記錄管理是公司用來管理需要特別注意的文件的過程。記錄比常規文件更重要，并為業務決策、交易和義務提供證據。一旦文檔被視為記錄，就不會進行進一步的編輯或更改。 

什么是記錄管理？

保險索賠是記錄的一個例子。該記錄包括索賠表、聲明、照片和與索賠相關的其他文件。組織通常選擇文檔生成軟件來生成、自定義、編輯和生成數據驅動的文檔。

記錄類型

根據用途和存儲方式，有不同類型的記錄。一些記錄是數字的，而另一些是物理的。下面列出了五個主要的記錄類別：

• 物理記錄：占用物理空間的紙質文件副本
• 電子記錄：以數字方式創建和存儲的記錄 
• 企業記錄：與公司運營相關的文件，例如合同、協議和工資記錄
• 行業記錄：與特定行業的運營有關的記錄
• 合法保留記錄：法律要求的強制性記錄，例如有關合規性法規的記錄

使用記錄管理的好處

適當的記錄管理有助于組織在擴大整體知識庫的同時避免處罰。最終，這將為未來的業務規劃決策提供信息，并為存儲和檢索記錄創建更有效的實踐。

• 控制保留哪些記錄： 隨著公司的發展，它們會保留許多電子和物理記錄。記錄管理幫助組織控制他們創建和維護的記錄數量，以避免浪費存儲空間。
• 提高效率：記錄管理幫助公司有效地檢索和處理記錄。這樣可以節省時間，最終減少必要的計費小時數。
• 保持合規并最大限度地降低訴訟風險：此流程有助于公司遵守監管要求。保持安全和有條理的書面記錄也可以降低訴訟風險。 
• 明智的業務決策：易于訪問的記錄可幫助公司更快地做出管理決策，并提供更多信息。記錄管理隨著時間的推移建立了組織的知識庫，這有助于未來的規劃。

記錄管理的基本步驟

記錄管理是一個復雜的過程，可確保正確處理和管理重要文件。記錄管理過程的基本步驟包括：

• 聲明和注冊：記錄被放置在存儲庫中，并被賦予一個唯一標識符，以便在整個記錄管理過程中輕松跟蹤。 
• 訪問控制：授權某些用戶訪問、檢索和閱讀記錄，但這些用戶無權更改記錄或其元數據。
• 保留規則：根據組織的流程和相關規定，每種類型的記錄都必須保留一定的時間。保留期限因記錄的法律、財政、行政或歷史價值而異。
• 處置：當不再需要記錄時，應將其銷毀或移交給控制性法律機構，如檔案館或圖書館。
• 審計追蹤：這最后一步是創建審計追蹤，它提供了從申報到處置的記錄管理方式的證據。 

記錄管理最佳實踐

記錄管理系統因公司而異。根據行業的不同，記錄管理必須遵守一組特定的合規性法規。通常，這些最佳實踐將始終適用：

• 保留規則： 公司必須知道要保留哪些記錄以及應保留多長時間以確保遵守法律和法規。 
• 索引和分類： 準確索引和分類記錄至關重要，以便利益相關者知道在哪里可以找到他們需要的信息。 
• 安全存儲：無論記錄是以數字方式還是物理方式存儲，安全存儲對于保護文檔免受損壞和未經授權的訪問至關重要。對于物理存儲，建議使用符合國家消防局標準的商業記錄中心。應使用訪問控制、入侵防護和條形碼軟件來保護數字記錄。 
• 員工培訓：組織中的所有員工都應了解記錄管理系統的工作原理。這樣，記錄總是通過適當的過程正確存儲。應分發記錄管理系統規則的書面副本，并應提供持續培訓以確保員工跟上進度。 

記錄管理與文檔管理

記錄管理和文檔管理是為公司增加價值的組織過程。這些過程的不同主要在于它們組織的性質。 

文檔是組織內人員可以訪問的結構化或非結構化信息。記錄是作為組織運作和政策證據的文件，通常受合規性約束且無法更改。 

文檔管理為文檔創建過程創建問責制。這些系統旨在使訪問、管理、協作和共享文檔更容易。文檔管理可以輕松訪問文檔，以及顯示所有修訂的版本跟蹤和歷史記錄。 

記錄管理 為組織成功開展業務所必需的記錄管理建立問責制。記錄管理側重于識別、存儲、維護和管理與組織的法定、監管、財務或運營活動有關的數據。出于法律目的，記錄管理要求記錄保持不變。