范圍管理或項目范圍管理是交付具有特定特性和功能的特定產品、結果或服務所需完成的工作總量。它通常是項目規劃過程的初始階段。 

什么是范圍管理？

范圍管理過程詳細說明了項目所需的一切，并定義了項目的成功。它的主要目標是定義和控制項目中包含和不包含的內容。 

如果沒有全面的范圍管理計劃，團隊更有可能將時間花在完成項目可能不必要的工作上。當正確完成并使用有效的項目管理軟件時，范圍管理可確保項目范圍得到明確定義和規劃。

范圍管理步驟

有效的范圍管理涉及五個過程。這些是：

1. 計劃：計劃是根據項目計劃者和關鍵項目利益相關者的輸入創建的。該計劃還包括如何處理整個項目中不可預見的情況的細節。
2. 收集：規劃后，應通過與利益相關者進行對話、進行訪談、調查等來定義項目要求，以幫助管理期望。本文檔詳細說明了預期內容，并有助于避免整個項目的障礙。
3. 定義：接下來，根據需求創建項目范圍說明書，并為所有項目活動奠定基礎。該聲明可作為整個項目的指南，團隊成員應該能夠參考它以提醒您包含和不包含的內容。這應該用于創建工作分解結構 (WBS)，將整個項目分解為更小的任務。
4. 控制：花時間記錄、跟蹤以及批準或不批準基于組織內現有差距而需要發生的任何更改。然后審查可交付成果以供客戶、經理或利益相關者批準。
5. 收尾：最后，對可交付成果進行審核，獲取原始開發計劃的結果，并了解未來項目可以改進的地方。

范圍管理的好處

當投入適當的時間和精力來創建定義明確的項目范圍管理計劃時，組織和項目規劃人員可以避免常見問題。

這些問題包括：

• 不斷改變項目成功所需的要求
• 調整項目的方向，即使團隊已經完成工作的中途
• 意識到最終結果不是客戶所期望或承諾的
• 超過商定或估計的預算
• 遠遠落后于項目里程碑和截止日期

團隊通過清楚地了解完成項目所涉及的時間、勞動力和成本來看到有效范圍管理的好處。 

范圍管理的基本要素

有效范圍管理的一個關鍵部分是創建準確的范圍說明。本文檔概述了從入職到完成將塑造項目的目標、截止日期和關系。該文檔越全面，團隊在此過程中遇到的風險和干擾就越少。

本文件的核心要素包括：

• 商業案例：一個組織為什么需要這個特定的項目和預期的收益。

• 項目描述：項目最終可交付成果的詳細概述。

• 成功標準：客戶、利益相關者和客戶同意的使項目成功的必備組件。

• 限制：對可能限制項目、延遲最終結果或導致團隊超出預算的資源或問題的解釋。

• 假設：任何被認為會影響項目最終結果的事物。

范圍管理最佳實踐

在進行范圍管理時，請遵循這些提示和最佳實踐以確保成功。

• 制定工作分解結構，為團隊提供將范圍說明書分解為更小、更易于管理的任務。
• 盡可能清楚地定義范圍，以避免不必要的工作和壓力。
• 在定義范圍時創建一個協作流程，以防止對需求的任何誤解、過度承諾或混淆。
• 就項目范圍咨詢所有相關和重要的利益相關者。
• 確保在項目執行期間不更改、更改或編輯實際范圍文檔，以避免對最初討論或承諾的內容產生任何混淆。