通常來講，復(fù)雜的工作完成起來耗時(shí)較長，在工作時(shí)間恒定的情況下，單項(xiàng)工作完成時(shí)間越長，我們能完成的工作總數(shù)就越少。策劃內(nèi)容會(huì)貫穿在整場(chǎng)會(huì)議活動(dòng)的始終，所以，如果要應(yīng)對(duì)高頻的會(huì)議活動(dòng)中的策劃工作，突破職業(yè)瓶頸，就必須縮短單個(gè)活動(dòng)策劃任務(wù)的工作時(shí)長，也就是需要提升整體的活動(dòng)策劃工作效率。

那么，如何才能提升活動(dòng)策劃的工作效率呢？

一、熟悉活動(dòng)策劃的基本流程

1.確定活動(dòng)目的、用戶和目標(biāo)

做活動(dòng)策劃，首先一定要明白活動(dòng)的核心目的，只有明確了活動(dòng)所要達(dá)成的目的，我們才能根據(jù)這個(gè)目的去策劃后面的活動(dòng)內(nèi)容。其次，需要篩選和鎖定本次活動(dòng)的精準(zhǔn)用戶，這樣才能更加有效地施加影響。

在確定活動(dòng)目的和精準(zhǔn)用戶后，需要制定一個(gè)具體的活動(dòng)目標(biāo)，通常一個(gè)正確的活動(dòng)目標(biāo)需要有一個(gè)明確的時(shí)間線和一個(gè)可量化的結(jié)果，知道具體活動(dòng)目標(biāo)后，就可以圍繞這個(gè)活動(dòng)目標(biāo)開展后面的策劃工作。

2.初步構(gòu)思和調(diào)研

在明確了活動(dòng)目的之后，就可以開始進(jìn)行初步構(gòu)思。一個(gè)活動(dòng)的構(gòu)思就是結(jié)合目前所擁有的資源和想要達(dá)成的目的，將活動(dòng)大致的內(nèi)容、形式和流程在腦海中進(jìn)行搭建。在此過程中，需要思考如何利用現(xiàn)有資源或潛在資源來擴(kuò)大活動(dòng)影響力，達(dá)成活動(dòng)目的。

在活動(dòng)構(gòu)思過程中，可能會(huì)有很多不確定的想法，如活動(dòng)方式的可行性、目標(biāo)用戶的接受度等，此時(shí)可以通過調(diào)研的方式來幫助你確定這些想法。如果你可以直接觸達(dá)你的核心目標(biāo)用戶群體，不妨通過短信、電話、拜訪或在線問卷的形式來征求他們的想法和意見，根據(jù)他們的想法來佐證和完善你的策劃思路。             

3.撰寫活動(dòng)策劃方案

有了前期的構(gòu)思和調(diào)研，接下來就可以開始正式撰寫活動(dòng)策劃方案了。在寫活動(dòng)方案時(shí)，首先需要理清自己的邏輯思路，先寫什么，后寫什么，在腦海里先要有一個(gè)清晰的框架，要保證領(lǐng)導(dǎo)和客戶能夠從頭至尾順利地看懂你的活動(dòng)方案。 

在撰寫方案時(shí)，可以借鑒一些可用的方案模板，但需要根據(jù)自己的活動(dòng)思路和具體需求進(jìn)行修改，不要生搬硬套，這樣容易導(dǎo)致方案的思路出現(xiàn)變形。

4.領(lǐng)導(dǎo)審查和確定方案

在完成活動(dòng)策劃方案之后，需要把方案提交給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，或者采用提案的形式進(jìn)行匯報(bào)。針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的方案中的問題要及時(shí)解答，并根據(jù)他們給出的建議和意見進(jìn)行方案的修改，修改完成后需要再次讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)，并敲定最終的方案。 

在給領(lǐng)導(dǎo)提交方案時(shí)，最好準(zhǔn)備兩套不同的方案供領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行選擇，在匯報(bào)時(shí)可以說明這兩套方案各自的優(yōu)缺點(diǎn)，讓領(lǐng)導(dǎo)清楚你的思路和用心。      

