想要舉辦一場活動會議，需要面對不同的群體、過程中解決各種紛繁復(fù)雜的問題，關(guān)于活動的流程同樣如此，過程中需要有多個要點(diǎn)需要掌握。在了解了活動會議的類型、掌握了一場活動會議舉辦的流程后，接下來的工作就是掌握一些核心要點(diǎn)，保障活動正常運(yùn)行下去了。

一、活動會議順利進(jìn)行的前提

思考分析活動方案中設(shè)計(jì)的內(nèi)容是否真實(shí)可行，活動可實(shí)施性是每一位活動會議運(yùn)營者要注意的首要環(huán)節(jié)。關(guān)于這一問題，光是預(yù)算能夠通過遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，市場營銷人員還要考慮到現(xiàn)場、人員和法規(guī)等多方面的原因。一般來說，確定一個活動是否真實(shí)可行，可從以下3個方面進(jìn)行分析：

1.客觀條件

從實(shí)際執(zhí)行方面來分析需要考慮到一些客觀條件因素，如人力、物力等?？刹僮餍允乔疤幔荒芤晃对诜桨钢凶非笮路f奇特、富有創(chuàng)意的內(nèi)容，而是要根據(jù)活動組織者的自身能力來判斷。沒有人力、物力等客觀條件支持的活動會議方案無異于畫餅充饑。

所以活動會議組織者在創(chuàng)作及審查活動方案時，切記要考慮現(xiàn)有公司能提供的資源與自身團(tuán)隊(duì)的實(shí)力，要以整體能力實(shí)現(xiàn)為基準(zhǔn)。

2.考慮收益

從企業(yè)和公司的收益方面來考慮，首先需要考慮活動盈利能力，確保活動會議可位企業(yè)或組織者帶來獲得回報(bào)。另外，對活動會議的目標(biāo)價值的傳遞也是營銷人員需要著重關(guān)注的一點(diǎn)，只有一場活動會議對目標(biāo)人群是有價值的、有意義的，用戶才會相信并報(bào)名參加，這樣才值得投入成本去開展。

3.可執(zhí)行性

上述我們已經(jīng)講到，一場活動會議具有可操作性的客觀條件是十分必要的，而從落地可執(zhí)行性方面進(jìn)行分析，我們需要了解以下4點(diǎn)內(nèi)容

（1）效益與風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)：活動的成敗決定了活動是帶來效益或分享，需將活動中存在的風(fēng)險(xiǎn)因素去除或降到最低。

（2）成本控制指數(shù)：確?；顒訒h帶來的收益整體是大于活動投入成本的，不管是從品牌曝光還是經(jīng)濟(jì)收益來說都是如此。

（3）活動方式科學(xué)性：科學(xué)合理的工作方式節(jié)省活動運(yùn)營成本，縮短活動籌備時間

（4）合法合規(guī)的內(nèi)容：活動會議中涉及的內(nèi)容、文案及會場布置均需要提前審查，確保符合相關(guān)法律規(guī)定。

二、做好備用方案，給自己留后路

每一項(xiàng)活動會議開展前，除了總方案外，需要為一些不可控制的因素而制定一份備用緊急方案來應(yīng)對變化帶來的難題。

活動會議總體的方案至少需要在活動開展前的1個月進(jìn)行策劃（根據(jù)活動會議的規(guī)模大小進(jìn)行調(diào)整），由于無法預(yù)測活動當(dāng)天會發(fā)生的事情，所以活動策劃者需要做出一份備用活動緊急方案，來應(yīng)對變化帶來的難題。

一般來說，備用活動緊急方案與活動總方案大致相同，只是為了一些不可控制的因素而制定的方案。例如，總方案的活動場地是在室外，活動當(dāng)天可能會下雨，則可在備份方案中將活動場地改成室內(nèi)，或者是在室外加一個雨棚，或者準(zhǔn)備一些簡易的雨衣、雨傘。在活動當(dāng)天有可能會遇到情緒比較激烈的受眾，需要有應(yīng)對的方法，或者聘用保安維護(hù)現(xiàn)場秩序等。

三、協(xié)調(diào)配合

在活動會議執(zhí)行過程中的協(xié)調(diào)配合，特別是在人員組織上，有兩個方面需要活動組織者特別注意，才能更好地保證活動順利進(jìn)行，即活動團(tuán)隊(duì)的成員和主持人的選擇。

1.組織活動團(tuán)隊(duì)

一場活動項(xiàng)目的成員是從公司各組織部門中抽離出來的，所以對這樣一個獨(dú)立的項(xiàng)目組織來說，各成員只有知道各自的能力與職責(zé)后，才能清晰地把握好整場活動，對自己的任務(wù)負(fù)責(zé)，進(jìn)而推動項(xiàng)目的落地執(zhí)行。

人員管理的目的是為了提高活動執(zhí)行的效率，市場總監(jiān)想要讓不同背景、不同職能、 不同性格人員之間的相互配合時，一個清晰的活動項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖就會變得非常重要。

