預算跟蹤是跟蹤費用、收據和發票的過程，以便項目可以在分配的預算內完成。 

預算跟蹤可以使用預算和預測軟件來完成。也可以使用項目管理軟件，在這種情況下，預算會詳細說明特定項目的預期費用和利潤。這種類型的預算跟蹤可幫助團隊管理他們正在使用多少預算、資金去向以及需要進行哪些調整才能正確完成工作。

跟蹤預算還使團隊有機會在為時已晚之前抵消額外費用。通過預算跟蹤，團隊可以輕松識別需要比預期更多資金的預算項目。可以重新分配資金來彌補這一點，以便在不超出預算的情況下完成項目。

什么是預算跟蹤？

預算跟蹤的類型

有許多不同類型的預算跟蹤。通常，這些類型是根據團隊的特定目標來選擇的。 

• 增量預算是與傳統預算最相似的預算跟蹤類型。它的工作原理是根據公司的增長或衰退增加預算。這是一種計算預算調整的簡單方法，但它可能會忽略趨勢和通貨膨脹等復雜性。 

• 基于活動的預算與公司想要實現的目標相反。這種方法從期望的最終結果開始，然后概述實現該目標需要發生的事情，并創建一個適應這些行動的預算。這種方法最適合短期的、以目標為導向的預算跟蹤。 

• 價值主張預算檢查每個金額包含在預算中的原因，以及每個項目為客戶、員工或利益相關者帶來的價值。最終，價值主張預算幫助團隊確定項目的價值是否足以證明其成本合理。這種方法通過確保預算的每一部分都為項目帶來價值來消除不必要的支出。 

• 零基預算是指所有部門的預算都從零開始。然后，團隊添加到這些預算類別中，證明一路上的每一筆費用都是合理的。這種方法非常適合預算緊張的公司。它通常用于需要大幅減少預算并且非常耗時的情況。 

預算跟蹤的好處

預算跟蹤可幫助組織以多種方式優化其項目管理。主要好處包括：

• 監控成本：預算跟蹤可幫助團隊監控與項目相關的所有成本和承諾。如果某些預算項目需要更多資金，團隊可以實時重新分配資源，以防止項目完成時超出預算。 
• 綜合記錄：適當的預算跟蹤為團隊提供支出記錄。這些記錄在創建新的增長目標時很有用，還可以幫助團隊在未來創建更準確的項目預算。 
• 監控團隊效率：經理將仔細查看在項目的各個方面花費了多少時間。

預算跟蹤最佳實踐

為了成功跟蹤預算，個人應牢記這些基本的最佳實踐。 

• 讓團隊參與：讓所有利益相關者參與制定預算可以提高準確性，確保即使是最小的費用也包括在內。當經理對他們的團隊了解當前的預算狀態時，團隊更有可能實現他們的預算目標。 
• 創建項目任務列表：在項目開始時使用項目管理軟件創建詳細的任務列表，可以保證在創建預算時將所有成本都考慮在內。 
• 獲得正確的工具：手動預算跟蹤非常耗時，并且可能導致人為錯誤。為了準確有效地跟蹤，團隊應該選擇使用預算軟件。 
• 考慮隱藏費用：將一部分預算分配給潛在的隱藏費用可以幫助團隊在不可預見的情況下保持正常。 

• 從過去的預算中學習：檢查過去的預算中出了什么問題是避免再次犯同樣錯誤的好方法。 

預算跟蹤與費用跟蹤

費用跟蹤是跟蹤所有支出的行為。這是一種監控團隊在給定項目上花費了多少錢的方法。費用跟蹤是創建預算的一部分，并且只是團隊監控他們花費多少的一種方式。  

預算跟蹤可幫助團隊監控花費了多少預算。它與費用跟蹤的不同之處在于預算跟蹤受預算邊界的影響，旨在防止團隊超支。