5.召開方案執(zhí)行會(huì)議

在方案確定之后，需要召開方案執(zhí)行會(huì)議，其目的是做任務(wù)的拆解和分工，參會(huì)人員通常包括策劃、運(yùn)營、設(shè)計(jì)、技術(shù)、執(zhí)行、銷售等，會(huì)議需要明確各部門及人員的具體職責(zé)、任務(wù)完成的時(shí)間和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

如果是線上活動(dòng)策劃方案，通常會(huì)涉及兩個(gè)部分，一個(gè)是前端，一個(gè)是后端。前端展示部分，需要讓用戶看了能夠明白活動(dòng)內(nèi)容，知道如何去參與，要盡可能地推動(dòng)用戶主動(dòng)去參與；后端部分主要是開發(fā)的內(nèi)容，活動(dòng)頁面怎樣設(shè)計(jì)，相關(guān)功能如何實(shí)現(xiàn)，你需要根據(jù)整體的活動(dòng)方案，將其中的流程、需求羅列清楚，和技術(shù)進(jìn)行溝通后制定一套SOP，以便各部門可以高效地配合完成執(zhí)行工作。

6.方案落地執(zhí)行

在開始活動(dòng)執(zhí)行前，需要出一個(gè)具體的活動(dòng)執(zhí)行方案，指導(dǎo)策劃方案各環(huán)節(jié)的具體落地實(shí)施。在做執(zhí)行方案的時(shí)候，活動(dòng)策劃者的頭腦中一定要把整個(gè)活動(dòng)模擬數(shù)遍，把各個(gè)細(xì)節(jié)都考慮清楚，有順序地安排各個(gè)階段的時(shí)間，做到有條不紊。

策劃方案的落地執(zhí)行包括活動(dòng)前的準(zhǔn)備、活動(dòng)中的現(xiàn)場(chǎng)控制以及活動(dòng)后的安排，但方案的落地執(zhí)行工作歸結(jié)起來主要包含兩個(gè)方面，一是人力的調(diào)度工作，二是物料的籌備工作，只要將人和物進(jìn)行合理安排，那么方案的執(zhí)行工作也基本可以到位。

7.對(duì)活動(dòng)進(jìn)行復(fù)盤

在活動(dòng)結(jié)束后，需要盤點(diǎn)數(shù)據(jù)，做活動(dòng)的整體復(fù)盤，看有沒有達(dá)到活動(dòng)目標(biāo)，在活動(dòng)過程中出現(xiàn)了哪些問題，這些問題該如何解決，需要形成文檔，作為下一次活動(dòng)改進(jìn)的參考依據(jù)。

有些人做過很多次活動(dòng)策劃，但其策劃能力并沒有明顯的進(jìn)步和提高，原因就在于他們沒有對(duì)活動(dòng)進(jìn)行復(fù)盤。做完一場(chǎng)活動(dòng)，不去總結(jié)活動(dòng)中的優(yōu)缺點(diǎn)，不去查找問題和分析原因，沒有總結(jié)和反思，自然就不會(huì)有收獲和成長。

二、掌握一些實(shí)用的活動(dòng)策劃技巧

1.簡(jiǎn)化活動(dòng)參與流程

很多人在做活動(dòng)策劃的時(shí)候，容易陷入自我認(rèn)知偏誤思維中，常常基于自己對(duì)產(chǎn)品的熟知程度去設(shè)計(jì)活動(dòng)，理所當(dāng)然地認(rèn)為所有參與者應(yīng)該懂得自己設(shè)計(jì)的活動(dòng)流程和操作步驟，從而忽略了參會(huì)者的心理。所以在做活動(dòng)策劃時(shí)，我們需要跳出個(gè)人思維的怪圈，應(yīng)該站在一個(gè)小白用戶的角度去考慮問題，多和目標(biāo)參會(huì)者進(jìn)行交流，了解他們的想法。

