政策和合規(guī)管理是一種集中管理與外部監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)交叉映射的標(biāo)準(zhǔn)、政策和內(nèi)部控制流程的方法。它用作導(dǎo)入監(jiān)管合規(guī)框架的集成點。

什么是政策和合規(guī)管理？

企業(yè)采用政策和合規(guī)管理軟件來獲得結(jié)構(gòu)化的工作流程，以識別、評估和持續(xù)監(jiān)控控制活動。在全球或特定地區(qū)運營的公司需要遵守特定于其所在地和業(yè)務(wù)的監(jiān)管要求。政策和合規(guī)性管理解決方案將所有控制措施結(jié)合在一起，以確保組織不會因為細(xì)微的差異而錯過遵守多個標(biāo)準(zhǔn)。

政策和合規(guī)管理的好處

有效的政策和合規(guī)管理可以降低與管理多個合規(guī)要求和建立內(nèi)部控制來滿足這些要求相關(guān)的風(fēng)險。

• 最大限度地降低業(yè)務(wù)風(fēng)險：政策和合規(guī)管理在統(tǒng)一軟件解決方案的幫助下集成了多個業(yè)務(wù)流程。它充當(dāng)管理企業(yè)關(guān)鍵信息和應(yīng)用程序的中央存儲庫，使安全專業(yè)人員能夠在發(fā)現(xiàn)任何異常或違規(guī)行為時檢測威脅并降低業(yè)務(wù)風(fēng)險。

• 確保安全：策略和合規(guī)管理解決方案帶有可靠的身份驗證協(xié)議，確保重要資產(chǎn)的安全并防止它們受到惡意黑客的攻擊。

• 評估多個領(lǐng)域的風(fēng)險：政策和合規(guī)管理使團隊能夠在所有治理風(fēng)險和合規(guī) (GRC) 職能領(lǐng)域進行適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險評估。該方法有助于內(nèi)部審計、質(zhì)量保證、能力和維護風(fēng)險登記、監(jiān)管合規(guī)和聲譽。

• 使用控件映射需求：通過策略和合規(guī)性管理，可以將需求中的每個更改交叉映射到滿足這些需求的控件。當(dāng)需求發(fā)生變化時，控制會在有效的政策和合規(guī)管理流程中反映這一點。它有助于確保對各種監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)的無縫管理，幫助合規(guī)官員優(yōu)先考慮更多的業(yè)務(wù)關(guān)鍵功能。

政策和合規(guī)管理的基本要素

策略和合規(guī)管理流程包含一些重要組件，旨在使組織的管理任務(wù)更易于管理。

• 合規(guī)計劃：企業(yè)需要制定明確的合規(guī)計劃，以適應(yīng)在特定地區(qū)開展業(yè)務(wù)所必需的每一項法律要求。政策和合規(guī)管理需要政策和流程，并涉及培訓(xùn)、監(jiān)控和實施糾正措施，以提供有效的合規(guī)計劃。

• 政策和合規(guī)性的集中存儲庫： 維護一個用于識別、評估和監(jiān)控內(nèi)部政策和合規(guī)性的集中式系統(tǒng)是企業(yè)管理其政策和證明合規(guī)性的單一事實來源。

• 政策修訂和批準(zhǔn)的版本控制：對于政策的每一次變更，企業(yè)都需要通知員工并保持透明。政策和合規(guī)管理使公司能夠有效地傳達(dá)每一次修訂。它還負(fù)責(zé)任何政策更改發(fā)布之前的審批流程。

• 跟蹤和報告：政策和合規(guī)管理流程包括跟蹤每個政策修訂，詳細(xì)說明誰收到、審查和證明了政策的任何變更。它證明了合規(guī)性并減少了責(zé)任。

• 合規(guī)成熟度：合規(guī)要求的任何變化都需要企業(yè)修改其控制目標(biāo)以符合修訂。借助政策和合規(guī)管理解決方案，公司可以通過指標(biāo)模板、測試模板和證明有效地改變證明合規(guī)的實體，以證明合規(guī)水平。 

政策和合規(guī)管理最佳實踐

組織可以采用以下最佳實踐來確保有效的政策和合規(guī)管理：

• 利用策略和合規(guī)管理軟件來自動化高級管理程序中的流程。
• 積極主動，而不是被動應(yīng)對，在問題出現(xiàn)之前審查政策變更并進行必要的更新。
• 制定標(biāo)準(zhǔn)程序，以創(chuàng)建和分發(fā)新政策給員工并獲得他們的證明。 
• 使政策和合規(guī)管理成為跨職能的責(zé)任，并讓不同部門參與政策審查。
• 將決策權(quán)限制在管理層，董事會發(fā)揮咨詢作用。組織在做出涉及更高風(fēng)險或行為準(zhǔn)則的決策時可以例外。
• 制定上報政策，以明確可以上報的內(nèi)容、上報對象以及與之相關(guān)的時間范圍的詳細(xì)信息。
• 企業(yè)不應(yīng)直接跳到合規(guī)要求，而應(yīng)從預(yù)期的最終結(jié)果中恢復(fù)過來。它涉及檢查目標(biāo)、確定精確目標(biāo)和設(shè)置明確的指標(biāo)以跟蹤合規(guī)性的實現(xiàn)情況。
• 清楚了解合規(guī)法規(guī)并監(jiān)督內(nèi)部控制。
• 建立企業(yè)當(dāng)前合規(guī)工作的基線，并進行審計以檢查組織政策和合規(guī)管理計劃的有效性。
• 制定持續(xù)的合規(guī)培訓(xùn)計劃，而不是為期一天的研討會。企業(yè)需要針對每項政策變更對員工進行培訓(xùn)，而持續(xù)的合規(guī)培訓(xùn)有助于適應(yīng)這種變化。
• 確保定期進行政策和合規(guī)審查。設(shè)置提醒以定期進行這些審查，而不是針對違規(guī)行為。