很多會議活動組織者大多都是從活動執(zhí)行者開始做的，有的執(zhí)行做的四平八穩(wěn)逐漸平步青云，而有的執(zhí)行往往只是在原地踏步。

但一位活動執(zhí)行要想晉升或想擁有獨立操盤一場大型活動的能力，就必須在工作過程中不斷學習與鞏固，只有基礎雄厚，才能一飛沖天。

這篇文章或許可以幫助你早日突破目前的思維怪圈。運籌帷幄，方能決勝千里！

 

一、明晰活動執(zhí)行的底層邏輯

目前有80%的活動執(zhí)行者認為活動執(zhí)行是一件非常容易上手并且非常容易操作的工作，從來沒有想過活動執(zhí)行也是需要有底層思維邏輯的，但工作正如蓋大樓，在前期沒有打好扎實的底層基礎，層級永遠都只會在底層徘徊，難以建起摩天大樓。

思維決定行為，行為決定成果。所以無論是初入職場的活動執(zhí)行者還是在行業(yè)內深耕數(shù)年的執(zhí)行者都應該在心里建立一個底層邏輯，我們將這個底層邏輯概括為12個字。

 

1.心有目標    

作為一場項目或者活動的執(zhí)行者首先要明確本次活動的目標及任務是什么？是為了獲取精準的目標用戶？還是為了品牌宣傳？還是為了獲得銷售線索達到銷售業(yè)績？

只有每一次都明確活動執(zhí)行的目標，才能精準、高效的做好每一場會議。用已知目的來優(yōu)化當前的工作，自上而下的配合好各部門的工作，這樣才有可能逐漸擴展工作范圍管理整個項目活動，而不僅僅只是做執(zhí)行層面的工作。

 

2.不斷推演      

要做一場活動就需要制定一份詳細的計劃，但是這個計劃書出來后不能馬上就實施，需要一遍一遍做推演。

“推演”這個詞一開始屬于軍事上的術語，指揮官在打仗前會在沙盤面前一遍遍推演敵人進攻的路徑以快速做出反擊。

做活動也是如此，在實施策劃前，執(zhí)行者能夠做到多想幾步，先去推演和模擬這個活動方案是否可行，再進行實際執(zhí)行。長期這樣考慮問題有助于初期的活動執(zhí)行者培養(yǎng)一個系統(tǒng)化的思維。

 

3.注意細節(jié)      

會議活動在發(fā)展與演進的執(zhí)行過程中是有一定的行業(yè)規(guī)范制度以及方法的，按照步驟及方法來執(zhí)行一般是不會出現(xiàn)問題的。但是！執(zhí)行過程中最重要的一個點就是——細節(jié)。

如果說一場活動完成度是80%，可能會因為一個小細節(jié)的失誤而滿盤皆輸，不要以為轟轟烈烈的統(tǒng)籌活動是項目經理的工作，其實真正與人拉開距離的就是一點一滴的小細節(jié)。對于一場活動而言，細節(jié)可能就在于一個小小的禮物設置上或是邀約的話術上。

 

4.及時復盤

在活動結束后，活動執(zhí)行的負責人也就是項目經理都會和主辦方共同開一個復盤總結會。目的就是為了檢驗現(xiàn)場活動人員的執(zhí)行情況以及總結經驗。

我們需要及時復盤整場活動以便更好的執(zhí)行未來的活動，在這里，我將復盤步驟具體分為以下四點，可在活動結束時及時對照盤點。

 

二、活動任務的整體協(xié)調分配 

做活動執(zhí)行是一個有組織性的活動，現(xiàn)在市場上對活動執(zhí)行崗位的職責已經不再是單一化的操作性能，他需要同時兼?zhèn)洳邉潯?zhí)行、推廣等任務。同時執(zhí)行過程也是一項多人協(xié)助配合的過程，那么做為一名合格的活動策劃人需要具備的就是調配好各方工作任務，讓更多人的人合理的配合你的工作，這也是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

當然最重要的一點就是對于整體活動工作任務的統(tǒng)籌，這里我將它可以分為對外與對內兩大部分，接下來我們分別介紹這兩大塊。

 

1.對外聯(lián)系客戶

活動執(zhí)行者與客戶溝通比銷售來說要簡單的多，主要是涉及活動中嘉賓與客戶到場情況。但一定要確保例如與甲方商定合作意向時需要選定時間、地點、形式、參與人物與甲方反復協(xié)商并溝通確認。

