任務拆解其實也就掌握了整個項目管理的奧秘，那么你離升職加薪也就不遠了。

仔細想想，平常在會議活動現場我們遇到問題是如何解決的？是頭痛醫頭腳痛醫腳的應付式解決還是從根本上找出問題，打破沙鍋究根到底？最著名的一個任務分解是王健林說的：“如果我要成為首富，設置一個小目標，先賺一個億。     

這說明，作為一名合格的項目Leader，最重要的一個能力便是能把一個大項目，拆解成具體的工作，這叫做任務分解能力。這個能力的高低決定了一場活動的成敗，同時也決定了這個人是普通活動執行者還是整個活動項目的老大。

那么為了讓大家都有當項目Leader的能力，今天為大家帶來如何將問題極致拆分的方法論以及實操模板。

一、1個目標      

 我們在任務拆分前，首先要明確的便是：“任務是什么”？廣義上來講，任務是信息的集合，包含：需求內容、完成標準、時間、地點等信息，并且這一任務是由發起人負責發起、監督、驗收。也就是說，如果身為主辦方的你發起了一項活動或是一場會議，那么你需要制定好這個活動的內容、最終呈現的標準、舉辦時間以及在哪里舉辦。以目標為導向，可以快速的推導出會議活動中涉及到的每位成員的任務是什么。

二、3個原則      

在任務制定前需要明確三個原則，將這三個原則貫穿整體

1. SMART原則

Specific（具體的）：我們辦會議活動的目的是明確的、具體的，不能只是一個籠統概括的東西；

Measurable（可衡量的）：拆分一場會議活動中的任務必須是可以通過標準化的數據來衡量的，讓工作人員知曉每個環節的工作任務量；

Attainable（可達成的）：拆分的任務在付出努力的情況下是可以實現的，避免設定過高的目標；

Relevant（相關的）：拆分的任務與制定的目標是需要有相關性的；

Time-bound（有一定期限的）：為拆分本次活動任務規定時間節點。

2. 二八原則 

百分之80的效率來自于百分之20的重要事件。

在會議活動的舉辦過程中同樣遵循著這一原則，例如活動的主題和宣傳是活動前期的重點，那么在前期，重點就應該放在宣傳推廣上面，而非物料的籌備。當然籌備物料屬于提前準備的工作，但并不是緊急的任務，這時候我們便需要將工作劃分優先級?？梢酝ㄟ^之前講過的四象限原則來進行劃分。

這樣可以將整場會議活動劃分為長線任務：例如，對于不緊急但重要的事可以列為長線任務，工作人員只需要每天抽出一些時間來制作準備；而對于緊急且重要的事則要列為高價值的緊急任務，優先選擇完成。 

3. 適中原則 

對于活動任務的拆分，差別與大小要適中，分配任務時也方便排列優先級。

三、1套方法

掌握好以上原則后便可以開始執行拆分環節了，通常使用的拆分方法是遵循麥肯錫“MECE法則”：

MECE法則是麥肯錫咨詢顧問Barbara Minto總結出的原則，英文全稱是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互獨立，完全窮盡”。也就是對于一個重大的議題，能夠做到不重疊、不遺漏的分類，而且能夠借此有效把握問題的核心，并找到解決問題的方法。

簡單來說這個法則的意思就是：把所有的分類情況都包括在內，并且彼此之間沒有邏輯上重復的地方。 

在會議活動舉辦過程中，主辦方前期若不能準確的概括會議活動的重點，這會直接影響下面的會議進程與效率。MECE分析法第一步就是挖掘清晰、具體的目標去思考。而深度的挖掘是需要重點提取和轉化的。

我們運用這一原則來找到所有影響預期效益的關鍵因素，并找到所有可能的解決辦法。那么具體該怎么分類才能保證不重疊、不遺漏呢？

為了方便理解，我來用一個會議活動中最常見的案例來具體說明，例如分析【影響一場活動成功因素有哪些？】，以下用MECE分析法中的五個方法步驟可以快速的幫助你整理現有信息并將其進行有效拆分。

1、二分 

“二分”就是將獲得的信息分成A或非A兩個部分

“A”就是并列結構的因素。例如：活動成功的因素包含主觀因素和客觀因素兩大類，客觀因素就是我們這場活動的外部環境，例如環境因素、人脈資源、會場條件等等。與此對應的是內在環境，包含活動主題選擇得當，活動執行人員能力強等等