在設(shè)計(jì)活動(dòng)流程時(shí)，應(yīng)該盡量簡(jiǎn)化，做到用戶無需思考或通過簡(jiǎn)單思考就能參與到活動(dòng)中來。能掃碼完成的，決不讓用戶微信搜索公眾號(hào)再加關(guān)注；能直接贈(zèng)送的，決不讓用戶發(fā)截圖、分享鏈接；能填寫姓名、電話搞定的，決不讓用戶多填其他任何附加信息。從看到活動(dòng)到完成參與，每一步用戶的數(shù)量都在減少，所以為了減少用戶流失，我們必須簡(jiǎn)化用戶參與活動(dòng)的步驟。

在2019東西部小動(dòng)物臨床獸醫(yī)師大會(huì)上，主辦方為了簡(jiǎn)化參會(huì)者的報(bào)名流程，利用百格活動(dòng)研發(fā)的微信服務(wù)號(hào)綁定大會(huì)報(bào)名系統(tǒng)功能，讓參會(huì)者只需通過搜索微信服務(wù)號(hào)便可快速進(jìn)行注冊(cè)報(bào)名，這樣既增加了主辦方微信公眾號(hào)的關(guān)注度，也提升了用戶在移動(dòng)端的報(bào)名體驗(yàn)。

2.進(jìn)行微創(chuàng)新

有趣好玩，可以引起用戶參與活動(dòng)的興趣，也是刺激用戶主動(dòng)分享活動(dòng)的有利因素，我們?cè)谧龌顒?dòng)策劃時(shí)，需要抓住用戶的興趣點(diǎn)，滿足用戶的虛榮心和個(gè)性化需求。

對(duì)大多數(shù)活動(dòng)策劃者來說，要策劃一個(gè)全新的活動(dòng)是比較困難的，所以現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)較為普遍的做法是，在之前成功活動(dòng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行微創(chuàng)新。所謂微創(chuàng)新，是指借鑒已經(jīng)取得成功的活動(dòng)模式，在活動(dòng)主體模式基本一致的情況下，尋求部分內(nèi)容的變化，這個(gè)變化可以是活動(dòng)主題，可以是參與規(guī)則，也可以是獎(jiǎng)勵(lì)方式等等。    

3.讓用戶覺得有利可圖

除了有趣，獎(jiǎng)勵(lì)也是驅(qū)動(dòng)用戶參與活動(dòng)的重要因素。獎(jiǎng)勵(lì)可以是實(shí)物獎(jiǎng)品，也可以是優(yōu)惠券、積分、頭銜等虛擬獎(jiǎng)品。

如果是實(shí)物，可以把精美的獎(jiǎng)品照片放在活動(dòng)頁面最顯眼的地方。雖然用戶知道中獎(jiǎng)率非常低，就算參與了也不一定能中獎(jiǎng)，但當(dāng)他們看到獎(jiǎng)品的實(shí)物照片時(shí)，會(huì)誘發(fā)內(nèi)心參與活動(dòng)的沖動(dòng)，有利可圖會(huì)讓他們從心底里認(rèn)可這個(gè)活動(dòng)，所以可以利用和迎合用戶愛貪小便宜的心理來進(jìn)行活動(dòng)策劃。              

4.學(xué)會(huì)借勢(shì)

借勢(shì)可以有效地?cái)U(kuò)大活動(dòng)傳播的影響力，我們?cè)诓邉澔顒?dòng)時(shí)，應(yīng)該及時(shí)地抓住當(dāng)下熱點(diǎn)新聞事件、熱點(diǎn)人物，結(jié)合自己的活動(dòng)方案，順勢(shì)而為，達(dá)到傳播的目的。

① 節(jié)假日借勢(shì)技巧

因?yàn)楣?jié)假日可以預(yù)測(cè)，所以我們可以提前做好活動(dòng)預(yù)熱和上線準(zhǔn)備，深挖活動(dòng)與節(jié)假日之間的契合點(diǎn)，讓二者可以有機(jī)結(jié)合，要善于利用節(jié)假日的特性來鎖定精準(zhǔn)的活動(dòng)人群，進(jìn)行有效借勢(shì)。比如百格活動(dòng)策劃的520福利活動(dòng)，借勢(shì)520這樣一個(gè)充滿愛意的節(jié)日，為參與用戶提供免費(fèi)的酒店房券和溫泉體驗(yàn)券，由于活動(dòng)獎(jiǎng)品與節(jié)日氛圍十分契合，所以引發(fā)了用戶的積極參與。

