設施管理側重于對組織場所內可用的所有物理資源進行系統規劃、設計和維護。它協調現有的工作環境，包括人員、流程、地點和技術。設施管理團隊，通常在設施管理軟件的幫助下，確保設施的整體健康和功能，包括建筑物、IT 系統和安全、照明、家具和其他服務。

設施管理是各種規模組織的核心業務流程。精心規劃的設施通過降低系統故障的風險、確保工人的安全以及最大限度地降低固定資產的維護成本來提高組織的生產力。它使組織全年正常運轉。設施管理人員的職責是及時發現設施相關問題，并與其他部門協作解決問題。

設施管理適用于各種環境——從跨國公司到中小企業，從酒店到醫院，從制造廠到學校、大學和研究實驗室等教育機構。業務的性質決定了設施管理團隊的角色及其所涉及的流程。

什么是設施管理？

設施管理類型

設施管理主要有兩種類型，硬設施管理（Hard FM）和軟設施管理（Soft FM）：

• 硬設施管理 (Hard FM)：硬設施管理包括設施中存在的實物資產和基礎設施的重要性。它包括建筑維護、空調、照明、電氣和機械工程、管道、布線、消防安全系統、供暖和制冷。這些是場所內的不動產，直接影響員工的安全和福利。
• 軟設施管理 (Soft FM)：軟設施管理通常包括設施中基于服務的職責，需要日常管理和協調，如衛生和清潔服務、餐飲、安全、地面維護、害蟲控制、廢物管理、停車場和工作空間管理。這些確保員工在設施中擁有愉快和安全的工作環境。它還包括創造更健康、更安全和具有視覺吸引力的環境的服務。

使用設施管理的好處

精心設計的設施管理系統可為組織的內部和外部利益相關者提供多種好處。下面列出了一些常見的好處： 

• 確保更安全的場所：組織必須確保建筑物和基礎設施對在那里工作的人保持安全。許多房地產空間都有一些在建設和運營過程中必須遵守的規范和規定。設施管理通過深入研究每個表面和系統提供的數據和見解，帶來專業知識來更好地管理這些空間。設施經理使用這些數據制定有效的設施管理策略，以保持工作場所正常運行。
• 最大限度地降低運營成本：管理設施有時可能會很昂貴。必須密切關注預算和費用，以避免在所需的設施和資源上超支。精心策劃的設施管理計劃可最大限度地降低運營空間的成本，并有助于每年節省大量運營成本。檢查不必要的費用和有效利用資源反映了健康的底線。
• 支持員工生產力：設施管理通常與企業資產管理同步工作，以確保有效使用資產，以實現任何組織的高效和可持續運營。它負責現場的系統和服務，以支持主要業務流程、占用者和最終用戶的高生產力。設施和資產管理者共同開發一種綜合方法來管理資產的整個生命周期，包括設計、建造、運營、維護、更換和退役。

設施管理最佳實踐

為了使設施管理發揮作用，公司必須遵循以下最佳實踐：

• 與其他軟件集成：設施管理軟件如果與集成工作場所管理系統 (IWMS)、計算機化維護管理系統 (CMMS)和企業資產管理 (EAM) 軟件集成，可以更好地工作。必須將典型設施管理系統中的孤島分解為這些單獨的系統，以了解其設施的不同部分如何相互影響。
• 收集見解和信息：使用分析、人工智能和機器學習以及支持物聯網的設施管理軟件可以幫助收集有價值的數據、見解和信息，有助于深入分析發現差距并進行診斷。它還有助于制定新的設施管理策略并利用趨勢保持相關性。
• 優先考慮費用和預算：預算對于設施管理至關重要，因為它更符合降低業務成本。分配費用和預算背后的正確推理對于消除維護工作場所安全所需的運營、雇用工人和維護工作的額外成本至關重要。它在公司的財務健康和提高底線績效方面發揮著至關重要的作用。