工作流自動化根據業務規則設計和執行一系列重復的業務任務，以減少人際交互，提高生產力。工作流是為實現業務目標而必須完成的一系列任務。大多數企業的日常運營依賴于重復性任務，例如發送電子郵件驗證、填寫表格等。當做一些重復的事情時，可能會出現人為錯誤，例如，員工可能會用相似的名字向錯誤的收件人發送電子郵件，或者忘記包含已完成的文檔。對于大多數業務流程來說，人為錯誤是不可避免的問題，因此公司使用工作流管理軟件和自動化軟件來簡化流程的人機交互。工作流程自動化是使用機器人過程自動化 (RPA) 軟件，也稱為 RPA。 

工作流程自動化將復雜的手動流程轉變為簡單的任務。經理可以設計一個特定的工作流程，并根據可用性將它們分配給團隊。單個團隊成員將收到分配的任務以完成，而無需與經理互動。一旦團隊成員將任務標記為已完成，經理或下一個負責人可以通過單擊按鈕來審核和批準或拒絕已完成的工作。根據決定，將出現不同的后續步驟。這消除了所有相關方之間的來回交互，以簡化大量流程。 

什么是工作流自動化？

工作流自動化的類型

根據任務，公司將選擇不同的工作流管理工具。

• 通用工作流程自動化：大多數工作流程管理軟件允許管理人員構建適用于各種任務的通用工作流程。 
• 文檔或表格自動化：這種類型的自動化軟件通過自動化創建和管理數字內容的過程來將數據捕獲數字化。它允許創建各種表格，例如清單、合同、調查、工作訂單、公司內部記錄和面向客戶的文檔。
• 工作負載自動化：自動化 IT 相關任務稱為工作負載自動化。IT 團隊使用這種類型的軟件來簡化常見的 IT 任務，并與服務臺軟件或幫助臺軟件集成以管理傳入的內部和外部請求。 

使用工作流自動化的好處

如果使用得當，工作流程自動化可以帶來許多好處。其中一些好處包括：

• 減少人為錯誤：每項任務都是標準化的，因此無需人工輸入和人工流程決策，出錯的空間就更小了。
• 提高合規性：通過限制范圍和為每項任務設置邊界，任務只有在符合公司標準和政策時才能獲得批準。記錄歷史工作流以供審核。 
• 消除不必要的管理：項目越大，需要更多的管理工作來確保團隊溝通、任務轉移和評估。工作流自動化可以完成所有這些任務，取代管理員以節省開銷。 
• 提高透明度：經理可以看到每個團隊成員在不同管道中完成的任務的 360 度視圖。這有助于在評估員工績效和生產力時大大減少偏見。 
• 減少文書工作和電子郵件：通過在工作流管理軟件上批準和處理任務，團隊不再需要通過紙張或電子郵件完成工作。 
• 提高生產力：處理重復性任務既無聊又耗時。員工無需在管理細節上來回花費數小時，只需完成所要求的工作并在完成后單擊提交即可。這節省了時間并提高了員工的士氣。 

工作流自動化的基本要素

工作流管理中工作流自動化的格式可能會有所不同，但完整的工作流自動化將包括以下元素：

• 工作流程設計：經理可以從頭開始或使用模板創建工作流程。這涉及到一系列帶有 if/then 邏輯的決策樹。 
• 工作流程執行：一旦設計的任務開始，任務將分配給相應的團隊成員，以根據技能集、優先級和可用性指定需要完成的工作。 
• 工作流程評估：可以通過審核完成時間、工作質量等來優化工作流程。 

工作流自動化最佳實踐

為了使工作流程自動化工作，公司應遵循以下最佳實踐：

• 與公司政策保持一致：在設計工作流程時，設計師需要考慮項目目標和合規性。 
• 與利益相關者一起參與：一個人根本不會在沒有與他們協商的情況下創造工作并將其分配給其他人。為了獲得經理、團隊成員和高管的認同，工作流程設計師應該盡早與他們一起檢查期望、成本和結果。這可以避免意外后果并有助于變更管理。 
• 為每項任務設置關鍵績效指標 (KPI)：現在可以跟蹤每項任務，管理人員可以設置 KPI 來評估流程每個步驟的工作質量。通常，管理人員只有整個項目的 KPI，而不是分析單個任務。
• 場外管理員：一旦所有任務都自動化，管理人員可能不需要管理員來跟蹤所有任務。他們應該考慮逐漸離開他們以節省資金。

工作流自動化與業務流程管理 (BPM)

工作流自動化是業務流程管理 (BPM) 軟件的一部分。BPM 是一種簡化和改進業務活動以更有效地執行特定業務操作的實踐。這些業務活動需要跨團隊協作，并且由許多活動部分組成，無論是軟件系統還是人工干預。 

工作流自動化通常是指涉及一個或多個團隊成員的一系列任務。相反，BPM 是指管理公司規模的所有部門的中央業務計劃和執行。也可以說工作流自動化或管理是 BPM 的輕量級版本。