具體操作步驟可按以下具體流程進行操作： 

?1. 宜提前2-4周邀約客戶，通過電話、短信、微信、微博、APP通知、張貼海報等形式最大廣度深度邀約（以下邀約次數(shù)根據(jù)會議重要程度來判定）

?2. 活動前1周再次聯(lián)系客戶確認來否

?3. 活動前3天再次聯(lián)系客戶確認來否

?4. 活動前1天再次聯(lián)系客戶確認來否

?5. 注意確認人數(shù)，1張邀請函僅含1位客戶，以確保人數(shù)與計劃基本一致

?6. 編制和打印來賓名單，分為帶電話和不帶電話兩個版本，主要工作人員持有帶電話版本

?7. 活動當天向來賓發(fā)送短信，提醒時間、地點、流程、天氣、著裝要求、安全事項等

 

2.對內制定計劃

一個團隊執(zhí)行效率的高低會直接影響活動的準備速度、資源數(shù)量、協(xié)調速度。而這與前期制定的計劃是分不開關系的，建立活動執(zhí)行表及精細的任務清單其實都能夠幫助活動執(zhí)行者能夠更好的完成工作任務。     

一般活動策劃都會提前準備執(zhí)行案，而建立活動執(zhí)行案的目的就是為了提高所有活動執(zhí)行成員之間的協(xié)調配合度以及執(zhí)行者的效率，提前制定好活動進度、工作流程及人員分工的甘特圖，可以有效的指導自己以及相關活動人員高效的執(zhí)行。

        

1）工作流程——場地與硬件方面

在場地與硬件方面，活動執(zhí)行需要盡早確認場地，簽訂好場地租憑合同。

硬件方面的具體配置準備情況如下：

?1. 桌型：確保桌椅數(shù)量、質量符合要求。

?2. 舞臺：確認尺寸和高度，地面材質，升降機等。活動前1天完成搭建。

?3. 舞臺背景：確認LED屏幕或噴繪背景板，確認舞美設計稿，活動前1天完成制作和安裝。

?4. 音響：確認音控臺、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒（手持、鵝頸、頭戴各需幾個）、話筒架、電腦等設備。活動前5小時到位，活動前2小時調試完畢。

?5. 燈光：確認LED大屏、燈控臺、燈光架、各種燈的數(shù)量、電源及電線等設備。活動前5小時到位，活動前2小時調試完畢。

?6. 其他設備：搖臂攝像機，無人機攝像機，干冰機，泡泡機，紙炮等。

?7. 大屏畫面內容：根據(jù)節(jié)目單確認內容、排序。事先錄入電腦。

?8. 音樂：確認暖場、開場、上場音樂，所有伴奏音樂排序。事先錄入電腦。

?9. 確認宣講材料，事先錄入電腦。

?10. 后臺：預備演員換裝、化妝、候場空間，方便上下場。

?11. 化妝間要求：照明充足。考慮到化妝師長時間彎腰操作，盡量安排合適高度椅子和化妝師用高腳椅。

?12. 造型間要求：有充足電源插座，方便各類美發(fā)小電器。

?13. 更衣室要求：設穿衣鏡、掛鉤等，如有鑰匙柜更佳。

?14. 貴賓休息廳：考慮貴賓動線，服務人員、茶水點心、鮮花等。

?15. 外部布置：簽到背景板、各種指示牌、紅地毯等的設計、制作、安裝。活動前1天完成。

?16. 車輛：確認貴賓接送、來賓車輛動線、泊車位、保安引導等問題。

?17. 大型物料的提前進場：如展示板、展示柜等。

?18. 小型飾物：氣球、彩帶、鮮花、席簽等。

?19. 工作人員休息處、飲用水、盒飯等。

 

2）工作流程——內容、文件方面

對想舉辦活動會議的組織者來說，準備嘉賓的演講稿和現(xiàn)場所需資料是最花費時間的，不斷地會有新增材料以及新增嘉賓信息，如果不提前規(guī)劃準備好，到現(xiàn)場只會是一團亂麻，還需要消耗時間重新來過。

