審計跟蹤是可以追溯到其特定來源的交易細節(jié)、會計和其他財務信息的逐行記錄。審計跟蹤通常用于驗證和跟蹤組織的各種交易。這些交易可能包括購買、銷售、收入、凈收益和費用。審計跟蹤中的文件包括商業(yè)發(fā)票、書面估算、采購訂單和任何包含交易細節(jié)的電子郵件。

維護財務審計跟蹤報告通常是一項監(jiān)管要求，并被視為取決于財務領域的會計最佳實踐。組織通常使用審計管理軟件來簡化審計流程并遵守法規(guī)或內部政策。 

什么是審計跟蹤？

進行審計日志的最常見行業(yè)是：

• 金融
• 會計
• 醫(yī)療保健和醫(yī)療組織
• IT行業(yè)
• 電子商務 
• 大學

審計跟蹤示例

一個人進行的任何類型的審計跟蹤通常或多或少相同，但是，這些常見示例可用于更好地理解審計跟蹤是什么。

• 在與購房者打交道時，抵押貸款機構可能會進行審計追蹤，以確定首付資金的來源。這種類型的審計記錄將包括顯示存入資金的銀行對賬單。
• 當企業(yè)需要購買新車進行交付時，企業(yè)會創(chuàng)建一個包含所需車??輛類型和價格范圍的采購訂單。購買交付車輛后，汽車經銷商會提供一份銷售單，其中詳細說明了車輛類型、條款和數量。 

審計追蹤的好處

如果做得正確，進行審計跟蹤可以帶來很多好處。其中一些好處包括：

• 欺詐保護：審計跟蹤的主要目的是防止欺詐，因為它們可以幫助企業(yè)更好地控制有關其組織的各種詳細信息的情況。審計跟蹤還可以減輕內部欺詐，同時通過保持對財務的嚴格控制來減少外部威脅。

• 無壓力審計：上市公司被要求讓獨立的第三方來源每年進行一次審計。以審計跟蹤的形式擁有適當的記錄使這更容易，壓力也更小。當所有財務細節(jié)和交易都在跟蹤范圍內時，審計過程會更快，費用也會更少。 

• 提高效率：當企業(yè)需要快速查找財務信息時，擁有全面的審計跟蹤可以節(jié)省每個人搜索書籍的時間和精力。在需要時，所有信息都將始終可用。

• 了解合規(guī)要求：合規(guī)標準因行業(yè)而異，但了解要求并保持審計跟蹤有助于企業(yè)避免收入損失和任何額外罰款。

• 災難恢復：如果發(fā)生意外危機，擁有全面的審計跟蹤就像擁有保險一樣。雖然日常運營可能不需要它，但企業(yè)總是很高興他們在發(fā)生災難時創(chuàng)建了一個。如果發(fā)生惡劣天氣事件，這種業(yè)務活動、費用、收入和成本記錄可以幫助克服可能的業(yè)務結束災難。

• 投資和貸款定位：當一個組織尋找投資者向公司投入資金時，投資者很可能會在做出決定之前要求查看該組織的審計跟蹤。另外，信貸員在發(fā)放貸款之前總是會檢查公司的財務狀況是否安全。在這兩種情況下，擁有準確的財務數據都是有益的。

審計追蹤的基本要素

標準審計跟蹤包含特定的財務細節(jié)。通常，這些基本的審計追蹤要求包括：

• 購買的時間戳
• 購買者
• 發(fā)售時間
• 銷售地點

簡而言之，審計跟蹤與雜貨收據極為相似。當在雜貨店購買一打雞蛋時，收據就是整個交易記錄。 

審計跟蹤最佳實踐

在構建審計跟蹤時，需要遵循特定的最佳實踐以確保其正確完成。

• 通常，審計跟蹤從購買的發(fā)票收據開始。
• 跟蹤必須包括按時間順序排列的交易開始和完成的步驟列表。
• 如果可能，應在記錄的整個生命周期內保持審計跟蹤。這些跟蹤對于歷史報告和解決未來可能出現的問題非常有益。
• 由于存儲空間可能有限，企業(yè)應僅在審計跟蹤中收集有用和必要的信息。
• 所有審計跟蹤信息都應存儲在安全位置并定期備份以避免丟失記錄。
• 應按計劃審查審計記錄，以盡可能降低風險。
• 相關部門的 IT 循環(huán)和領導層應該循環(huán)參與所有審計活動，以便進行適當的溝通。