明雀觀察 | 專業(yè)服務領域綜合指南(2)：管理策略與解決方案

明雀

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2023-08-02 10:31

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一、資源規(guī)劃

01 專業(yè)服務的資源規(guī)劃

專業(yè)服務領域非常廣泛，包括各種行業(yè)，從IT和營銷到法律和會計。盡管這些行業(yè)的性質各不相同，但每個行業(yè)都受益于項目經理和團隊領導對資源和能力規(guī)劃采取的戰(zhàn)略方針。

在項目管理中，資源是完成一項任務或項目所需的任何東西。包括人員、材料、時間，甚至財務。公司和組織不可能有無限的資金或人員，因此，項目經理在部署這些資源時要有策略，這一點至關重要。

一些組織可能會雇用一個專門的資源管理人，以確保有限的材料、勞動力和資金得到妥善利用。

02 為什么資源管理那么重要

在一個項目進入執(zhí)行階段之前，項目或資源管理者就應該展望一下在整個項目周期中需要什么。

當項目經理對工作量有一定的了解，能預測需求、審查歷史項目數(shù)據，并根據技能、地點、業(yè)績和可用性來利用團隊成員時，資源規(guī)劃就會更加有效。

在項目中過度使用資源是使員工倦怠的生產力殺手之一。根據Mayo Clinic的說法，當工人在工作場所遇到壓力，工作和生活不平衡，或當他們對工作量缺乏控制時，就會出現(xiàn)倦怠。《商業(yè)內幕》指出，40-50%的美國工人經歷過職業(yè)倦怠，這意味著擁有一個有效的資源規(guī)劃過程比以往任何時候都更加關鍵。

資源規(guī)劃使項目順利運行，為按時和按預算交付項目奠定基礎。它還能幫助專業(yè)服務公司了解他們在未來勞動力能力的基礎上承擔新工作的能力——也就是所謂的能力規(guī)劃。

03 能力規(guī)劃

當專業(yè)服務領域的項目經理能夠展望未來，并根據 “大局 “進行規(guī)劃時，他們就會取得成功。在專業(yè)服務的背景下，能力規(guī)劃指的是公司如何確保他們有正確的資源能力計劃來滿足未來客戶的需求。

能力規(guī)劃還能幫助企業(yè)了解和準備未來的運營成本，因為它評估的是當前資源水平以外的變量。

04 什么是能力規(guī)劃

能力規(guī)劃是項目管理人員和資源管理人員評估和解決其組織的未來需求的方式，它需要一個戰(zhàn)略性的、長鏡頭的方法，考慮到諸如未來的需求、過去的數(shù)據、趨勢、季節(jié)性變化，甚至不規(guī)則的條件。像這樣的洞察力有助于項目管理人員和資源管理人員根據可操作的數(shù)據做出決策。

具體到勞動力，能力規(guī)劃確保可用于某些項目的具有適當技能組合的員工數(shù)量。

比方說，一家公司計劃在未來6個月內推出一個網站的新設計。資源經理將確保適當數(shù)量的文案人員、設計師和程序員都能為該項目工作，以便及時完成。

是否需要雇用更多的工作人員？是否有任何技能是缺乏的，需要加以說明？工作人員是否需要加班或承擔超過其目前工作量的工作？是否需要自由職業(yè)者或承包商？能力規(guī)劃可能是一個平衡的行為，所以看看類似項目中所使用的資源是有用的。過去的數(shù)據可能會提供有關時間線、勞動力和成本的見解。

企業(yè)很少（如果有的話）臨時制定預算，能力規(guī)劃會幫助企業(yè)提前數(shù)月，甚至數(shù)年就牢牢掌握未來的運營成本。

05 能力規(guī)劃難題

你可能發(fā)現(xiàn)了一些與能力規(guī)劃相關的挑戰(zhàn)和障礙。

例如，領導層的變化可能會使你難以預測應該做出什么樣的項目或資源決策。一位項目管理人員可能會提出一個雄心勃勃的方法來處理項目組合，而另一位可能會采取一個更保守的方法。如果未來的領導層不明確，以這種方式進行規(guī)劃是一種挑戰(zhàn)。

