如今，沒有一個(gè)HR不跟數(shù)據(jù)打交道，每個(gè)模塊都有數(shù)據(jù)要收集、統(tǒng)計(jì)和上報(bào)。
之前我們介紹過的數(shù)字化工具，能一定程度上解救表哥表姐、也讓協(xié)同合作更便捷。
然而，如果缺乏整體規(guī)劃、零散地使用這些工具，即使局部瓶頸被攻堅(jiān)，又會(huì)有新的問題浮出水面：
數(shù)據(jù)上，孤島容易出現(xiàn)。不同的數(shù)據(jù)散落在線上、線下各處，彼此不拉通。如果想看某種培訓(xùn)對(duì)績效的影響、高績效員工在面試時(shí)表現(xiàn)出什么特質(zhì)，還要先從各處收集數(shù)據(jù)。收集來的數(shù)據(jù)還不能直接粘貼在一起，還需要各種匹配、轉(zhuǎn)換。
例如，有時(shí)在Excel里Vlookup工號(hào)，都能是#N/A，也許是因?yàn)橐涣泄ぬ?hào)是數(shù)字格式，而另一列是文本格式；也許是因?yàn)閱卧窭镉锌幢壑橐部床怀鰜淼目崭穹欢掌诟袷健㈦娫捀袷骄透前倩R放了，整合數(shù)據(jù)時(shí)意想不到的問題層出不窮。
HR的數(shù)據(jù)沒拉通、不同步，意味著像人員所在崗位這類基礎(chǔ)信息在各處都要存。數(shù)據(jù)冗余不一定是問題，員工調(diào)崗了就全都更新一遍唄，花名冊(cè)要改、調(diào)崗臺(tái)賬要改、員工履歷要改，所有記錄了人員崗位的表都要改；但凡有系統(tǒng)用到了人員崗位的，都通知負(fù)責(zé)的部門去改。一旦有地方改得不及時(shí)、改錯(cuò)了、各處記錄不一致，就是數(shù)據(jù)質(zhì)量問題了。
數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，輕則降低HR工作效率，影響各類統(tǒng)計(jì)結(jié)果，重則影響業(yè)務(wù)流程操作，甚至誤導(dǎo)業(yè)務(wù)決策。
流程上，斷點(diǎn)容易出現(xiàn)。很多工具，比如我之前分享過的一些Python、VBA小程序，提升的大多是流程中單個(gè)節(jié)點(diǎn)的效率。然而節(jié)點(diǎn)和節(jié)點(diǎn)之間如何銜接串聯(lián)呢？如何通知流程下游的同事開始操作？如果溝通不及時(shí)、權(quán)責(zé)不清楚或者任務(wù)被遺漏，即使單點(diǎn)的效率顯著提升了，全流程的也未必。
如何將相關(guān)數(shù)據(jù)、文檔交給下游？假如上游節(jié)點(diǎn)給出的數(shù)據(jù)，還需要下游節(jié)點(diǎn)再次轉(zhuǎn)換，才能使用在下游的工具上，那么新的堵點(diǎn)可能就出現(xiàn)了。
流程不能完全在線上銜接起來，還大大增加了對(duì)流程監(jiān)控、管理的難度。每條流程（例如入職這種跨部門的流程）都按時(shí)推進(jìn)了嗎？相關(guān)的人員都能看到當(dāng)前進(jìn)度嗎？（工位工牌準(zhǔn)備好了嗎？電腦電話準(zhǔn)備好了嗎？各種系統(tǒng)開賬號(hào)了嗎？部門同事準(zhǔn)備好熱烈歡迎了嗎？）每個(gè)節(jié)點(diǎn)的每個(gè)步驟都是按規(guī)范完成的嗎？（合同及時(shí)簽了嗎？社保及時(shí)轉(zhuǎn)了嗎？）該檢查的都檢查了嗎、該校驗(yàn)的校驗(yàn)了嗎？萬一出現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)問題，原因好追蹤嗎？
即使工具上，也可能出現(xiàn)新的問題。通用的工具可能難以處理特定的業(yè)務(wù)場景。比如在招聘領(lǐng)域，用通用的問卷工具也能做網(wǎng)申，但是招聘系統(tǒng)的簡歷自動(dòng)解析肯定就做不到了，這導(dǎo)致候選人體驗(yàn)上就差了別家一大截；而如果想做內(nèi)推積分、面試滿意度調(diào)查等，沒有專業(yè)工具就真的寸步難行太過費(fèi)時(shí)費(fèi)力了。
