審批工作流是一組邏輯活動，用于簡化組織中的任務或數據。批準工作流的不同之處在于它們暫停流程，直到指定的個人批準數據。 

根據流程，批準通常由經理或質量保證 (QA) 主管給出。發票審批工作流是審批工作流的一個很好的例子。它可能涉及直接經理和財務團隊成員，以確保發票報銷流程順利完成。

根據項目和組織的范圍，審批工作流程會有很大差異。必要時可以有盡可能少或盡可能多的流程和批準檢查點。但是，在某項內容上線、投入生產或以其他方式被視為完成之前，至少需要一項批準。

審批工作流程是業務運營的重要組成部分。使用正確的工作流管理工具，它可以幫助企業自動化最常見的任務。審批系統允許審批者在個人完成任何特定任務之前對其進行審查并提供輸入。

什么是審批工作流程？

為什么審批工作流程很重要？

無論組織有多大或多小，它都可能使用團隊來處理保持公司平穩運行所需的大量業務流程。最大化效率、減少錯誤和提高生產力的一種方法是創建審批工作流。

審批工作流程是任何流程的命脈。無論是處理費用還是審批休假時間，始終需要審批工作流。它還可以幫助團隊成員進行溝通和協作，確保在此過程中不會出現嚴重錯誤。 

批準工作流流程在正常運行時，可以使任務在管道中流動。這種系統使企業能夠執行多項任務并防止出現瓶頸。它還通過審計跟蹤提供更高的透明度，以跟蹤批準步驟，并允許個人與相關批準人跟進批準請求。

企業可以設計一個手動審批流程，讓員工遵循預定義的程序并手動記錄他們的進度。手動審批方法既費時又費力，可能會導致延遲交貨和錯過付款。

因此，許多企業已轉向自動化審批流程。公司使用工作流管理軟件來設計個性化的工作流自動化，指導用戶通過驗證工作完成和批準。此類審批軟件針對不同的工作流程使用自定義模板，例如采購訂單、報銷請求和項目建議書。

自動化工作流程的主要優勢包括節省時間、提高效率和流程標準化。一些流行的工作流軟件包括 Microsoft Sharepoint、Kissflow 和 Asana 等。

審批工作流的類型

批準工作流程是許多組織為了提高效率而遵循的最佳實踐之一。這些活動使流程繼續進行并防止項目延誤，因為它們是不可避免的。批準確保所有關鍵細節在實施之前都經過利益相關者的討論和簽署。

企業有多種類型的審批工作流可供選擇。

1. 流程工作流程

最常見的工作流形式是過程工作流。它適用于可預測和可重復的任務。流程工作流非常適合團隊已經確定了他們想要實現的結果并且有明確的路線可以遵循的項目。文檔管理工作流是流程工作流的一個很好的例子。它主要用于使組織能夠處理文檔。 

2. 項目工作流程

項目工作流比流程工作流更靈活，因為它們遵循定義的過程。項目工作流最適合具有明確目標的任務，但完成它的路徑不明確。這包括已知預期結論的創造性或半創造性項目，但達到目標的方法有待討論。

營銷活動工作流程是項目工作流程的一個很好的例子。營銷活動遵循一個明確的目標：開發滿足關鍵績效指標 (KPI) 的成功營銷活動。在項目完成之前，營銷活動中的特定步驟可能需要多次執行。

3. 案例工作流程

案例工作流程，也稱為調查工作流程，最適合沒有明顯路徑的情況。可能從一開始就有一個明確的目標，但在獲得更多信息之前，個人可能不知道如何實現它。

保險索賠是案例工作流程的一個很好的例子，其中結果和實現結果的步驟取決于流程每個階段所揭示的信息。

審批工作流程的要素

審批流程是公司用于審批業務流程任務（例如差旅申請和采購訂單）的任何內容。它也可能指企業想要采用的新方法或系統。審批工作流程越好，運營繼續順利進行的可能性就越大。

雖然每個審批流程都將根據其目的或業務需求而有所不同，但大多數審批工作流程中都存在某些元素。

1. 提交：個人通過提交完成工作流程各個步驟所需的資源或材料（文檔、發票或采購訂單）來啟動審批工作流程。這些可能是某個階段獨有的，也可能適用于整個項目。例如，已完成的草稿是內容批準工作流程中提交階段的主要輸入。
2. 任務列表：任務列表將更高級別的目標分解為細化的步驟，以便每個員工都了解角色，并告知團隊資源分配。
3. 權限級別：確定工作流程中每個人應具有的權限級別。大多數工作流軟件允許個人查看者、編輯者或管理員權限。這有助于企業管理修改、拒絕或批準輸入的人員。
4. 審批者：由于審批過程取決于另一個人來批準工作，因此團隊需要確定誰將簽署每項任務。此外，如果審批流程有多個審批級別，他們需要定義誰審批每個級別的哪些工作要素。
5. 批準條件：這些是批準或拒絕提交的標準。審批標準取決于任務類型和為項目設置的工作流。例如，在內容審批工作流中，審批條件可以包括“最少字數”或“無語法錯誤”。
6. 警報和通知：大多數工作流程管理軟件都會發送有關提交狀態的更新以加快流程。批準或拒絕評論、更新請求或簡單的狀態更新通知用戶工作正在進行到工作流的下一階段都是自動警報的示例。自動警報和電子郵件通知可確保任務及時完成，并確保每個人都了解當前狀態。

審批工作流最佳實踐

審批工作流是最大化團隊效率和減少不必要的人為錯誤的好方法。敏捷團隊可以利用工作流自動化在創建更改時批準更改。

以下是實施批準工作流程時要遵循的一些最佳實踐。

• 在每個團隊或工作區中，確定批準者是誰。
• 使用自動化工作流模板簡化多階段審批。
• 識別工作流中的冗余以優化審批流程。
• 在分配任務時為延遲和瓶頸做好準備。
• 確保每個團隊成員都擁有完成任務所需的資源。