數字物料管理：細微管控與全局洞察，讓小物料發揮大成效！
據行業數據顯示，物料成本約占物業公司經營成本的8%，其中低值易耗品約占4%（業態不同存在差異），以金額1000萬的項目為例，低值易耗品消耗成本約40萬，若有10個此類項目，成本近乎400萬。由此可見，物料成本作為物企重要的成本支出，做好物料管理（尤其是低值易耗品管理），對于提升企業經營管理水平及保障企業利潤大有裨益。
物企成本構成
當前物企對高價值物料（如工服、打印機、電腦、水泵、電機等）較為重視，投入較大精力來管控，而對低值易耗品（如垃圾袋、洗手液、紙巾、掃把、拖把、抹布等），因其量大、單價低、使用高頻等特征，使得管理鞭長莫及、落實梗阻。
基于復雜的現實情況，我們整理歸納出物企物料管理中普遍存在的幾類問題：
貴重物料類持續盯得緊。如電機、整捆電線、大型機具設備等金屬類物資，因其價高或報廢后回收價值高，物企管控投入力度大，但對價值金額相對不高的報廢物品，則時松時緊。
辦公、工器具類偶爾緊。如扳手、螺絲刀等，員工取用自如，管控隨性。
維修用料類出錯再整改。如電線、電燈等維修物資，當盤點數量異常時，才開始耗費大量人力物力以點到面的全局排查，亡羊補牢型，存在滯后性。
低值易耗品類力不從心。如垃圾袋、紙巾、掃把等，多屬生活用品，人人需用，人人能用，極易出現物品化公為私被侵占、被售賣的風險。
以某物業大型寫字樓項目舉例，每月用紙量嚴重超標，經營者要究其原因，每月需專門派人核對剩余紙芯數量，并銷毀紙芯，以解心中疑慮。可見，要管好低值易耗品，需聘用專門人員，增加人力成本，得不償失。若放任不管，企業經營者對物料的消耗、使用去向、用量等真實合理性疑慮難移，成為梗在內心的一根利刺。
以上問題不根除，易導致物料亂象頻發（私占、售賣等），讓企業經營受損。對此，我們需對癥發藥，通過對
物料全生命周期管理，實現對物料使用申請、采購管理、庫存管理、領用管理的全程留痕、溯源分析、預警提醒，以此減少物料損耗，掃除經營者疑慮，提升管理效率。
物料去向關聯單據，全方位管控物料使用過程。建立起維修用料（電線、電燈）、日常用料（低值易耗品）、工器具用料等與原始單據之間的去向關聯，系統可詳細記載所用物料數量、使用項目、領用人、領用后倉庫余量等，真正做到用“數據鐵籠”管控物料權限，通過數據留痕全面追蹤、記錄物料消耗的前因后果、來龍去脈，讓物料管理更“有痕、有序、有效、有規矩”。
物料領料單物料使用明細表
領料單
全面管控貴重類物料報廢流程，避免內部偷梁換柱。針對貴重類物品（如金屬配件）的維修、報廢等，建立全面的報廢流程，清晰記錄報廢配件的數量、歸處，避免出現以壞替好、私售新品或私賣報廢配件獲取私利等情況，最大化保障企業經營利潤。
物料報損單
多維度報表數據預警分析，反哺業務經營。通過對低值易耗品消耗用料的同比、環比等數據，對比與往年同期用量、前期用量以及同類型項目用量、不同體量項目用量等，分析物料使用增量合理性，數值超出正常范圍則預警排查處理，最大化規避用料異常情況，降低物料成本損失。
物料預警
如某集團物企經營者通過數據環比、同比等預警分析發現空置率高的寫字樓項目A與滿出租率的寫字樓項目B，半年時間內在垃圾袋、拖把、掃把、廁紙等易耗品上消耗總量不相上下，且比同體量空置率的項目C多出三分之二的物料消耗，這超乎尋常的數據讓集團經營者迅速展開排查，通過數據溯源出項目A存在多位員工私占物品，拿回家用（垃圾袋、拖把）及售賣（未拆封卷紙）的情況。后經集團問責，相關員工得以懲戒，并在全集團層面公告、普及，以儆效尤，后續一年期間，該集團再未出現該類事件。
需求、價格、消耗、綜合成本對比分析，實現物料全生命周期管理。通過對物料采購、入庫、出庫、調撥、領用、借用、更換、報損、盤點等全鏈條管控，并圍繞需求對比（量大、質保期長的物料發揮集采優勢）、價格對比（供應商詢價比價機制）、消耗對比（物料消耗數據留痕）、綜合成本對比（物料使用周期、耐用性等）展開全面分析，切實做到對物料的全生命周期管理。
物料成本分析對比表
綜上，數字物料管理的應用對物企管理層、業務層、數據層均益處頗多：
管理上：分層施策，數據監督。幫助企業經營者做好分層管理，針對不同類型的物料，做到松弛有度、心中有數。通過形成物料使用權限的“數據鐵籠”，讓企業經營者對物料的來龍去脈（何時入出庫、出庫用量、用途等）一目了然，極大地提高了物料管理可視化程度，降低了管理成本。
業務層：全面留痕，優化消耗。通過建立物料與原始單據之間的關聯，讓物料使用全程留痕，數據可溯，一旦發現不合理的物料消耗，便于立即調整、優化，有效減少了業務用料損耗，規范了業務管理。
數據面：數據可視，提前預警。業務的數智化將沉淀更多業務數據，通過智能化同比、環比分析和可視化展現，對企業存疑的物料消耗做出數據預警，讓企業經營者提前發現問題并處理，實現從“事后追蹤”到“事前預警”的轉變 ，降低企業經營風險。
