成本跟蹤是項目管理的一個方面，專門用于監控項目的財務狀況。這個持續的過程從項目生命周期的開始開始，一直持續到項目完成。 

成本跟蹤需要項目管理團隊和關鍵利益相關者之間盡可能準確地進行溝通。項目成本管理軟件通常用于監控項目的盈利能力，識別實際成本，并比較它們以計算利潤。

什么是成本跟蹤？

成本跟蹤階段

成本跟蹤在項目發展的各個階段進行。這些階段包括：

• 預先計劃：項目團隊收集數據以創建預算估算。確定潛在資源，并考慮勞動力成本、軟件和其他材料等要素。
• 估算預算：然后使用來自預先計劃的信息來創建項目預算估算，該估算得到關鍵利益相關者的批準。此估算用于衡量實際費用，以便團隊可以了解項目的進展情況。
• 建立成本控制：成本控制幫助項目經理在需要的地方獲得適量的資金，以確保項目順利和成功。材料、硬件、軟件、供應商發票、時間表和意外費用等要素需要成本控制。 
• 跟蹤成本： 預算跟蹤記錄所有成本以及它們與基線預算的關系。跟蹤這些成本使團隊能夠了解項目如何符合預算以及必須在哪里進行調整。
• 衡量結果：在項目的每個報告期結束時，計算項目與估計預算的對比情況以及是否達到預期。 
• 更新預測：讓相關團隊成員和利益相關者了解項目或其預算內發生了什么變化。這樣做可以讓項目經理記錄并證明所做的任何更改。
• 持續改進：成本跟蹤改進了團隊執行項目的方式，同時還為參與完成項目的每個人提供了透明度。 

成本跟蹤的好處

有效的成本跟蹤具有項目經理不應忽視的業務優勢。其中一些好處是：

• 防止支出：當團隊在預計劃階段分配和估算成本時，項目經理可以確保在特定區域不會發生超支。
• 避免風險： 使用正確數據估算的預算將具有低風險津貼，即使發生不可預見的風險，項目也有最大的成功機會。
• 改進預測：通過成本跟蹤生成的報告可以幫助團隊優化成功所需的資源。這可以為未來的努力帶來更準確的預算。 

成本跟蹤最佳實踐

為了正確進行成本跟蹤，需要遵循特定的最佳實踐。這些最佳實踐包括：

• 與團隊成員討論：準確跟蹤和預測成本取決于團隊以及他們如何執行任務。在預先計劃期間與團隊成員協商，以了解更多關于他們的期望、時間表、目標等的信息。
• 跟蹤數據：適當的數據收集可以簡化所有相關方的成本跟蹤過程。在此步驟中，項目管理軟件會派上用場，此外還有用于比較數字并保持成本分組和組織 的電子表格軟件。
• 提供適當的訪問權限：任何可以制定或破壞項目預算的團隊成員都應該有權訪問項目的成本跟蹤數據。
• 使用時間跟蹤軟件：在估算資源成本時，團隊成員可以使用 時間跟蹤軟件使用任務計時器記錄小時數。然后，項目經理可以使用此信息來確定任務需要多長時間以及所需的資源數量。