如果缺少統(tǒng)一的平臺(tái)與規(guī)劃，大家為了快速滿足自己的需求，可能使用了很多類似的工具。比如招聘的問卷用的騰訊文檔、培訓(xùn)的問卷用的問卷星、績效的問卷又用的釘釘。這不僅僅是重復(fù)投入的問題，更加劇了數(shù)據(jù)孤島的情況和數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險(xiǎn)。選出來的或開發(fā)出來的工具，也可能沒有在企業(yè)范圍內(nèi)的推廣，只有部分人員、部分環(huán)節(jié)在使用。
而如果工具推廣開來了，又得保證所有用戶手里都是最新版的工具。例如所有分公司的HR都用一個(gè)VBA小程序合成報(bào)表，如果集團(tuán)要求的報(bào)表模板改了，小程序也得跟著改。如果大家手里的工具版本不同，遇到bug要排查，還得先看版本，這就麻煩了不少。
如果要解決上面這些問題，主流的一種想法，可能是考慮上一套的HR系統(tǒng)（也常被成為eHR、HCM、HRIS）。
企業(yè)到了一定規(guī)模，人力資源管理有一定復(fù)雜度和成熟度后，常常也會(huì)考慮，上一套專業(yè)的HR系統(tǒng)。
HR系統(tǒng)和工具有什么區(qū)別？HR系統(tǒng)能提供什么？
專用的管理系統(tǒng)和通用工具（Excel、問卷星、Python等）有什么區(qū)別呢？
我們使用工具時(shí)，往往更聚焦于流程中的某一個(gè)“點(diǎn)”。
而當(dāng)我們考慮上系統(tǒng)，也要從工具思維轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)思維，系統(tǒng)性地去看完整業(yè)務(wù)流程的“線”，看全面業(yè)務(wù)管理和數(shù)據(jù)管理的“面”。
外購的管理系統(tǒng)產(chǎn)品，都會(huì)有預(yù)定義好業(yè)務(wù)流程（他們稱之為“最佳實(shí)踐”），將各種專用工具串聯(lián)起來；這些專用工具中（例如薪酬核算引擎），可以設(shè)置專業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)則。
如果是企業(yè)自研的HR系統(tǒng)，一定也是將自己的業(yè)務(wù)流程、規(guī)則固化下來。
此外，管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求更高，對(duì)數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系要求更嚴(yán)格，讓系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)更符合業(yè)務(wù)實(shí)際；系統(tǒng)本身包含報(bào)表功能，讓統(tǒng)計(jì)分析更加高效、及時(shí)。
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1.系統(tǒng)也有所短，工具也有所長；不要抱怨系統(tǒng)在單點(diǎn)還沒有Excel好用，要放眼系統(tǒng)在線和面的價(jià)值。
2.正因如此，系統(tǒng)替代不了所有工具，系統(tǒng)不可能一次性解決所有的問題；也正因如此，我們公司才會(huì)在上系統(tǒng)后又開始了“自下而上”的HR數(shù)字化建設(shè)。
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HR系統(tǒng)是一個(gè)統(tǒng)稱，它又可以細(xì)分為成功能模塊，系統(tǒng)分模塊和人力資源管理分6大模塊（規(guī)劃、招聘、培訓(xùn)、薪酬、績效、員工關(guān)系）的方法類似，各模塊提供相應(yīng)的功能和流程：
雖然市面上的HR系統(tǒng)都以模塊劃分，但也可以支持“三支柱”式的管理：
可以將COE成員設(shè)置為一種用戶角色，設(shè)計(jì)專門的分析報(bào)表，給比較大的數(shù)據(jù)權(quán)限。
HRBP角色除了要有服務(wù)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)權(quán)限，還要能發(fā)起、參與到一些流程中，并且BP之間可能還有專門的匯報(bào)線。