此外，缺乏對員工工作量的了解也是高效能力規(guī)劃的一個障礙。在黑暗中操作，很難評估哪些資源可用于哪些項目，哪些資源被過度利用或利用不足，以及哪些資源你根本無法支配。

06 一些小提示

為了確保高效的能力規(guī)劃過程，確保你正在做以下工作：

（1）分析需求和能力要求

資源管理人員可以根據數(shù)據確定一年中的某個時間或項目類型預示著需要更多的資源，或已經存在的資源的工作量增加。這是很重要的數(shù)據！

（2）評估當前和計劃的能力

是否需要更多的工作人員，或者你的團隊中的個人是否有足夠的精力承擔更多的工作？你的團隊中目前是否缺少即將開展的項目所需的技能？

（3）使能力與需求和未來業(yè)務目標相一致

一般來說，項目和資源管理人員至少要對即將到來的項目有一個大致的了解。這種洞察力很重要，因為它有助于將可用的人和物與實現(xiàn)關鍵目標所需的人和物結合起來。

提供員工工作負載可見性的軟件解決方案可以更好地進行能力規(guī)劃。Wrike的工作負荷視圖工具使資源管理人員能夠檢查單個團隊成員的短期和長期可用性。這對同時進行項目工作的團隊特別有用。

二、項目透明度和可視化

01 提高專業(yè)服務的項目透明度和可視化

在項目和專業(yè)服務管理中，失敗是游戲的一部分。不幸的是，這種失敗的代價可能是昂貴的。一項研究發(fā)現(xiàn)，在2004年，整個歐盟的信息系統(tǒng)項目失敗的代價是令人瞠目結舌的1420億歐元。”溝通不充分”和“需求定義不明確”都被認為是障礙，這意味著項目可視性和信息流動性是至關重要的。

項目可視化是一種很有效的方式，讓公司可以在項目工作流程中提高透明度、建立問責制和信息共享。

02 什么是項目管理中的透明度和可視化？

“項目可視化”聽起來是很寬泛、非技術性的，事實上它是關于組織內重要信息的共享方式。在項目早期，像項目章程這樣的文件的目的是明確定義范圍、利益相關者和工作角色。這種早期的可見性確保個人知道他們的工作如何影響項目和組合目標。

隨著項目的進展，定期的狀態(tài)報告和共享的儀表盤提供了對項目健康狀況的可視性。

03 為什么項目管理透明度和可視化那么重要

項目可視化可以改善團隊的溝通方式，優(yōu)化流程，管理資源。對于專業(yè)服務團隊來說，可視化是至關重要的，因為它支持諸如能力規(guī)劃和客戶關系管理等重要活動。

如果資源管理者不能了解哪些團隊成員將在何時可用，就很難確定是否有足夠的資源來滿足客戶的動態(tài)需求。尤其是需求管理，它依賴于預測和歷史數(shù)據的可及性，因為它涉及到對以前業(yè)務活動的分析。如果對這些數(shù)據缺乏足夠的可視性，就會導致資源和項目經理根據過時的、不準確的或不完整的信息做出決定。

可視化不僅對PM和他們的團隊有價值，對客戶關系和滿意度也很重要。因為它能讓客戶跟蹤他們項目的進度，保持開放的溝通渠道，并根據需要提供反饋。

04 提高項目透明度和可視化的方法

（1）根據你的團隊的具體需求，定制你的項目協(xié)同板塊

（2）創(chuàng)建一個全面的項目范圍界定文件

（3）定期提供項目狀態(tài)報告

（4）使用協(xié)作軟件進行打樣和審批

（5）允許客戶訪問項目管理工具

05 什么是高透明度、高可視化的項目？

在Sarah Coleman和Donnie MacNicol的《項目領導力》（2016）中，高知名度的項目被定義為 “對市場地位至關重要 “的項目，或者“失敗風險很高”、“可能招致聲譽損失”的項目。這些項目往往會給帶頭的項目經理帶來大量關注。