② 熱點(diǎn)事件借勢(shì)技巧

熱點(diǎn)事件分為兩種，一種可預(yù)測(cè)，比如世界杯、奧運(yùn)會(huì)、蘋果發(fā)布會(huì)、美國總統(tǒng)大選等事件，這類可預(yù)測(cè)的事件，我們?cè)谧龌顒?dòng)時(shí)可以借鑒上面節(jié)假日借勢(shì)的技巧；另一種是不可預(yù)測(cè)，這類事件往往具有突發(fā)性，針對(duì)這類熱點(diǎn)事件，我們?cè)谧鼋鑴?shì)時(shí)需要密切關(guān)注其動(dòng)態(tài)，及時(shí)策劃相應(yīng)的活動(dòng)，所策劃的活動(dòng)應(yīng)該簡(jiǎn)單、有趣、關(guān)聯(lián)度高。并非所有熱點(diǎn)都可以借勢(shì)，我們應(yīng)該避開負(fù)面熱點(diǎn)，謹(jǐn)慎借勢(shì)。

三、學(xué)會(huì)合理地利用工具

要提升活動(dòng)策劃效率，產(chǎn)出高質(zhì)量的活動(dòng)方案，除了要熟悉活動(dòng)策劃的基本流程和掌握策劃時(shí)的一些技巧之外，還要學(xué)會(huì)利用工具。合理地利用工具是提升工作效率的重要途徑，那么在活動(dòng)策劃過程中，我們有哪些可以利用的工具呢？

1.創(chuàng)意類網(wǎng)站

當(dāng)你靈感匱乏或者面對(duì)從未做過的活動(dòng)時(shí)，你可能會(huì)無從下手，此時(shí)你可以多看看創(chuàng)意營銷類相關(guān)的網(wǎng)站，通過網(wǎng)上分享的活動(dòng)案例、創(chuàng)意、設(shè)計(jì)進(jìn)行借鑒和參考，既可以幫你補(bǔ)充相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，也可以為你提供靈感來源。

① 網(wǎng)絡(luò)廣告人社區(qū)

網(wǎng)絡(luò)廣告人社區(qū)是一個(gè)致力于分享國外創(chuàng)意廣告、網(wǎng)絡(luò)營銷、市場(chǎng)營銷案例的垂直類傳媒網(wǎng)站，網(wǎng)站內(nèi)容更新速度快，當(dāng)前已經(jīng)擁有了幾千個(gè)創(chuàng)意案例及視頻廣告。

② WAAAAT

WAAAAT集合了國內(nèi)外最新的廣告?zhèn)鞑バ袠I(yè)資訊與案例，它會(huì)抓取同類分享網(wǎng)站的案例解析，側(cè)重分享點(diǎn)在TVC。

2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具

要完成一場(chǎng)活動(dòng)策劃，需要多部門甚至全公司的人共同參與，任務(wù)分工的傳達(dá)是否及時(shí)，各部門間的相互配合是否默契，會(huì)直接影響到活動(dòng)實(shí)施的效果。所以，利用好團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具非常關(guān)鍵，它可以大幅提升團(tuán)隊(duì)工作配合的效率。

① 石墨文檔

石墨文檔是一款可以實(shí)現(xiàn)多人協(xié)作的云端office，我們可以把它看作是云端版本的文檔、表格、幻燈片，它以在線網(wǎng)頁生成鏈接的形式，分享給需要協(xié)作配合的同事閱覽。

② Tower

Tower是一款團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件，支持多設(shè)備查看文檔，可以自由創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)，分享項(xiàng)目及文檔，有在線討論、文件共享、日程安排等多個(gè)功能，在團(tuán)隊(duì)協(xié)作辦公的方面非常高效。