對(duì)于SSC來說，統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)，無疑更利于集中的事務(wù)處理，從而達(dá)到降本增效的目的。三支柱中，SSC的運(yùn)營對(duì)數(shù)字化的依賴最強(qiáng)，除了用HR系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)，通常還需要類似售后客服的系統(tǒng)或模塊，來答復(fù)問詢、分配和跟蹤工單（案例管理）、統(tǒng)計(jì)SLA、沉淀知識(shí)庫等等。
當(dāng)今HR系統(tǒng)的各個(gè)模塊，除了支持專業(yè)HR做業(yè)務(wù)，都更加強(qiáng)調(diào)員工的參與和各層級(jí)經(jīng)理的賦能。下面舉例了一些員工和經(jīng)理使用HR系統(tǒng)各模塊的場景：
經(jīng)典的老一代HR系統(tǒng)，比如SAP ERP HCM，要求先上圖中紅色的基礎(chǔ)模塊（組織、人事、考勤、薪酬核算)，最終目的是為了算工資并與財(cái)務(wù)對(duì)接，通過管住編制、管住工資實(shí)現(xiàn)企業(yè)的人資管控要求。之后再考慮上黃色的這些模塊。
即時(shí)看似平平無奇的核心HR模塊（組織、人事），除了要能輸出任意時(shí)間點(diǎn)的組織架構(gòu)圖、花名冊(cè)和員工履歷表，還要作為組織、人事數(shù)據(jù)的源頭，為其他模塊和其他系統(tǒng)提供組息織架構(gòu)和人員標(biāo)簽信息；這些信息是權(quán)限分配、流程流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)規(guī)則設(shè)置的關(guān)鍵依據(jù)。組織架構(gòu)的變化和人員異動(dòng)，對(duì)于企業(yè)來說是牽一發(fā)而動(dòng)全身的。
然而上這幾個(gè)模塊的投入也是很大的，業(yè)務(wù)上會(huì)有很多復(fù)雜的規(guī)則、場景和流程，數(shù)據(jù)上往往需要整理遷移大量的歷史數(shù)據(jù)。而由于涉及的業(yè)務(wù)敏感，給組織帶來的變革會(huì)相對(duì)較大，變革的阻力也相應(yīng)較大。
HR系統(tǒng)廠商中的一些后起之秀，面對(duì)占據(jù)市場的巨頭，往往選擇劍走偏鋒，從某個(gè)黃色的人才發(fā)展相關(guān)模塊打入市場，再逐步增加其他模塊。這些廠商的會(huì)允許企業(yè)先單獨(dú)使用某一個(gè)模塊，比如績效、招聘或培訓(xùn)。
如果企業(yè)從未使用過專業(yè)HR系統(tǒng)，或者上上下下還沒有做好大變革的決心和準(zhǔn)備，不妨先從黃色這些模塊試水。
企業(yè)HR可以把這些單一的模塊當(dāng)專業(yè)工具使用 ，但是前述的數(shù)據(jù)孤島、流程斷點(diǎn)等問題還是可能存在，孤立的系統(tǒng)越多，維護(hù)的成本就越高、數(shù)據(jù)質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)越大。
因此，當(dāng)我們開始考慮上系統(tǒng)，就要更全盤地考慮。
具體到系統(tǒng)落地，就是要考慮模塊間的集成、考慮數(shù)據(jù)的拉通；技術(shù)上其實(shí)有多種方案，比如使用同一廠商的“一體化”產(chǎn)品、開發(fā)模塊間的接口、將數(shù)據(jù)最終匯集到數(shù)據(jù)倉庫/數(shù)據(jù)中臺(tái)等，不過這就是一個(gè)技術(shù)架構(gòu)選型的問題了。
系統(tǒng)選型是一系列難題 ，外購產(chǎn)品vs自主研發(fā)；外購的話，單一廠商vs多個(gè)廠商，國產(chǎn)vs國際廠商，本地部署vs云端部署，亂花漸欲迷人眼，但是系統(tǒng)選型可不是光賽臉。
下面三個(gè)方面，是每家企業(yè)的人力部在啟動(dòng)HR系統(tǒng)項(xiàng)目前都需要梳理清楚的，包括人力的核心訴求和企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境。搞清楚了，選型時(shí)才能在百花叢中保持堅(jiān)定的目標(biāo)和信念，需要權(quán)衡的時(shí)候清楚要如何取舍。