《哈佛商業(yè)評論》指出，參與高知名度的項目被認為是在一個組織內被提升到高級職位的“最關鍵因素”之一。

比方說，一家相對較小的廣告公司獲得了一家公司的業(yè)務，該公司將在超級碗期間播放一個全國性的廣告。協(xié)議規(guī)定，該廣告公司將提出創(chuàng)意概念，并協(xié)調所有的制作環(huán)節(jié)。

這可以被認為是一個高可視化的項目，不僅因為廣告將在超級碗期間播出，而且還因為它可能會在內部獲得大量的關注，對于那些管理和領導這項舉措的人來說，這樣一個項目會受益于專業(yè)服務工具所提供的每周狀態(tài)報告和可定制的儀表盤所增加的透明度。

06 什么是項目狀態(tài)報告

項目狀態(tài)報告是一份向團隊成員和利益相關者介紹重要項目KPI的文件，是確保整個項目生命周期有效溝通的一種方式。如果一個項目就像一次公路旅行，那么狀態(tài)報告就是GPS系統(tǒng)，定期提供關于交通狀況、旅途中剩余的大致時間和要走的出口的更新。

項目狀態(tài)報告應該在一定程度上定期交付（當然，這可以根據具體情況來決定），這取決于被通報的對象。團隊成員、客戶和其他利益相關者應該在項目周期中收到這些項目狀態(tài)報告。

項目經理在決定向客戶和團隊成員提供項目狀態(tài)報告的頻率時，可能需要考慮到一些變量。例如，一個客戶可能決定他們很樂意每月收到一次報告，而一個更注重實踐的客戶可能要求每周都有狀態(tài)報告。

對于內部項目狀態(tài)報告，項目經理也可能認為大公司的CEO不需要每周更新相當小的項目。

07 項目狀態(tài)報告中應包括哪些內容

項目狀態(tài)報告將包括明確傳達項目目前在交付地圖上的位置的信息。一份內容豐富且有效的項目狀態(tài)報告應包括：

（1）項目標識符

項目名稱是什么？項目經理是誰？與該項目有關的關鍵日期是什么？

（2）項目和狀態(tài)總結

這是一個簡短的總結，提醒人們注意項目的目標是什么，以及自上次報告以來的任何更新。

（3）重要節(jié)點（里程碑）

如果有的話，哪些節(jié)點已經完成？項目節(jié)點的更新為重要的轉折點提供了可視性，并作為衡量一項舉措進展的標尺。如果該項目是一個品牌更新，項目節(jié)點的一個例子是批準一個新的公司標志。

（4）變更

一個項目經歷改變或擴大范圍的情況并不罕見，如果客戶要求改變服務，這應該在項目狀態(tài)報告中列出。

（5）風險

一個有效的項目狀態(tài)報告的一個重要部分是識別和通知利益相關者任何即將到來的風險。比方說，一個建筑團隊在采購關鍵材料時遇到問題。項目經理預計供應鏈會出現(xiàn)延誤，現(xiàn)在有一個風險，就是項目會超支。這應該被概述出來，以便利益相關者能夠做好準備，并有可能糾正方向。

（6）后續(xù)要求

項目的下一步是什么？項目接下來的任務或重要節(jié)點是什么？這也可以是對為推進項目而進行的活動的簡短總結。

可視化的項目狀態(tài)報告保證了團隊和客戶在整個項目生命周期中擁有清晰、準確和最新的信息。

08 使用項目協(xié)同板塊

項目管理協(xié)同板塊使用實時數(shù)據，一目了然地更新任務、重要節(jié)點、資源等方面。它對項目管理過程很有價值，因為這是項目管理人員和團隊領導在其工作流程中建立透明度和效率的另一種方式。