可以提前將所需材料統(tǒng)一制表按照excel模板整理好，接著按照新增和修改的直接進行手動操作即可。

如果認為excel表格也比較麻煩的話，這里強烈推薦我經常使用的百格活動平臺中的一項功能，那便是——“嘉賓與日程項”。      

（↑百格活動“嘉賓與日程項”功能）

它可以將嘉賓、主持人、宣講材料、領導講話都能統(tǒng)一制作成電子日程。在電腦上傳好，直接可以在手機小程序中快速查看，方便又省事。并且還支持進行在線修改，省去了不少保存文檔的不便。

 

三、推廣溝通能力      

1.推廣方面

通常情況下，一般的活動執(zhí)行是不涉及到“推廣”這項內容的，但是作為活動執(zhí)行總監(jiān)或想成為總監(jiān)的活動執(zhí)行員來說，這是必須要必備的技能。畢竟沒有推廣就沒有參會者，活動便很難組織開展起來。

相比較專業(yè)的活動營銷人員，活動執(zhí)行者需要做的便是提前想好推廣的人群以及與選定好的媒體渠道進行溝通對接。常規(guī)情況下，做到以下幾點即可。

推廣具體步驟：

?1.事先選定媒體名單，提前邀請媒體記者，編制簽到表。

?2.事先考慮視頻媒體攝像機數(shù)量，安排拍攝機位。

?3.事先寫好新聞通稿，媒體簽到時分發(fā)。

?4.活動結束當天或第二天收集各媒體發(fā)布的圖文、視頻報道。

?5.內部媒體：事先安排好攝影師、攝像師、文字記者等。

?6.內部媒體：網站、微信、微博、郵件等及時撰寫發(fā)布。

 

2.溝通方面      

組織一場活動需要面對很多人，這就意味著需要與很多人進行溝通交流，如果稍有情緒波動或是溝通不暢就會產生沖突，導致活動的效果大打折扣。會場中會有來自天南海北形形色色的人，換言之，活動執(zhí)行者能夠擁有與不同人群交流的機會，好好把握這種交流機會，他能幫助你建立良好的人際關系，也是將來的客戶資源。

以下是幾點會場中的溝通小技巧送個你：

 

1）介紹對方

在會議活動中如果涉及到介紹對方時，先說人名后說身份，效果可能會更好一些。另外在介紹其它人的時，用職業(yè)、愛好和一、二件有閃光點的事情，引出他喜歡的話題，會讓別人的印象更加深刻，別只考慮自己的回報。

2）交流自然 

在與客戶交流過程中不要急于表達自己，在對方完整表達好需求后，可以先來點目光鼓勵，接著再表達你的觀點。不知道應該怎樣回答或不知道如何表達，應該看著提問者，微笑著告訴對方，“我得花點時間想想怎么回答”，然后默默換個話題。

3）陌生人攀談技巧

在會場中涉及跟很多陌生人攀談，可以先仔細觀察對方，了解對方身上中一些細節(jié)和穿著，通過來參加活動花費時間、居住城市、著裝、飾物，這些話題會很容易打開話匣子。

4）提前了解

將到場客戶資料以及愛好收集一下，提前做些功課和準備，確定自己要表達的觀點，可以把注意力也關注在大家討論的話題上，表述時會更有激情。

5）學會告別

在結束談話時可以描述一下自己快樂的感覺，最好說出對方的名字。

如：

張xx，感謝你對xx的建議，跟您交談很愉快；

xxx 很高興與您交流受益良多，希望您旅途愉快一切順利。

 

四、精細化活動的必備技能  

每次活動結束后，都必須要對整場活動的數(shù)據(jù)進行進一步分析。身為活動執(zhí)行者，只有和數(shù)據(jù)做朋友，你才能知道哪一個主題分會場的人員是最多的？哪些入口是之后需要重點分配人員進行服務的？同時數(shù)據(jù)還能告訴你，本次活動預期的效果與實際效果的落差及對比在哪里？

可以說活動必不可少的就是數(shù)據(jù)分析，身為整場活動的經歷者與真實體驗者的活動執(zhí)行必須要有基本的數(shù)據(jù)分析能力。數(shù)據(jù)可視化是數(shù)據(jù)分析的主要方向之一，這不僅是自己理解方便，也是向老板匯報工作時最直觀、最簡單的表現(xiàn)形式。

當然在數(shù)據(jù)界也有著一句經典名言：“字不如表，表不如圖”。

       

