文檔簽名是向文檔添??加數(shù)字或電子簽名以提供發(fā)件人身份的過程。電子文檔簽名消除了對(duì)物理紙質(zhì)文檔的需求，并大大加快了簽名過程。

文件簽署通常是任何合同的關(guān)鍵部分，并且在合同管理軟件和提案軟件空間中發(fā)揮著重要作用。文檔簽名簡(jiǎn)化了文檔流程，具有多種功能，旨在簡(jiǎn)化文檔創(chuàng)建、建立工作流程并提醒各方提交已簽名的文檔。包括銀行和房地產(chǎn)在內(nèi)的許多行業(yè)都依賴文件簽署來支持其日常業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)并及時(shí)敲定合同。

什么是文件簽名？

文件簽署的類型

企業(yè)使用各種形式的數(shù)字文件簽名來完成不同類型的合同和文件。了解使用戶能夠簽署文件的軟件以及為文件簽署建立的各種標(biāo)準(zhǔn)都非常重要。在軟件方面，一般有兩種常見的類型： 

• 電子簽名：電子簽名是電子簽名文檔的最常見方式，這是通過使用電子簽名軟件來完成的。它是一種數(shù)字形式的簽名，具有法律約束力和安全性，但不包含任何編碼或標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)只需要驗(yàn)證文件時(shí)就使用電子簽名。例如，電子簽名可以包括手寫簽名的復(fù)印件、打印出來的簽名，甚至只是單擊“接受按鈕”。 
• 數(shù)字簽名：數(shù)字簽名是另一種常見的文檔簽名形式，但與電子簽名相比，數(shù)字簽名通常更安全。使用數(shù)字簽名，用戶需要擁有數(shù)字證書，以便他或她可以鏈接到文檔。數(shù)字簽名通常由負(fù)責(zé)提供可與許可證或護(hù)照相比較的數(shù)字證書的認(rèn)證機(jī)構(gòu)授權(quán)。數(shù)字證書用于驗(yàn)證文檔以確定其真實(shí)性。這對(duì)于使用簽名驗(yàn)證原始人的身份至關(guān)重要。
  除了軟件之外，在安全性和有效性方面，文檔簽名也有不同的標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)由歐盟法規(guī)制定，并正在世界范圍內(nèi)慢慢采用。這些標(biāo)準(zhǔn)如下：

• 標(biāo)準(zhǔn)電子簽名：標(biāo)準(zhǔn)電子簽名不需要用戶 ID 驗(yàn)證。它們可以與電子簽名軟件一起使用，包括掃描簽名并使用“我接受”按鈕。
• 高級(jí)電子簽名 (AES:)：AES 用于合法有效的電子簽名。這些簽名唯一地鏈接到簽名者，可以識(shí)別簽名者，并且可以揭示簽名數(shù)據(jù)中的任何變化。這種類型的文檔簽名通常使用提供第二層驗(yàn)證的兩步驗(yàn)證來完成。這方面的一個(gè)例子可以是您手機(jī)上的一個(gè)應(yīng)用程序，簽名人需要使用該應(yīng)用程序來驗(yàn)證他們?cè)陔娮游臋n上的簽名實(shí)際上是由他們自己完成的。  
• 合格的電子簽名 (QES)： QES 提供所有數(shù)字簽名的最高安全性和合法性要求。合格的簽名通過第三方信任服務(wù)提供商 (TSP) 提供額外的安全性。對(duì)于需要高度安全性的文件，例如財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、法律合同、公司注冊(cè)以及許多其他公司和政府互動(dòng)，這些可能是必需的。

文件簽名對(duì)企業(yè)的好處

概述文檔簽名過程的好處以及數(shù)字簽名軟件的好處很重要：

• 允許用戶驗(yàn)證具有約束力的合同或協(xié)議
• 為用戶提供記錄文件以證明達(dá)成的協(xié)議
• 提供買賣雙方之間的理解方式
• 提供更快的合同周轉(zhuǎn)、減少瓶頸和實(shí)時(shí)合規(guī)性。 

文件簽名的基本要素

文檔簽名的一些基本要素包括：

• 文檔簽名：文檔簽名允許簽名者輕松直觀地簽署文檔。
• 提醒和到期：此功能提醒簽名者等待簽署的文件和文件到期日期。
• 登錄過程：登錄過程或身份驗(yàn)證過程是安全且無縫的。
• 移動(dòng)簽名：用戶可以在移動(dòng)設(shè)備上輕松發(fā)送和簽署文件。
• 簽名工作流程：發(fā)件人、管理員或兩者都可以通過多個(gè)簽名步驟輕松設(shè)置和跟蹤文檔。
• 批量數(shù)字簽名：文檔簽名提供了一次發(fā)送需要數(shù)千個(gè)簽名者的文檔的能力。
• 報(bào)告：報(bào)告功能有助于提供標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告，并有助于輕松創(chuàng)建自定義報(bào)告以管理簽名過程。
• 簽名文檔創(chuàng)建：文檔簽名可在所有必需的電子文檔類型或表格上輕松創(chuàng)建簽名塊。
• 法規(guī)遵從性：軟件符合所需的法規(guī)遵從性。
• 簽名歷史記錄和審核：此功能有助于跟蹤所有文檔簽名歷史記錄以符合規(guī)定的要求。
• 企業(yè)可擴(kuò)展性：文檔簽名提供了允許大型組織擴(kuò)展的功能。
• 自定義品牌：可以通過簽名過程應(yīng)用自定義品牌。

文檔簽名最佳實(shí)踐

為了充分利用文檔簽名解決方案，公司應(yīng)遵循以下最佳實(shí)踐：

• 就任何看起來有問題的條款提出問題
• 在簽署文件時(shí)考慮特定的業(yè)務(wù)目標(biāo)
• 讓多個(gè)利益相關(guān)者查看文檔以確保沒有遺漏任何重要內(nèi)容
• 了解完成文件需要誰的簽名