項目協(xié)同板塊是團隊、客戶和利益相關者的重要資源，它們確保信息不會丟失或被誤傳。使用協(xié)同板塊來增加項目的可見性的好處之一是它使團隊了解他們即將發(fā)生的事情，哪些是逾期的，以及誰負責哪些任務。

盡管項目協(xié)同板塊有明顯的價值，但它并不是項目狀態(tài)報告。它們提供一目了然的更新，但不提供背景或細節(jié)。即使客戶有機會接觸到項目協(xié)同板塊，他們仍然需要定期聽取匯報。

09 客戶管理與保留

根據貝恩公司的研究，將客戶保留率提高5%就可以對利潤產生高達25%的積極影響，這意味著優(yōu)先考慮客戶管理和保留對企業(yè)很有好處。

專業(yè)服務公司通過部署必要的資源來滿足客戶的要求，為商定的項目工作。這些公司還需要積極主動地進行客戶管理和保留工作。畢竟，82%的公司表示，保留客戶比獲得客戶更容易，這使得它成為一項戰(zhàn)略性的業(yè)務需求。

10 如何提高客戶管理和保留率

良好的項目透明度是專業(yè)服務團隊優(yōu)化客戶管理和保留的一種方式。這可以通過在早期創(chuàng)建一個詳細的范圍界定，對項目范圍保持透明，提供每周狀態(tài)報告，并允許客戶訪問你的項目管理板塊和任務，以便他們可以在需要時提供反饋。

積極主動地解決客戶的需求也是一個很好的客戶管理和保留策略。例如，一家SaaS公司可能注意到一個關鍵客戶在員工中的用戶采用率很低。這可能會對未來的保留產生影響，因為客戶可能認為產品對其員工的需求沒有用處或不相關。

預計到這一障礙，SaaS公司可能會指派部署專家，解釋產品的價值，提供如何使用其功能的指導，并將產品融入工人的日常工作流程。

這種類型的客戶管理考慮到了客戶的需求，預測到了如果不解決這些需求的后果，并安排了資源來解決這些挑戰(zhàn)。

關于風險和領導層變動等問題的清晰溝通，也使客戶能夠預測延誤，并隨時了解其項目的健康狀況。

客戶管理是一個持續(xù)的過程，包括透明度、溝通和強有力的結果。這些要素中的每一個都是串聯(lián)起來的，以培養(yǎng)一種對客戶和提供服務的組織都是互利的關系。

三、賬單

01 如何為專業(yè)服務項目計費

專業(yè)服務機構面臨著一系列挑戰(zhàn)——從資源分配不當?shù)焦ぷ髁鞒毯土鞒绦实拖隆rike2019年的《專業(yè)服務工作基準》報告顯示，17%的受訪公司認為”混亂的計費或活動跟蹤”是導致客戶流失的首要原因。

賬單是任何企業(yè)的一項重要工作，它是公司如何為他們代表客戶和顧客所做的工作獲得報酬。但它并不總是一個直接或簡單的過程，大部分時間是低效和繁復的。

在同一Wrike調查中，超過三分之一的受訪者表示，他們每周花兩到三個小時來跟蹤計費時間，而10%的受訪者表示每周花四小時或更多。

不是每個專業(yè)服務公司都會以完全相同的方式向客戶收費。例如，一個營銷公司可能會有一個與法律服務機構或建筑公司不同的計費結構。這是因為他們的工作性質不同。

正確的計費結構、時間跟蹤方法和付款條件可以幫助公司避免客戶流失，好的專業(yè)服務計費軟件也是如此。正確的時間跟蹤方法也很重要，因為它有助于確保公司不會因為少報應計費工作而把錢留在桌上。

