文檔管理是捕獲、跟蹤和存儲電子文檔的過程，例如 Word 文檔、PDF、演示文稿、發票、紙質文檔的掃描圖像和其他業務文檔。

文檔管理系統和流程可以通過提供集中存儲、訪問控制和權限、文檔安全、審計跟蹤和簡化的工作流程來節省企業的時間和金錢。雖然文檔管理可以作為獨立的解決方案存在，但它通常是其他軟件應用程序中包含的功能。涉及結構化內容管理或分析的軟件可能具有文檔管理元素，以便安全有效地管理文檔。

什么是文檔管理？

文件管理類型

文檔管理有幾個不同的用例，其中有不同類型的文檔管理產品：

• 企業內容管理 (ECM)：企業內容管理 (ECM) 系統 有助于 在集中式存儲庫中捕獲、存儲和組織非結構化內容的過程。ECM 通常是一個總稱，它位于更狹義的文檔管理系統之上，因為它指的是任何和所有類型的業務信息的存儲——掃描的紙質文檔、數字文件、電子郵件、演示文稿、電子表格等。
• 知識管理：知識管理軟件支持識別、捕獲、檢索和共享信息資產的集成方法，這些信息資產高度關注如何完成任務、如何處理情況、流程如何工作以及如何獲得工作完畢。讓員工能夠在正確的時間訪問正確的信息，從而提高決策制定和效率。
• 云內容管理：云內容管理是將各種類型的內容存儲在云中的過程，使團隊可以從任何地方訪問信息并實現協作。 

使用文檔管理的好處

文檔管理產品、策略和實踐以多種方式使企業受益： 

• 節省時間：鑒于企業中流通的大量內容，文檔管理大大提高了文檔檢索速度。文檔管理系統中的元數據、標記和搜索功能允許輕松準確地檢索。
• 安全性：文檔管理系統允許管理員設置訪問和權限規則，以更安全地共享業務文檔。
• 減少空間和資源：將紙質文檔數字化并將其存儲在這些系統中可降低紙張、打印和存儲成本。 
• 單一事實來源：內容不斷被復制和編輯，因此很難跟蹤最新和最準確的信息。文檔管理系統提供完整的版本歷史記錄，因此用戶知道他們正在訪問最新的內容。
• 工作流程改進：一些解決方案配備了數據提取和分析功能，允許信息自動流入其他業務流程，從而優化存儲信息的使用。 
• 增強協作：文檔管理將內容從其孤島中分離出來并在整個企業中共享，允許用戶查看、編輯、評論和注釋相同的內容。 

文件管理的基本要素

以下是一些對有效文檔管理實踐至關重要的一般要素：

• 文檔采集：文檔管理從掃描紙質文檔或將數字文件導入中央存儲庫開始。OCR 軟件通常用于分析和自動組織捕獲的文檔。
• 存儲：企業通常擁有海量的數據和內容，因此充足的存儲空間和存儲能力對于文檔管理至關重要。
• 檢索：這是從中央存儲識別和獲取文檔的過程，同時調節對每個文檔的權限和訪問。檢索使用文檔的唯一標識符，例如元數據和特定搜索詞。 
• 工作流程：除了簡單地存儲文檔外，文檔管理系統通常還能夠自動將文檔路由到各種人員和流程，從而消除瓶頸并簡化業務工作流程。 
• 分發：文檔管理有助于將正確的信息傳遞給正確的人。有效的系統將規范文檔和文檔文件夾向授權人員的共享和分發。

文檔管理最佳實踐

采用以下最佳實踐可讓企業實施有效的文檔管理實踐：

• 清晰一致的文件夾和文檔命名結構：一致的命名有助于用戶找到他們正在尋找的內容并減少重復的文檔，減少搜索文件所花費的時間以及整體的混亂和挫敗感。
• 版本控制規則：文檔管理的目的是以減少混亂的方式組織內容并將正確的內容提供給正確的人。為何時應該和不應該創建文檔的新版本設定規則有助于保持系統的組織性和有效性。 
• 設置工作流自動化：優先考慮哪些流程要自動化應該取決于哪些流程對業務至關重要并且最符合業務目標。下一步是設置自動化規則并通知用戶這些工作流程。

文檔管理與內容管理

文檔管理管理結構化數據，例如 Word 文檔、PDF、演示文稿等，主要用于合規性和工作流管理目的。相反，內容管理使用內容管理軟件處理結構化和非結構化數據，例如 Web 內容（HTML 和 PDF 文件）和用于存儲、檢索和發布 Web 內容的主要目的的數字文件。