（↑百格活動數(shù)據(jù)分析功能）

善于通過數(shù)據(jù)來獲取活動的效果反饋，不斷找到數(shù)據(jù)種變化與上漲幅度，試著分析原因，并不斷調整自己在執(zhí)行過程中的問題。可視化數(shù)據(jù)不僅表現(xiàn)在數(shù)據(jù)美觀、解讀精準以及實時更新，更是每一位活動執(zhí)行安（升）身（職）立（加）命（薪）之本吶！

 

五、現(xiàn)場處理能力     

1.外在處理表現(xiàn)

活動執(zhí)行總監(jiān)需要在會議提前一天到達現(xiàn)場，對活動執(zhí)行團隊中的成員及志愿者進行基礎培訓及講解，現(xiàn)場示范打樣并及時給予優(yōu)化建議。除此之外便是需要根據(jù)客戶的需求，依據(jù)活動方案，監(jiān)督和指導推廣活動的現(xiàn)場運營。

活動執(zhí)行常見具體步驟參考：

?1. 總控：不要滿場亂跑，要定位在所有人能找到的地方。

?2. 舞臺監(jiān)督：務必安排專人，熟悉甲方領導、嘉賓的人擔任。確保舞臺上所有事按臺本進行，而不是主持人報節(jié)目后人還沒到。

?3. 總控及主要工作人員需隨身攜帶文件：客戶名單（帶電話號碼）、執(zhí)行臺本。

?4. 開場前半小時，如客戶到達人數(shù)仍較少，需致電聯(lián)系并告之行車路線、泊車方式等。

?5. 簽約儀式：桌椅、文本、簽字筆，確認領導上臺動線、座位，禮儀上臺、傳遞物品動線。

?6. 頒獎/授牌儀式：頒、受人員上臺動線，禮儀上臺、傳遞物品動線。

?7. 頒獎/授牌物品的事先放置，移動至舞臺的時間和人員。

?8. 抽獎：如電子形式，事先將人員名字或編號錄入電腦，調試抽獎軟件。

?9. 抽獎：如傳統(tǒng)形式，簽到時分發(fā)一式二聯(lián)的抽獎券。確保每券入箱

?10. 大量抽獎一般為至工作人員處領獎，少量大獎一般為上臺領獎。

?11. 明確被抽中人如不在現(xiàn)場，中獎號是否有效。 

?12. 費用的分發(fā)：事先把演員、媒體的費用現(xiàn)金準備好用信封裝好寫上名字，開場前分發(fā)。也可事后以電子支付方式。

?13. 救場：如出現(xiàn)突發(fā)狀況，需主持人或有人執(zhí)行主持人義務，確保舞臺上不能空著。

?14. 如出現(xiàn)安全緊急事故，第一時間用擴音話筒指揮全體人員有序離場、疏散。

?15. 客戶經理/銷售人員在過程中，需做好迎賓、陪同、送客等，并隨身攜帶足量名片，盡可能多的認識客戶。

 

2.內在處理表現(xiàn)

除了外在表現(xiàn)出來的具體執(zhí)行流程外，內在的基本條件也是少不了的

1）膽大心細

粗枝大葉的馬大哈可能會有一個驚人的創(chuàng)意，但很難做成一場驚艷的活動，對細節(jié)的忽略往往會造成活動執(zhí)行過程中的手忙腳亂，執(zhí)行人員往往叫苦不迭。

身為執(zhí)行經理內在一定要具備膽大心細的能力，頭腦風暴時的思想可以是天馬行空、無所忌憚的，但是一旦落實到執(zhí)行的層面就需要面面俱到，注重細節(jié)，這是每一個執(zhí)行者都需要必備的能力。

 

2）隨機應變能力   

100%沒有差錯得到活動幾乎是不存在的，或多或少都會面臨一些問題。一個優(yōu)秀的活動經理能夠脫穎而出最重要的表現(xiàn)，就是在對一些復雜的突發(fā)問題以及非規(guī)范問題的妥善處理上。

例如在執(zhí)行過程中遇到成員不配合的情況時，最先要確認下任務是否明了，可以重復讓隊員再次確認好，如果還是不配合便快速找人替代，確保會場順利進行下去，事后再找其會談并進一步了解原因。

 

3）抗壓能力  

一場活動在前期需要籌備諸多工作，同時也需要跟很多人溝通對接，遇到上述突發(fā)狀況情況，還需要熬夜處理問題，所以要有強大的內心承受能力來抵抗這些，但說到底，哪一項崗位工作不需要強大的內心呢？既然選擇了這條路，就選擇熱愛。