一個有效的軟件解決方案應該簡化時間跟蹤，并為重復性或耗時的任務引入自動化。

在本節(jié)中，我們將介紹不同的計費模式、追蹤計費工時、向客戶開具發(fā)票。

02 選擇計費模式

專業(yè)服務的計費不是 “一刀切 “的工作，對IT公司有用的可能對會計公司無效，這就是為什么選擇適合所進行的工作性質的計費模式很重要。

一些流行的計費模式的例子包括：

（1）固定價格/基于項目

固定價格計費也許是向客戶收費的最直接的方式，它是根據商定的費用來計費的。如果有關各方同意項目的總成本為2000美元，那么這就是完成后要支付的金額，這對于成本波動很小的項目是很理想的。

（2）每日或每小時費率

顧名思義，小時費率可以根據進行所要求的工作或咨詢服務的時間向客戶收費，這些被稱為計費時間。日費率的性質類似，在這種情況下，顧問不是按小時工作來支付報酬，而是按固定的日費來支付。

（3）里程碑計費

里程碑計費是一種新模式：一旦達到某些項目的里程碑就會觸發(fā)付款。它將收費金額分配到整個項目周期，而不是在成果交付后才收到付款。

（4）時間和材料合同

時間和材料合同可能最適合那些費用受供應和設備成本等多種變量影響的企業(yè)和客戶。時間和材料合同將涵蓋材料和其他間接費用，加上人工費用。

03 固定價格VS時間和材料合同

固定價格和時間與材料合同是兩種非常不同的計費方法。固定定價結構對于那些開展不受材料或勞動力價格變化影響的工作的組織來說是理想的。同時，時間和材料合同允許承包商等在結果和確切成本不立即明確的情況下，收回與開展項目或任務有關的費用。

例如，一家會計公司可能收取200美元的固定價格來準備你每年的稅收，這項業(yè)務不受材料或其他變量的成本波動的影響。另一方面，承包商在你家里擴建房屋，有許多成本需要考慮——其中大量的成本從一開始就不知道。時間和材料合同應該仔細協(xié)商，以確定勞動成本、材料加價，以及什么是可計費和不可計費的工作。

客戶甚至可以要求一個 “不得超支 “的條款，為承包商的收費設置上限。這可以阻止項目的拖延，因為它為可以收回的成本設置了上限。

04 什么是預付費用

預付費用通常要求對未來要進行的工作進行估計（即每小時費率x項目/案件完成的估計時間）。

如果客戶需要比一次性項目或案件更長時間的服務，他們也可以按月支付持續(xù)聘用費。在這種情況下，顧問會受益，因為它能產生穩(wěn)定可靠的收入。

05 應收賬款與非應收賬款小時數(shù)

就你代表客戶所做的工作向客戶開具賬單似乎相當簡單，但它可能有其自身的復雜性，低效的時間跟蹤可能意味著你的組織錯過了對可收費活動的收費。事實上，根據倫敦經濟學院的一項研究，15%的合格咨詢工作實際上沒有向客戶收費。

你還可能發(fā)現(xiàn)，在什么是可計費工作和不可計費工作之間存在著一個灰色地帶。簡而言之，可計費的工作是推進和解決項目需求的工作。

06 什么是應計費小時與不計費小時？

計費工時是指可以向客戶收費的工作時間，一般來說，這是完成一個項目所必需的工作。

不計費的工作包括任何可能使雇員或組織受益的工作，但不是項目的最終結果。一般來說，員工培訓和追求新的商業(yè)機會不能被認為是可計費的工作，招待客戶或為他們準備發(fā)票的時間也不能算作計費工作。

可計費的活動可以包括研究、設計工作、與項目有關的行政工作（代表客戶生成和歸檔文件等），以及對項目完成至關重要的其他職責。

更好地了解什么是可計費任務與不可計費任務，可以幫助企業(yè)了解員工的時間都花在什么地方。例如，如果你注意到員工在與項目無關的管理上花費了大量時間，你可以考慮將他們工作流程的一部分自動化。