活動會議組織者雖然會親臨現(xiàn)場，但執(zhí)行方面的工作應(yīng)該少做，更多情況下扮演的是活動工作的決策者和指導(dǎo)者，進(jìn)行指導(dǎo)和決策方面的工作，這樣，活動會議執(zhí)行工作的進(jìn)行才能更有效率，才能避免錯誤集中發(fā)生。所以，活動運(yùn)營者在準(zhǔn)備進(jìn)行活動策劃時需要組織一個團(tuán)隊(duì)，一起完成整個活動的策劃，團(tuán)隊(duì)人數(shù)需根據(jù)活動大小來確定：

（1）人數(shù)：一般小型活動在10人以下即可。大型活動要根據(jù)活動的具體要求進(jìn)行人數(shù)的擬定。

（2）了解：活動運(yùn)營者需要根據(jù)團(tuán)員的性格、愛好、技能來分配任務(wù)，只有這樣，團(tuán)隊(duì)人員在處理問題時才會更有效率。

（3）協(xié)調(diào)：在團(tuán)隊(duì)中，需要多開項(xiàng)目會議來征求團(tuán)隊(duì)成員對各方面工作的意見和看法，

（4）屬性：市場；內(nèi)容策劃；設(shè)計(jì)；執(zhí)行；技術(shù)；宣傳推廣......活動組織者可根據(jù)活動規(guī)模以及具體需求來制定相應(yīng)的成員。

（5）外援：根據(jù)情況考慮是否要求助外援，例如，活動策劃專業(yè)人士、公關(guān)方面的公司、活動運(yùn)營導(dǎo)演等，通過他們專業(yè)的技能來給活動添彩。

（6）安全：活動運(yùn)營者還需要考慮活動安全、相關(guān)許可證等因素，確保活動完美展開。

2.選擇活動主持人

主持人在活動現(xiàn)場中扮演著十分重要的角色，優(yōu)秀的主持人能為活動增光添彩，合格的主持人能引導(dǎo)活動順利進(jìn)行，拙劣的主持人則會使活動毀于一旦。

一般說來，主持人對活動的作用表現(xiàn)在6個方面，即調(diào)節(jié)氣氛、引導(dǎo)流程、臨時救場、講解活動、互動觀眾和配合幕后等。

由此可見，主持人對活動的幫助是非常大的，對活動的順利進(jìn)行起著重要作用。所以活動組織者在挑選主持人時一定要提高要求，注意其職業(yè)素養(yǎng)。如果不能選出一個各方面技能突出的人選，也可以選擇兩個人主持或多個人主持，形成優(yōu)勢互補(bǔ)。

四、宣傳方面要做好

在活動運(yùn)營中，宣傳是一項(xiàng)非常重要的工作。不管是活動前、活動中還是活動結(jié)束時，只有在宣傳上做得好，才能達(dá)到活動運(yùn)營的目的。

1.活動前：活動預(yù)熱

對于活動組織者來說，當(dāng)宣傳效應(yīng)非常好時，活動成功率會大大地提高；若宣傳效果不佳，那么活動效果必然不好。做好活動宣傳預(yù)熱，保證的活動順利進(jìn)行和活動目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，首先就要選好宣傳渠道。

活動運(yùn)營者在選擇宣傳渠道時，需要考慮其渠道是否能為活動帶來最大化的效果，否則，活動宣傳就會變成了一種既“燒錢”又“無用”的策略了。因此，活動組織者在選擇宣傳渠道時，需要考慮3個問題，具體如下：

·企業(yè)目標(biāo)用戶是否在此渠道比較聚集。

·此渠道能給活動帶來怎樣的宣傳作用。

·活動是否適合此渠道的整體風(fēng)格。

選好了宣傳渠道，接下來就要思考怎樣去宣傳，也就是宣傳的方式方法。活動會議的宣傳方式多種多樣，活動組織者若想在眾多的宣傳方式中選出一個最合適活動的方式，則需要從3個方面考慮，即活動成本問題是否在預(yù)算范圍之內(nèi)、活動宣傳面對的受眾是否是活動需要的和是否適合宣傳該活動主題等。

2.活動中：宣傳引流

任何一場活動會議的參會者都是一個由少到多、不斷積累的過程，而活動會議的宣傳正是一個實(shí)現(xiàn)“多”這一目標(biāo)的途徑，因此，在活動會議宣傳過程中，做好引流也是保證活動順利進(jìn)行的必要條件。因此，要找到宣傳引流的正確途徑，就要解決引流中可能存在問題。

3.活動后：后續(xù)長尾發(fā)酵

要保證活動的順利進(jìn)行和活動目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，在宣傳方面，只單純地進(jìn)行宣傳引流和解決宣傳中遇到的問題是不夠的，市場營銷人員需要對宣傳進(jìn)行再次發(fā)酵，制造引爆點(diǎn)，讓宣傳效果更上一層樓。