3.思維導(dǎo)圖

在做活動(dòng)策劃時(shí)，思維導(dǎo)圖可以幫助我們將思路框架和創(chuàng)意想法進(jìn)行可視化梳理，通過思維導(dǎo)圖，整個(gè)活動(dòng)框架和思路可以一目了然。

① XMind

XMind堪稱思維導(dǎo)圖中的王者，它是一款易用、美觀、高效的可視化思維管理工具。除了可以繪制思維導(dǎo)圖，還能繪制魚骨圖、二維圖、樹形圖、邏輯圖、組織結(jié)構(gòu)圖等，它樣式和主題豐富，可以輸出多種格式。

② MindMaster

MindMaster是一款跨平臺(tái)、多功能的思維導(dǎo)圖軟件，它具有操作界面簡(jiǎn)潔、穩(wěn)定性高、自定義功能強(qiáng)大等特點(diǎn)，基本功能無水印限制和使用時(shí)間限制，可以幫你快速創(chuàng)建內(nèi)容豐富且時(shí)尚精美的思維導(dǎo)圖、概念圖、組織架構(gòu)圖等。

4.PPT效果插件

PPT是制作活動(dòng)策劃方案時(shí)最常使用的工具，它可以完美地展現(xiàn)你的活動(dòng)方案。有時(shí)候?yàn)榱诉_(dá)到某種效果，用PPT自帶的功能操作起來較為繁瑣或者無法實(shí)現(xiàn)，你就可以借助一些插件來提升效率和質(zhì)量。

① iSlide

Slide是一款基于PPT的插件工具，它擁有數(shù)量龐大的資源庫，包含38個(gè)設(shè)計(jì)輔助功能，8大在線資源庫，超20萬的專業(yè)PPT素材，還有很多看似低調(diào)卻十分強(qiáng)大的功能。

② 美化大師

美化大師可以直接作為插件在PPT中同步使用，它有著海量的在線模板素材、圖標(biāo)素材和圖表素材，還可以幫助整理PPT內(nèi)容。

5.活動(dòng)管理工具

活動(dòng)管理是活動(dòng)策劃中的重要工作，策劃的活動(dòng)如何按計(jì)劃實(shí)施，參與的活動(dòng)人員如何有效進(jìn)行管理，都需要在做策劃的時(shí)候考慮清楚。合理地借助以下活動(dòng)管理工具，可以節(jié)約管理成本，提升活動(dòng)管理效率。

① 進(jìn)度管理——甘特圖

甘特圖可以直觀地表明任務(wù)計(jì)劃在什么時(shí)候進(jìn)行，及實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃要求的對(duì)比。活動(dòng)管理者由此可便利地弄清一項(xiàng)任務(wù)還剩下哪些工作要做，并可評(píng)估工作進(jìn)度。

② 活動(dòng)管理——百格活動(dòng)

百格活動(dòng)擁有專業(yè)的活動(dòng)管理系統(tǒng)，通過后臺(tái)的人員管理功能可以快速查找和導(dǎo)出活動(dòng)報(bào)名人員信息，三大通知渠道可以實(shí)現(xiàn)活動(dòng)信息的精準(zhǔn)通知，日程管理功能則可以幫助主辦方高效地完成活動(dòng)會(huì)場(chǎng)及日程安排管理工作。眾多活動(dòng)環(huán)節(jié)，都可在線進(jìn)行管理，高效便捷。

END

一場(chǎng)成功的活動(dòng)離不開前期精心的策劃，除了需要優(yōu)秀的方案和創(chuàng)意，還需要強(qiáng)有力的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)。舉辦活動(dòng)是一項(xiàng)繁瑣且連續(xù)性較強(qiáng)的工作，很多企業(yè)在辦活動(dòng)時(shí)總會(huì)出現(xiàn)疏漏或管理不到位的情況，百格活動(dòng)是一家專業(yè)的活動(dòng)管理平臺(tái)，可以為您免費(fèi)提供從策劃到執(zhí)行的全流程活動(dòng)事務(wù)咨詢服務(wù)，確保您的活動(dòng)順利進(jìn)行。