07 如何計算計費時間

計算計費工時的第一步是確定哪些工作可以歸為計費和不計費的工作。一旦你知道了這些，你就可以使用時間跟蹤軟件來確定花在這些工作上的時間量。

可計費工時可以通過把花在可計費活動上的時間加起來計算。一旦你確定了應向客戶收費的應計費小時數(shù)，你就可以將這些小時數(shù)乘以一個費率。例如，一個顧問的費率可能是每小時75美元。如果他們花了5個小時從事與項目有關的活動，他們就可以向客戶開出375美元的發(fā)票。

企業(yè)也可能對某些項目和某些員工所做的工作收取更高的費率，因此必須保持組織性，并記錄誰在做什么工作。

08 為客戶開具項目發(fā)票

發(fā)票是一份詳細說明所提供服務的性質和費用的文件，這份文件告訴購買者應該為一項服務支付什么、什么時候支付、支付多少。

一張典型的發(fā)票應包括企業(yè)名稱、日期、服務描述、獨特的發(fā)票號碼和付款方式。發(fā)票還可以包括付款條款，可以規(guī)定30天的付款期和滯納金等內容。

在傳遞給客戶之前，文件要有準確的日期、發(fā)票號碼和描述，這很重要。發(fā)票中的錯誤會導致延遲付款，這是承包商、自由職業(yè)者和顧問的一個痛點。

09 承包商的典型付款條件

對于承包商和專業(yè)服務公司來說，確保按時付款是一個緊張的過程。比方說，你已經同意了合同條款并交付了項目，但現(xiàn)在你卻在等待一個拖后腿的客戶的付款。

建立付款條款可以幫助解決這些延遲付款的一些傾向，承包商的典型付款條件包括：

（1）7天、21天或30天的付款期限

（2）項目費用之外的滯納金

（3）要求提前支付50%的費用

（4）提前付款的折扣

這些付款條款是否成功地鼓勵客戶按時付款尚不清楚。2016年，中國按時付款的公司比例僅為26%，而在發(fā)票開出30-90天后付款的公司為15.5%。

四、項目盈利能力

01 衡量專業(yè)服務的項目盈利能力

在項目管理中，確定一項舉措的潛在盈利能力是非常重要的。項目管理中的盈利能力分析是企業(yè)可以決定一個項目是否值得為其分配時間、精力和資源。這也是當一個組織內有多個項目競爭資源時，企業(yè)如何決定一個項目的優(yōu)先次序。

02 什么是項目盈利能力

項目盈利能力描述了一個項目為一個組織產生財務利潤或收益的能力。為了快速發(fā)展，一些公司可能會接受利潤率很低的項目，這也許會影響企業(yè)的整體財務健康。其他公司會錯誤地認為，一個高價的項目就等于一個有利可圖的項目，其實不然。

范圍蠕變、員工利用率低以及其他因素都會影響這樣一個項目的盈利能力。項目管理協(xié)會指出：與不同合同類型相關的風險會影響利潤預期。

03 如何衡量盈利能力

專業(yè)服務機構如何預測、衡量和提高他們所承接項目的盈利能力？可見性是所有方面的關鍵。對資源、花費的時間和利用率有一個自上而下的看法，有助于企業(yè)從長計議來評估項目的盈利能力。

企業(yè)可以使用盈利能力指數(shù)（PI）等工具來確定項目的潛在盈利能力。分析利潤率也可以幫助企業(yè)跟蹤收入和整體財務健康。

在本節(jié)中，我們將討論項目盈利能力，用于預測、評估和測量的方法和工具。

04 盈利能力指數(shù)

承擔新項目和投資對任何企業(yè)的發(fā)展都是至關重要的，但確保這些舉措是有利可圖的，也同樣重要。那么，企業(yè)如何決定如何進行一項投資而不是另一項？他們通常使用一種叫做項目盈利指數(shù)（PI）的工具。