這里的宣傳發(fā)酵，一般是在活動順利落地過程中和剛結(jié)束時進(jìn)行的。它是對宣傳發(fā)起的又一輪大的攻勢，意在通過活動舉行過程中出現(xiàn)的一些值得宣傳的“點(diǎn)”，加以巧妙包裝，讓其有引爆的機(jī)會，從而收獲海量用戶關(guān)注，提升品牌形象和知名度。

一般來說，發(fā)酵這一階段中的宣傳，其用于發(fā)酵和引爆的“點(diǎn)”才是活動運(yùn)營者運(yùn)營的中心內(nèi)容。這個“點(diǎn)”的選取是要注意技巧的，具體如下：

五、控制活動節(jié)奏：既不倉促也不拖延

活動組織者對于活動會議整體節(jié)奏的把控十分關(guān)鍵，節(jié)奏會直接影響到正?；顒訒h的效果。節(jié)奏太快，參會者跟不上，只能放棄；節(jié)奏太慢，參會者等不及，也會離開活動會議的現(xiàn)場。合適的節(jié)奏才能增強(qiáng)活動效果。想要制造合適的活動會議節(jié)奏需要從3方面入手，即氛圍節(jié)奏、時間節(jié)奏和流程節(jié)奏。

其中，流程節(jié)奏很好理解，指的是活動流程的各個環(huán)節(jié)，需要在規(guī)定的時間內(nèi)完成，不能讓個別環(huán)節(jié)拖延或倉促進(jìn)行。接下來對控制活動節(jié)奏的其他兩個方面進(jìn)行詳細(xì)講解：

1.氛圍節(jié)奏的控制

控制氛圍節(jié)奏的方式在促銷活動中十分常見，通常都是運(yùn)用“饑餓營銷”的方法在消費(fèi)者中形成一種強(qiáng)烈購買意愿的氛圍，再激發(fā)消費(fèi)者搶購。

例如，在一場促銷會上，對于有購買意愿的消費(fèi)者先進(jìn)行適當(dāng)壓抑，不讓其購買，而是對等待購買的消費(fèi)者不斷宣傳產(chǎn)品的優(yōu)勢，消費(fèi)者買了會覺得特別值得。在消費(fèi)者被激起強(qiáng)烈的消費(fèi)欲望并且有點(diǎn)不耐煩時，再開始銷售產(chǎn)品。與此同時不斷宣傳產(chǎn)品的優(yōu)勢，然后進(jìn)入限時限量的環(huán)節(jié)。通過這一系列的氛圍節(jié)奏控制，原本只買一件的消費(fèi)者會忍不住多買幾件，原本打算看看的消費(fèi)者也會立即購買。

2.時間節(jié)奏的控制

經(jīng)過長期的活動會議的組織和規(guī)劃，我們總結(jié)出活動的五個階段，即預(yù)熱期、起勢期、高潮期、發(fā)酵期、收尾期。因此，活動會議的組織者要善于控制活動的時間節(jié)奏，在活動的關(guān)鍵時間將表現(xiàn)活動目的的關(guān)鍵內(nèi)容呈現(xiàn)出來。

以售票環(huán)節(jié)為例。一開始便打出了“早鳥票”的噱頭來吸引參會者，然后在活動會議宣傳進(jìn)行到高潮時，又打出“評團(tuán)最低價”的廣告語再度吸引參會者組團(tuán)購票，最后在活動快開始時再打出“最后1天”等字樣的廣告語，營造緊迫感，讓猶豫的參會者忍不住搶購。

六、根據(jù)數(shù)據(jù)及時調(diào)整戰(zhàn)略方向

在活動會議執(zhí)行的過程中，即使前期策劃得再好，過程中可能發(fā)生的具體情況也是不能完全預(yù)測的，因此，在活動執(zhí)行過程中，還需要有運(yùn)營人員實(shí)時監(jiān)控活動，并在確切的數(shù)據(jù)指導(dǎo)下對影響活動會議順利進(jìn)行和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況及時進(jìn)行調(diào)整。

這也就是說面對活動中出現(xiàn)的預(yù)料之外的事情時，要有及時應(yīng)變的能力，并能快速調(diào)整，讓活動進(jìn)入預(yù)定軌道。一般來說，活動可能出現(xiàn)的問題是多種多樣的。即使運(yùn)營人員有再好的運(yùn)籌帷幄的能力，執(zhí)行人員有再好的執(zhí)行能力，都不能完全避免。

出現(xiàn)上述問題時，活動執(zhí)行者與組織者不要慌張，根據(jù)當(dāng)時具體情況快速做出反應(yīng)，對接下次的活動執(zhí)行進(jìn)行調(diào)整。十分嚴(yán)重情況下可根據(jù)當(dāng)時情況的風(fēng)險(xiǎn)程度，做出是否要終止活動繼續(xù)的決定。

七、后續(xù)工作處理：讓用戶留下好印象

人們常說某一活動會議“結(jié)束了”，是相對于參會者來說的，對于活動組織者者來說，卻是還沒有結(jié)束的。組織者還有后續(xù)工作需要處理，其中最主要的是關(guān)于活動會議后續(xù)用戶運(yùn)營的問題，下面介紹留住參會者的六大技巧。