投標管理是一種售前支持服務，用于創(chuàng)建和提交投標書以響應資格預審問卷 (PQQ)、報價請求 (RFQ)、招標邀請 (ITT)、建議書 (RFP) 和信息請求 (RFI) ）。有效的投標管理可幫助組織成功提交提案并持續(xù)贏得合同。

一個經(jīng)過深思熟慮的投標流程有助于投標經(jīng)理了解客戶的業(yè)務需求、最大化利潤并最小化業(yè)務風險。提交建設(shè)項目建議書的投標經(jīng)理使用投標管理軟件創(chuàng)建專業(yè)的投標估算、跟蹤項目進度并與其他建設(shè)管理軟件集成。

什么是投標管理？

施工投標管理的重要性

投標涉及多個利益相關(guān)者，包括股東、項目經(jīng)理、分包商、供應商、投標人、員工和其他貢獻者。有效的利益相關(guān)者協(xié)調(diào)對于避免浪費時間和最大限度地提高效率至關(guān)重要。投標管理系統(tǒng)通過時間敏感的投標管理、利益相關(guān)者參與、投標選擇參數(shù)跟蹤和準確的投標創(chuàng)建解決方案幫助企業(yè)應對這些挑戰(zhàn)。

承包商使用投標管理解決方案來處理他們贏得的正在進行的項目。即使在壓力大的環(huán)境中，一流的投標管理軟件也能幫助公司滿足緊迫的期限。

建筑采購的種類

尋找合適的建筑承包商對于提高產(chǎn)品質(zhì)量和降低風險至關(guān)重要。根據(jù)投標管理的復雜性，有六種類型的建筑采購路線。

1. 傳統(tǒng)采購采用設(shè)計-投標-建造項目交付方式。在此招標模式中，企業(yè)主分別采購建筑服務和設(shè)計工作。施工招標在設(shè)計階段結(jié)束后開始。
2. 低價或最低投標采購將合同授予最低投標人。政府和公共機構(gòu)都使用這種招標方法來防止腐敗并證明以最優(yōu)惠的價格獲得服務。
3. 兩步招標采購首先確定入圍名單，然后將合格的投標從技術(shù)可靠的投標人中移至第二輪。在此采購模式中，合格的最低投標將獲得合同。聯(lián)邦采購指南使用這種招標方法授予無限期交付無限量 (IDIQ) 建設(shè)合同。
4. 最佳價值評分選擇采購會考慮價格和績效來授予合同。在此模型中，企業(yè)指定和定義為投標增加價值的標準。
5. 協(xié)商采購不公開邀請?zhí)岚浮Ｏ喾矗鼤趨f(xié)商技術(shù)要求和價格后選擇有利的承包商。
6. 單一來源采購或無投標合同采購是企業(yè)在只有一個承包商可以滿足項目要求時使用的一種非競爭性招標方式。

投標管理團隊結(jié)構(gòu)

雖然投標管理團隊結(jié)構(gòu)因組織層級和規(guī)模而異，但大型跨地域組織依賴于具有專業(yè)技能的敬業(yè)人員。以下是典型的投標管理團隊角色。

• 贏得工作主管：平衡資源投資并從新老客戶那里獲得銷售額
• 業(yè)務發(fā)展主管：尋找新的戰(zhàn)略客戶并發(fā)展現(xiàn)有業(yè)務
• 投標總監(jiān)：與業(yè)務發(fā)展負責人密切合作，了解承包公司的需求
• 投標經(jīng)理：推動投標創(chuàng)建過程并與團隊協(xié)調(diào)以統(tǒng)一投標
• 商務經(jīng)理：領(lǐng)導投標談判并制定投標定價
• 投標協(xié)調(diào)員：協(xié)助投標經(jīng)理撰寫、編輯和校對投標
• 投標品牌設(shè)計師：創(chuàng)建引人注目的投標標識并設(shè)計投標概念
• 數(shù)字設(shè)計師：將投標副本的印刷版數(shù)字化
• 主題專家 (SME)：為投標人提供技術(shù)指導和主題專業(yè)知識
• 投標人：回答與投標相關(guān)的問題并提高投標的可讀性
• 校對員：審查和校對投標副本

投標管理流程

投標管理流程依賴于跨學科協(xié)作來創(chuàng)建故事板、分析競爭對手、創(chuàng)建投標策略、整理內(nèi)容、確定投標定位并最終提交投標。它包括五個主要步驟。

1. 研究：這是情報收集階段。在這個階段，投標組織評估滿足投標要求所需的資源和技能。研究還涉及根據(jù)項目目標制定戰(zhàn)略投標總體計劃。
2. 投標準備：投標公司會考慮多種因素來準備和調(diào)整投標。這些因素是材料成本、勞動力成本、優(yōu)質(zhì)服務、福利和折扣。
3. 投標提交：投標經(jīng)理審核最終投標，并通過在線門戶網(wǎng)站或其他通訊方式提交。
4. 投標評估：承包機構(gòu)根據(jù)預先宣布的中標標準以及合規(guī)檢查和建議審查和評估參與投標。
5. 合同授予推薦：評標委員會推薦和授予投標人。

投標管理策略

有效的投標管理策略是贏得投標的關(guān)鍵。企業(yè)使用以下方法成功投標：

• 企業(yè)文獻：通過政策、案例研究、許可證和認證展示組織經(jīng)驗和專業(yè)知識
• 品牌指南：使用一致的徽標、品牌顏色、字體、圖像、圖標和模板確保專業(yè)印象
• 買方需求分析：通過特定業(yè)務和與投標相關(guān)的信息加強投標提交
• 能力評估：確定合適的以往經(jīng)驗和財務能力以履行合同承諾
• 定價分析：指定投標人可持續(xù)滿足定價要求的能力，包括組織成本核算、增值稅 (VAT) 和其他支出
• 校對：使用一致性檢查、撇號問題、語法問題、缺少單詞和語法錯誤來格式化內(nèi)容
• 提交銀行：跟蹤負責任務規(guī)劃和實施的資源和個人

投標管理最佳實踐

投標經(jīng)理與團隊協(xié)調(diào)，使用RFP 軟件創(chuàng)建具有競爭力的提案。遵循以下最佳實踐對于贏得潛在客戶至關(guān)重要。

• 與利益相關(guān)者合作，組建合適的團隊，定義投標策略，并取得最佳成績
• 評估 RFP以了解項目要求、時間表和潛在障礙
• 使用投標庫查找和重復使用以前的投標模板
• 在滿足提案要求的同時個性化投標響應
• 委派任務和責任，為更大的事情節(jié)省時間并幫助員工成長
• 專注于持續(xù)發(fā)展以磨練投標管理和提案撰寫技巧

投標管理與預售

投標管理包括機會鑒定、競爭分析、解決方案策略、成本計算和交付。投標經(jīng)理還使用資源金字塔和生產(chǎn)力收益來協(xié)商最佳和最終報價 (BAFO) 決策階段。

售前包括架構(gòu)解決方案、設(shè)計粗略的數(shù)量級 (ROM) 定價、向客戶展示概念證明 (POC) 以及解決他們的顧慮。它發(fā)生在客戶購買產(chǎn)品或服務之前。