盈利指數(shù)幫助企業(yè)確定一個項目的潛在價值或盈利能力。成長中的專業(yè)服務機構往往資本有限，所以這個指數(shù)可以幫助揭示可行的投資機會。例如，如果一個組織有多項投資正在權衡，該公司可以使用盈利指數(shù)，根據預期收入是否高于其初始投資（投資回報率）對項目進行排名。

05 什么是好的贏利指數(shù)，項目贏利指數(shù)公式是什么？

盈利指數(shù)=未來現(xiàn)金流的現(xiàn)值/最初的項目投資

這個指數(shù)代表了每一美元的投資所能賺取的金額，如果該指數(shù)高于1，該項目很可能是可行的。

如果該指數(shù)小于1，這意味著該項目是不可行的。你的企業(yè)的投資將超過他們從這一舉措中獲得的收益，因此不應繼續(xù)實施該項目。

如果該指數(shù)等于1，這意味著該項目將可能實現(xiàn)收支平衡。雖然不是虧損，但企業(yè)很少以收支平衡為目的進行投資。這個項目也應該被避免。

如果指數(shù)大于1，如果指數(shù)大于1，則應繼續(xù)實施該項目，因為它很可能是盈利的。

06 了解項目管理的利潤率

在項目管理中，分析利潤率可以幫助公司了解其業(yè)務的很多情況——包括他們的工作究竟有多大的利潤。把項目收入作為最終基準是很容易的，然而，分析利潤率可以更全面地描繪增長、收入和管理費用，以便真正了解盈利能力。

公司需要帶來比他們投入項目更多的錢，以提高他們的底線，而不僅僅是支付項目成本。了解利潤率也可以幫助企業(yè)在內部對值得繼續(xù)合作的項目和客戶進行排名和決定。

毛利潤率和凈利潤率通常用百分比表示，但對收入的描述略有不同。

（1）毛利潤率

毛利率告訴一個公司他們從項目收入中扣除費用后的利潤。毛利率一般不考慮諸如稅收、利息和其他管理成本等因素

（項目收入-項目支出）/項目收入 x 100%

在專業(yè)服務中，公司一般不是在銷售制成品，相反，他們提供的是他們的專業(yè)知識。

例如，一家活動策劃公司可能會收取28,000美元的統(tǒng)一費用，代表一個組織策劃一個技術會議。如果該活動公司的支出總額為19,000美元，他們的利潤為9,000美元，這是一個32%的毛利率。

（2）凈利潤率

正如Investopedia所說，”凈利潤率等于產生多少凈收入占收入的百分比”。它不僅要考慮總收入，還要考慮其他經營和管理費用。

（收入-支出、稅收、運營成本、其他費用）/收入 x 100%

07 什么是好的利潤率？

根據Inc，”大多數(shù)專業(yè)服務公司的營業(yè)利潤率為25-40%”。間接成本較少的公司往往有更好的利潤率，這是因為更多的錢用于固定成本，而不僅僅是支付企業(yè)的運營費用。

2016年的一份報告指出，簿記、會計、稅務準備、工資和法律服務是利潤率最高的行業(yè)。

08 提高利潤率

在專業(yè)服務領域，提高利潤率并不僅僅是提高你的服務成本。提高生產力和項目效率也發(fā)揮著巨大作用。這里有一些提高效率的方法可以增加你公司的利潤率。

（1）消除范圍蠕變

項目范圍界定不清會導致錯過最后期限和預算超支。這反過來又會增加項目開支，影響其盈利能力。

在一項調查中，32.2%的受訪者表示，客戶改變主意是他們影響生產力的最大障礙。盡早確定項目范圍可以緩解這個生產力黑洞。

（2）削減那些占用資源但利潤率低的客戶和項目

有些客戶和項目根本不值得投入時間、精力和資源。識別利潤率極低或不存在的項目，優(yōu)先考慮更有利可圖的舉措。

（3）使用時間跟蹤軟件來衡量員工的利用率

高的員工利用率意味著工人花了更大比例的工作時間做客戶的工作，更多的客戶工作意味著更多的計費時間，這意味著更高的利潤。對這一重要指標進行跟蹤并作出戰(zhàn)略反應。

