客戶合同管理是管理和監控組織持有的協議的過程。它允許公司跟蹤可交付成果、產品、服務、時間表和其他合同義務。它還有助于確保合同及其所有要素符合任何相關法規或要求。 

較小的公司將這些流程的責任留給合同經理。同時，較大的組織可能需要一個專門的合同管理團隊，其中包括來自法律和財務背景的專業人士。

跨行業的組織通常使用合同管理軟件來自動創建、跟蹤和監控合同。這些工具還通過允許用戶創建、存儲、管理和共享復雜的業務合同來簡化各種流程，以避免談判階段的瓶頸。

什么是客戶合同管理？

客戶合同類型

大多數客戶合同屬于三個類別之一。類型因交付物及其定義方式而異。

• 固定價格：在明確定義義務和工作說明書時使用。該組織為整個項目設定了一個固定的報價，考慮了可能干擾的任何風險。 
• 時間和材料：引用時間和材料成本。它說明了與客戶合作的項目可能比最初計劃的成本更高，因為項目所需的時間和材料是不可預測的。
• 成本可報銷：客戶支付項目或項目的成本加上額外的利潤費用。費用在合同中列出，而組織產生的費用在完成時計算和支付。 

客戶合同管理的好處

對義務和協議的適當管理可以使員工充分了解情況、減少業務損失、提高生產力等，從而使組織受益。主要好處是：

• 管理多個合同。 企業可以組織和管理大量合同，因此它們很容易找到并且可以每天訪問。 
• 安全存儲。 文檔安全地存儲在云中。 
• 無障礙。 員工可以使用搜索特定條款在幾秒鐘內找到并訪問特定合同。 
• 通知。當文件需要注意時，員工會收到通知。只要到了截止日期、里程碑或續訂時間，就會發送警報。 
• 報告和審計。 幫助組織遵守合同條款并避免潛在費用。 
• 提高生產力。 簡化管理和風險評估流程，讓員工了解所有合同義務。 
• 避免失去業務。 更好地管理客戶協議有助于公司避免導致業務損失的低效率。

客戶合同管理流程的基本階段

該過程涵蓋了合同所經歷的每個階段，從創建到續訂。以下是從開始到結束的基本階段：

• 創建：將合同請求提交給法律部門進行審查和創建，或使用軟件生成法律批準的合同。 
• 協商：員工在內部討論文件、編輯文件并達成協議。 
• 批準：所有利益相關者審查并批準該草案。
• 接受：組織選擇要使用的簽名方法。 
• 履行：使組織和客戶遵守合同協議。
• 分析：收集和分析合同元數據。 
• 優化：收集的見解用于改進合同管理流程并推動業務增長。 
• 續訂：客戶和組織決定是否續訂他們的協議。 

客戶合同管理最佳實踐

正確的工具可以成就或破壞客戶合同管理。為了體驗所有可能的好處，組織應遵守以下最佳實踐：

• 選擇正確的系統。工具和軟件可以簡化流程。公司可以通過選擇提供大量資源來幫助實施的免費試用選項來確保他們選擇了正確的系統。
• 優先支持。有效的客戶合同管理需要所用軟件的支持以及法律和財務方面的洞察力。公司應建立一個支持系統，以幫助其員工無縫實施戰略以正確創建和管理合同。
• 一次實施一種合同類型的系統。一次只對一種合同類型應用新的管理方法并優先考慮最緊迫的合同類型可以加快價值評估時間并防止員工不堪重負。