政策管理是在組織內創建、審查、批準、組織和分發所有政策和程序文件的過程。政策管理允許公司根據需要進行調整，放棄舊的政策粘合劑，采用現代、易于理解的格式。 

什么是政策管理

組織中的員工需要跟上最新的威脅、風險和數據，并根據適用的規則和法規開展工作。政策管理幫助組織確保所有員工都知道如何操作和遵守他們的政策。 

政策管理軟件可幫助用戶根據組織的既定工作流程管理從創建到批準以及其間每一步的策略。策略管理允許團隊領導向所有相關員工分發和共享策略。此流程進一步幫助組織遵守外部法規并快速響應客戶升級或安全違規等情況。 

政策管理的類型

有各種類型的策略管理，有些比其他的更有效。公司選擇的類型取決于其規模、預算和偏好。

• 紙質：概述物理紙上的政策，使用文件柜和活頁夾等老式方法組織它們。這種方法通常被認為是有風險的，因為紙質保單容易丟失或損壞，容易產生安全風險，并且更新耗時。此外，頻繁打印可能很昂貴。 
• 混合媒體：紙張和數字解決方案的混合。它有助于減少紙張使用和效率低下。這種類型的策略管理允許組織比基于紙張更容易地協作和分發策略文檔。混合媒體策略管理通常涉及將文檔上傳到共享的Intranet 驅動器、以數字方式簽署和跟蹤文檔，以及使用 Gmail、 Google Workspace、Microsoft Teams等工具進行協作。這種方法比紙質方法更安全，但仍然容易出現文件過時或重復等低效問題。員工需要手動更新這些策略。 
• 基于數字：使用基于云的軟件盡可能高效地組織、更新和分發文檔。軟件允許組織自動化工作流程并實時更新政策，無需在每次發生變化時分發新的政策文件。 

使用政策管理的好處

管理策略可幫助團隊及時了解最新版本，從而使員工在所有情況下都保持合規。 

• 輕松更新。策略管理有助于防止從經理傳遞給員工的關鍵更新和新策略丟失。
• 風險管理。了解對他們的期望以遵守相關政策的員工可以降低其組織的不合規風險。
• 通過自動化工作流程節省時間。大型組織的政策管理拉近了政策制定者與員工之間的距離，并賦予政策制定者更大的影響力。它還可以幫助團隊自動化工作流程以節省時間。 
• 輕松報告。策略管理在一個集中位置記錄所有策略和修訂，從而實現輕松報告。
• 問責透明。政策管理有助于跟蹤哪些員工進行了更改，并使流程更加負責和透明。

政策管理的基本要素

策略管理需要一個系統來維護和更新文檔。這通常稱為策略目錄。目錄越高級，對組織就越有利。 

良好的政策管理系統的基本要素包括：

• 政策審查：定期審查確保所有政策都是最新的。這需要員工和經理及時共享、編輯和批準文件。
• 政策報告：狀態報告對于向領導層和審計報告很重要。策略管理應允許頻繁且輕松的報告。
• 政策批準：領導批準政策，讓政策管理團隊跟蹤每個政策的批準狀態。
• 政策修訂：政策管理應促進識別最新版本的簡單更新。

政策管理最佳實踐

必須建立政策管理系統以取得成功，并定期維護以取得積極成果。遵循以下最佳做法：

• 使用軟件。沒有有組織的政策管理系統的公司在政策一致性和溝通方面遇到了困難。此外，在紙質、電子表格或基本云存儲系統上手動分發策略會留下太多出錯的空間。借助軟件，組織可以自動更新公司范圍內的政策。策略版本位于中心位置，為所有相關利益相關者提供持續訪問。組織也不必擔心同時處理多個策略版本，因為該軟件總是顯示更新的版本。 
• 優先考慮一致性。政策管理需要保持一致，以便員工了解政策的重要性。適當的政策管理為管理人員提供了一致的紀律處分指南，這是公平對待的必要條件。 
• 使政策可訪問。整個組織的員工都應該可以輕松訪問策略。讓員工能夠搜索和找到他們正在尋找的政策有助于他們準確了解政策期望他們做什么，以便他們能夠相應地應對情況。
• 提供政策培訓。基于公司政策的培訓可幫助員工將政策情境化，改善長期政策合規管理。 
• 經常回顧。審查和更新政策是政策管理的重要組成部分。政策經常會發生變化，一個好的政策管理系統會跟上這些變化。