文檔存儲(chǔ)是將數(shù)字文檔放入一種管理系統(tǒng)的行為，目的是有效和安全地存儲(chǔ)、管理和/或組織信息。數(shù)字文檔的示例包括 Word 文檔、PDF、演示文稿、發(fā)票、紙質(zhì)文檔的掃描圖像和其他商業(yè)文檔。

文檔存儲(chǔ)功能最常由文檔管理解決方案提供，該解決方案將大量公司文檔存儲(chǔ)在中央存儲(chǔ)庫中。文檔管理系統(tǒng)有助于提高檢索速度、減少文檔丟失、降低物理存儲(chǔ)成本并改進(jìn)工作流程。但是，存儲(chǔ)信息可能是任何涉及結(jié)構(gòu)化內(nèi)容管理或分析的軟件的能力。 

什么是文件存儲(chǔ)？

文件存儲(chǔ)類型

文檔存儲(chǔ)可以在本地或基于云：

• 本地存儲(chǔ)：本地文檔存儲(chǔ)需要使用組織自己的數(shù)據(jù)服務(wù)器來存儲(chǔ)內(nèi)容。這意味著組織負(fù)責(zé)服務(wù)器的維護(hù)和內(nèi)容的安全性。本地存儲(chǔ)有一些優(yōu)勢，例如不依賴第三方提供商來保持服務(wù)器正常運(yùn)行，從而使組織能夠更好地控制其數(shù)據(jù)。但是，此選項(xiàng)可能會(huì)很昂貴，因?yàn)榻M織需要確保其擁有適當(dāng)?shù)膫浞菹到y(tǒng)，因?yàn)槲募粫?huì)自動(dòng)保存在云中。本地選項(xiàng)更適合擁有專門 IT 團(tuán)隊(duì)來管理維護(hù)內(nèi)部數(shù)據(jù)服務(wù)器的技術(shù)需求的大型組織。
• 基于云的存儲(chǔ)：基于云的文檔存儲(chǔ)在線運(yùn)行，由負(fù)責(zé)維護(hù)的外部提供商托管。由于這是由外部處理的，因此不需要 IT 團(tuán)隊(duì)來安裝或維護(hù)系統(tǒng)。設(shè)置的前期成本也不高。缺點(diǎn)包括依賴互聯(lián)網(wǎng)連接來訪問文件和存儲(chǔ)限制。此外，由于數(shù)據(jù)由外部供應(yīng)商存儲(chǔ)并保持安全，因此公司通常需要預(yù)期一定程度的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)樗麄兊臄?shù)據(jù)不與他們?cè)谝黄稹?/span>

使用文檔存儲(chǔ)的好處

文檔存儲(chǔ)通常與其他功能相結(jié)合，這些功能使得在中央存儲(chǔ)庫中以數(shù)字方式存儲(chǔ)內(nèi)容的行為是有益的。就是這樣：

• 檢索：由于組織需要存儲(chǔ)大量數(shù)據(jù)，在正確的時(shí)間找到正確的文檔成為一項(xiàng)挑戰(zhàn)。大多數(shù)文檔存儲(chǔ)解決方案都具有搜索功能，允許用戶使用元數(shù)據(jù)或標(biāo)題中包含的關(guān)鍵字搜索文檔。更高級(jí)的搜索功能將使用全文搜索在文檔文本中查找關(guān)鍵字或短語。這顯著減少了檢索時(shí)間。 
• 安全性：安全性的一個(gè)方面是文檔存儲(chǔ)解決方案允許的用戶權(quán)限。只有授權(quán)用戶才能訪問、查看、編輯和/或共享文檔。另一個(gè)方面是能夠?qū)⑽臋n存儲(chǔ)在中央庫中，因此只要數(shù)據(jù)服務(wù)器維護(hù)得當(dāng)，文檔是安全的，不會(huì)放錯(cuò)地方或丟失。
• 成本：存儲(chǔ)物理文檔需要昂貴的設(shè)施，以及手動(dòng)搜索和檢索所需信息的額外時(shí)間和資源。這可以通過數(shù)字文檔存儲(chǔ)來避免。
• 工作流程：如果設(shè)置正確，一些業(yè)務(wù)工作流程可以直接從存儲(chǔ)在數(shù)字文檔存儲(chǔ)解決方案中的記錄中提取數(shù)據(jù)，這有助于簡化某些業(yè)務(wù)流程。

文檔存儲(chǔ)的基本要素

文檔存儲(chǔ)的格式可能會(huì)有所不同，具體取決于它們是獨(dú)立解決方案還是更大產(chǎn)品的一部分，但大多數(shù)解決方案將包括以下元素：

• 文檔捕獲和導(dǎo)入：這是將文檔放入存儲(chǔ)系統(tǒng)的過程。數(shù)字文檔可以直接導(dǎo)入，但紙質(zhì)文檔需要先掃描成數(shù)字格式。一些解決方案使用 OCR 技術(shù)將包含書面文本的圖像轉(zhuǎn)換為機(jī)器可讀的文本數(shù)據(jù)。
• 存儲(chǔ)空間：使用文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)可以存儲(chǔ)的內(nèi)容量取決于數(shù)據(jù)服務(wù)器的容量。通常，云存儲(chǔ)空間有限，因此較大的組織選擇本地存儲(chǔ)。
• 文檔組織：存儲(chǔ)解決方案允許管理員以最適合組織需求的方式構(gòu)建系統(tǒng)。他們可以選擇按團(tuán)隊(duì)、層次結(jié)構(gòu)、知識(shí)領(lǐng)域或客戶對(duì)文檔進(jìn)行排序。

文檔存儲(chǔ)最佳實(shí)踐

為了使文檔存儲(chǔ)高效工作，請(qǐng)遵循以下最佳實(shí)踐：

• 清晰的命名約定：文檔需要遵循清晰的命名約定，以便輕松識(shí)別記錄并避免混淆。常見的命名約定通常包括描述文檔、創(chuàng)建日期和版本號(hào)的關(guān)鍵字。 
• 用戶權(quán)限：為確保只有授權(quán)用戶才能訪問某些文檔，必須設(shè)置用戶權(quán)限。這通常通過將用戶組織成組來完成，不同的組具有不同的訪問級(jí)別。

文檔存儲(chǔ)與文檔管理

文檔存儲(chǔ)通常是指將文檔以數(shù)字方式存儲(chǔ)在集中位置的行為。文檔管理是一個(gè)更全面的術(shù)語，指的是如何組織、檢索、訪問、分析數(shù)字存儲(chǔ)的文檔并與業(yè)務(wù)流程集成——所有這些都是為了提高效率和安全性。