（4）把留住客戶作為業(yè)務重點

引進一個新客戶的成本是保留一個客戶的五倍。那么，這意味著什么呢？你的企業(yè)應該把留住客戶作為他們的首要任務。

09 什么是項目時間跟蹤？

在項目管理中，時間跟蹤對于資源管理和衡量一項具體任務或一系列任務所花費的時間長度非常有用。項目時間跟蹤對于那些按小時計費的團隊，例如顧問，也是至關重要的。

根據研究，15%的計費活動往往沒有被報告。這意味著企業(yè)正在損失金錢，僅僅是因為他們沒有更有組織地跟蹤他們的應收賬款工作。具有時間跟蹤功能的項目管理工具幫助團隊記錄和管理代表客戶進行工作的時間。

比方說，你的組織雇用了一名營銷顧問Sam。Sam以每小時85美元的價格完成了以下任務：

（1）創(chuàng)建一個新的品牌指南

（2）制定SEO計劃

（3）制定一個內容計劃和日歷

（4）規(guī)劃和委托設計一個新的標志

Sam通過選擇時間跟蹤選項，在專業(yè)服務工具中記錄了這些任務的每一項及其持續(xù)時間。在這個項目中，Sam總共完成了11.5小時的工作，根據他們85美元的費率和每小時的結構，他們可以向您的組織收取977.50美元的費用。

10 追蹤生產力

一個具有時間跟蹤功能的項目管理工具也可以跟蹤生產力。時間跟蹤不僅僅是為了確保團隊為他們所做的所有工作獲得報酬，它對于揭示冗余和耗時的流程也很有用。

使用項目時間跟蹤軟件來記錄可計費和不可計費的工作，可以讓管理者了解工人在生產性和非生產性任務上花費了多少時間，在完整的項目時間跟蹤部分了解更多。

11 雇員利用率

員工的生產力是盈利能力的核心，這意味著，從理論上講，員工的日常工作應該盡可能地推動收入。衡量生產力的一個重要指標是員工利用率，它通常以百分比表示，告訴我們一個員工的可用時間有多少是用于做可收費的客戶工作。

百分比越高，說明花在可以向客戶收費的工作上的時間就越多。100%的利用率是不可能的，也不一定是件好事，這意味著員工把所有可用的時間都花在了客戶的工作上。正如Productive.io所指出的，100%的利用率也意味著像企業(yè)內部的團隊建設這樣的不可計費的重要活動被忽視了。這可能不利于員工的士氣，并導致員工倦怠，最終導致離職。

員工利用率也有助于描繪出一個組織的整體生產力。例如，如果員工利用率全面接近100%，可能是時候雇用更多的員工以避免倦怠。另一方面，如果員工利用率很低，可能沒有足夠的客戶工作。

12 如何計算利用率

雇員利用率公式很簡單：員工利用率=工作期間的計費時間/總時間×100。

如果一個員工每周有29個小時（可能是40個小時）從事可收費的客戶工作，那么他一周的利用率就是72.5%。如果沒有一個時間跟蹤系統(tǒng)，計算員工的利用率幾乎是不可能的。計算員工的利用率只有在對員工的工作內容和時間有很強的洞察力時才能做到。

對于專業(yè)服務機構來說，衡量、監(jiān)測和優(yōu)化盈利能力對發(fā)展至關重要。當涉及到跟蹤時間和生產力時，企業(yè)需要像Wrike這樣強大和多功能的軟件。Wrike的功能可以幫助團隊追蹤花在客戶工作上的時間，并可以提供關鍵的見解，幫助戰(zhàn)略決策以增加利潤。

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原文標題：明雀觀察 | 專業(yè)服務領域綜合指南(2)：管理策略與解決方案

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