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一篇優(yōu)秀的周報是怎樣煉成的？

萬事ONES
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2021-10-29 14:36
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周報是項(xiàng)目溝通中的例行報告，可以梳理項(xiàng)目的進(jìn)度，同步項(xiàng)目的最新進(jìn)展和效果，溝通遇到的問題，獲得干系人的反饋。
本篇將從周報的3個主要部分、溝通的3s原則和撰寫周報的4個要點(diǎn)進(jìn)行介紹。

怎樣寫好周報？

周報的3個主要部分

1. 本周工作情況
圍繞本周工作描述，包括三個部分：
  • 反饋本周在可交付成果方面取得的成果
  • 任務(wù)完成度是否符合預(yù)期，未達(dá)預(yù)期的原因
  • 項(xiàng)目整體的健康程度和完成百分比

一篇優(yōu)秀的周報是怎樣煉成的？

2. 遇到的問題

定期梳理遇到的問題和解決方案對成功完成項(xiàng)目是大有裨益的，周報中應(yīng)主要包括：
  • 公開問題：本周出現(xiàn)的新問題及解決方案，之前發(fā)現(xiàn)的問題及其管理策略的狀態(tài)更新
  • 未決風(fēng)險：本周出現(xiàn)的新風(fēng)險，及處理這些風(fēng)險的管理計劃
  • 協(xié)調(diào)請求：本周未解決的問題需要哪些相關(guān)方的協(xié)調(diào)幫助

一篇優(yōu)秀的周報是怎樣煉成的？

3. 下周工作計劃

明確下周的工作重點(diǎn)和優(yōu)先級，以更合理地管理時間，可以參考以下步驟：
  • 列出下周的關(guān)鍵任務(wù)
  • 明確各個任務(wù)的產(chǎn)出目標(biāo)
  • 評估任務(wù)量，計劃時間分配，明確時間節(jié)點(diǎn)

一篇優(yōu)秀的周報是怎樣煉成的？

高效溝通的3s原則

周報的目的在于溝通，溝通的3s原則：simple（簡潔）、specific（明確）、soft（非對抗性）也適用于周報：
1. 簡潔，關(guān)注「核心信息點(diǎn)」，拒絕冗余信息
2. 明確，保證信息有效傳遞
3. 非對抗性，尋求共同的目標(biāo)。

4個要點(diǎn)

從溝通的3s原則出發(fā)，歸納撰寫周報時的4個要點(diǎn)。

一篇優(yōu)秀的周報是怎樣煉成的？

1. 注重產(chǎn)出，而不是過程
在寫項(xiàng)目周報時，一定要謹(jǐn)記一個原則：結(jié)果導(dǎo)向。所謂結(jié)果導(dǎo)向，就是你要展現(xiàn)出你做成了什么，而不是你做過什么。

2. 核心內(nèi)容優(yōu)先

因?yàn)槔嫦嚓P(guān)方可能并不會仔細(xì)的閱讀整篇報告，所以一定要把核心的部分放在報告的開頭，這樣可以保證相關(guān)方獲得最重要的信息。
一篇優(yōu)秀的周報是怎樣煉成的？
3. 使用數(shù)據(jù)圖表
除文字外，多使用數(shù)據(jù)圖表。數(shù)據(jù)更有說服力，圖片也比文字更直觀，盡可能的運(yùn)用視覺效果，比如進(jìn)度表、甘特圖、燃盡圖等。

一篇優(yōu)秀的周報是怎樣煉成的？

4. 非對抗性的兩點(diǎn)實(shí)踐

本周工作中有爭議的部分描述，要尋求共同的目標(biāo)（比如項(xiàng)目目標(biāo)）。需要請求相關(guān)方幫助的部分描述，可采取訴諸利益的形式，告訴對方這樣做對對方、項(xiàng)目整體有什么幫助。
要想寫出一篇優(yōu)秀的項(xiàng)目周報并不是一蹴而就的，在了解相關(guān)的方法和技巧之后，更需要的是刻意練習(xí)。

[免責(zé)聲明]

原文標(biāo)題： 一篇優(yōu)秀的周報是怎樣煉成的？

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