“非A”就是一種數理結構。要將這個問題數理化的拆分，一開始便要想清楚整場活動成功的目標是什么，要從哪些方面去入手，要保證好哪些環節的細節，下面是一個圖例拆分，可供大家參考。

這兩個一種是并列結構，沒有等式關聯的，另外一種是有等式關聯的，相當于是一個數學公式。我們在做分類的時候，應該要盡量去尋找那種有數理結構的分類方式。也就是說能夠公式化一切的方式。因為這是最能保證科學分類的最理想的方式。

2、過程 

要按照事情發展的時間、流程、程序來對信息進行逐一的分類，在分解整體結構分解為層層要素時要注意以下兩點：

1）謹記分解的目的，找到最佳分解角度。

對于同一個項目，如果是要分析進度，就按照過程階段來分解，如果是分析成本，就按照工作項來分解，如果是分析用戶特征，就按照性別、年齡、學歷、職位、收入來分解

2）避免層次混淆

例如在分析影響活動成功的因素時，如果出現原因1是由于參會者對品牌的喜愛，原因2是由于目標用戶定位的準確度高，這兩項原因并列在一起時會發現，混淆層次是不清晰的，會給思維帶來混亂。所以在做層層分解時，要確保每一層都不能與其他層次混淆。

3、元素 

例如上述案例中，將影響會議成功的要素分成不同的構成部分，將這些構成部分再一一向下拆分。我們使用的是從上到下的拆分方式，當然你也可以使用從外到內、從整體到局部。這種分類方式用于說明事物各個方面的特點，確保事事無遺漏。

4、公式 

前人已經對商業、管理、個人做過大量研究，并形成了很多結構分解模型，其中包含有PEST分析、營銷4P、戰略分析3C、麥肯錫7S分析等等等等。巧妙的利用公式來分析一件事物，可以幫助你更高效、快捷的掌握一件事情的發展態勢與方向。

5、矩陣 

我們在分析每一項工作時都需要有時間節點做支撐的，也稱DDL（截止時間 deadline），如果時間周期無限期的延長，這產生不了任何效率。所以這時需要用到的便是象限法來將任務分配到這四個象限內。

以我們上述案例來佐證，影響一場活動成功的因素在于這場活動中所涉及到的每一項工作都能按照規定時間進行交付。活動策劃前期便將活動所涉及到的場地、人員、材料等各個環節都分配到對應的時間象限內，這樣才能保證我們的精力全部都可以放在最有價值的事情上，同時也不會導致虎頭蛇尾的問題出現。

四、需要注意

1、要做到全方位多角度的考慮問題 

從不同方位、不同角度考慮問題，你得到的結論也會有所不同。如果只沿著一條思路前行，那么很容易誤入歧途或是鉆入牛角尖。開闊你的思路，嘗試不同的道路，你或許可以發現以前沒有發現的重要信息，或是突然迸發出的新想法，這都是極其珍貴的。

2、盡可能多的收集事實依據 

MECE法則要求深入地分析和了解對問題產生影響的各個因素。要想做到這一點，就必須盡可能多地收集事實資料，以事實為依據，呈現真實的信息。詳細列出與問題有關的所有事實，資料越多，對問題的認識就越全面，從而提高證明或推理的正確度。

3、利用圖表分析問題 

（↑百格活動提供活動數據統計功能）

復雜的問題之所以復雜，往往是因為其中包含著過多的影響因素。這些因素有的能夠清楚地看到，有的則隱藏其中，它們互相交錯、彼此關聯，即使你可以列出所有因素，也未必能夠將其梳理清楚。

百格活動的圖表是一種直觀的手段，它幫助你簡化問題、理清思路，分清問題的主次，把問題的結構更加完整清晰地呈現出來。借助圖表思考問題，能夠幫助你全面且完整地了解活動數據、分析問題。

五、拆分工具

推薦使用的拆分工具為——思維導圖，思維導圖工具有兩點好處：

其一：思維導圖是可以幫助你有邏輯、有條理的拆分任務

當你把自己想的內容都用思維導圖呈現出來的時候，你就會覺得一目了然，哪些內容應該放在哪，應該寫些什么，有條理有邏輯，非常清晰。

其二：思維導圖可以提升我們概括總結的能力

思維導圖需要我們把整個文章的內容都精簡的概括出來，且提煉的都是文章的要點，這無形中也是在提升我們概括總結的能力。以便可以簡潔精煉的表達信息。