一、確定目標

目標的3要素：截止時間+在什么條件下做什么+得到什么結(jié)果。

正確的定義問題能使我們事半功倍，如果我們在舉辦會議活動時，一開始解決問題的方向就找錯了，那只會南轅北轍或者不斷暴露出新的問題，并難以解決。

確定目標是做任何事的前提，對于舉辦會議活動而言更是如此，舉辦一場會議活動需要明確在具體的時間內(nèi)、需要執(zhí)行的任務(wù)以及最終可以得到什么樣的一個結(jié)果。

舉個簡單的例子，在公司處于上升階段，馬上會迎來融資，但是投資人認為品牌的知名度不是很廣，老板現(xiàn)要求你舉辦一個主題宣講活動，需要吸引上萬人在知道該活動，了解該品牌，組織并籌辦一場千人級行業(yè)分享會。

根據(jù)以上案例我們可以得出，我們可以看出，老板最主要的目的就是品牌的曝光，能夠讓更多的用戶了解該品牌。在明確了目標后就需要開始確定大致的框架，例如這場會議活動的籌備時間是60天，成本為20萬元以下，目標是10000次曝光，引流線下活動至少1000人。

二、分解目標

分解目標是在確定了公司/領(lǐng)導制定的目標后將目標進行分解，具體需要羅列出你可以想到的關(guān)于這場活動的籌辦過程中需要執(zhí)行的所有任務(wù)和要素。

例如在上述的案例中，很顯然我們需要看到這項任務(wù)實則包含有兩大塊指標和任務(wù)，一塊是線上需要帶來10000人參與；另一塊則是線下舉辦一場1000人的活動。兩大塊的業(yè)務(wù)雖然有所區(qū)別，但其基本原理和本質(zhì)是一樣的，線上的主要目的就是引流、擴大知名度，線下的活動主要是根據(jù)線上活動引來的這些人做留存，進一步進行轉(zhuǎn)化，做下一步的動作。

拆解完兩大塊的指標的任務(wù)后，這才是第一步，還需要將每一項指標再進一步拆解，在進一步拆解前，我們先來看這兩個項目指標背后相同的基本原理。不論是線上出于的“引流拉新”目的的活動，還是線下出于“留存”目的的活動，對應背后的基本原理都需要遵循【渠道——轉(zhuǎn)化——結(jié)果】這三大關(guān)鍵要素。

在思考如何把一場活動辦好時，可以從活動前、活動中、活動后這樣一個簡單流程的思考方式入手，梳理每一個流程能做什么事，并將之拆解為可執(zhí)行的單個任務(wù)。這種有條理方向的思維方式能有效的解決一切會議活動中會遇到的難題。如下圖所示，即為拆解出的任務(wù)流程。

（行業(yè)分享會任務(wù)分解流程）

三、信息調(diào)研

針對分解出來的目標環(huán)節(jié)，進行信息記錄并形成表格。

信息調(diào)研是正式開展會議活動項目的重要前提。例如對于上述流程中的嘉賓邀請和場地調(diào)研等環(huán)節(jié)均需要僅僅圍繞這些目標進行風門別類的去調(diào)研，例如對于邀請嘉賓這個環(huán)節(jié)，就可以對想要邀請的嘉賓、自身預算、時間排期全部都列成Excel表格，綜合對比形成一個優(yōu)質(zhì)的方案。

調(diào)查信息的角度也是需要分門別類的，針對一個環(huán)節(jié)，活動組織者需要從不同的角度進行調(diào)研，保障最終方案的可落地性和可實操性。例如關(guān)于場地調(diào)研這個環(huán)節(jié)，所需要調(diào)研的角度就會變得多一些，可以調(diào)查以下幾個角度的信息：

1.場地租金：根據(jù)調(diào)研的場地租金，結(jié)合自身預算綜合對比；

2.場地環(huán)境和功能區(qū)劃分：場地的環(huán)境和功能區(qū)是與活動調(diào)性和相關(guān)需求相匹配的；

3.場地檔期：場地是固定的，性價比高的場地一定是很難預約的，所以一定要了解場地檔期，與自身活動舉辦時間相匹配。

4.場地基礎(chǔ)設(shè)施和相關(guān)設(shè)備情況：場地的基礎(chǔ)設(shè)施完善和優(yōu)質(zhì)，可以保障會議活動在一定程度上可以順利進行。

將不同角度調(diào)研后的信息總和到一個列表中，不然信息調(diào)研就會變成走馬觀花形式的。

 四、補全要素

既然信息調(diào)研已經(jīng)做了，為什么還有這項環(huán)節(jié)呢？這是因為我們自己想到的方案和內(nèi)容是有限，單純展現(xiàn)的是一種思想，如果想要這場活動的效果更好，還需要群策群力，吸取前人的教訓和優(yōu)點。

那么這時候應該怎么補全各項要素呢？可以通過和行業(yè)大咖、專家、牛人、有豐富辦會經(jīng)驗的人交流，得知完成目標還需要哪些細節(jié)的工作，繼續(xù)做信息調(diào)研。

例如，經(jīng)過一些有經(jīng)驗者的點撥，我們可能會意識到一些之前沒有預料過的問題：

1.很多活動效果沒有預期的好一個重要原因就是渠道沒有找準，導致用戶群體參差不齊；

2.你沒有想到的是，這場活動由于是品牌曝光，參會者得不到他們想要的反而會給品牌帶來不好的影響；

3.另外，簽到高峰的人流是有峰值的，會在正式開會前半小時突然達到頂峰，而其他時間則沒有什么人流，這就需要你進行周密的核算，按照人流高峰來計算工作人員成本和簽到設(shè)備的成本。

......

至此，補全了這些細節(jié)后，就需要繼續(xù)開始做以上這些問題的調(diào)研。如：

1.關(guān)于渠道：應該根據(jù)自身企業(yè)的調(diào)性和風格來定位好目標人群，然后去思考這些人群是分布在哪里？怎么可以更廣泛的將信息傳遞給合適的目標群體。

2.關(guān)于價值：會議活動的主題在一開始就應該為參會者提供的是有價值的內(nèi)容，不能自顧自的做企業(yè)的宣傳，而是要調(diào)研目標人群目前的痛點是什么，依據(jù)此難點然后去思考企業(yè)能為用戶帶來的解決方案，這樣的干貨內(nèi)容分享才是建立品牌的根本要素。

3.關(guān)于人流：正常情況下，如果活動組織者會議人數(shù)超過100人就需要使用電子化簽到方式，如果使用的是掃描電子碼簽到，那么一條通道一小時能容納180人/小時，且不會擁堵。

所以就會發(fā)現(xiàn)，在補全要素的過程中，就是我們找到新的信息調(diào)研點的過程，我們要不斷找到可能會影響目標順利完成的要素，然后不斷優(yōu)化這些要素，直到做出心中有數(shù)，可以落地實施的方案。

五、數(shù)據(jù)分析

通過上述艱苦的調(diào)查過程，已經(jīng)會有一些過往數(shù)據(jù)或是新產(chǎn)生的值得思考的數(shù)據(jù)，當然，會后還會產(chǎn)生新一輪的活動數(shù)據(jù)，我們需要做的就是對數(shù)據(jù)進行分析總結(jié)，根據(jù)已有的會議活動數(shù)據(jù)，進行不同角度的對比分析，找到問題所在和改進措施。這是為了幫助我們產(chǎn)生科學化的決策方向，保障結(jié)論是客觀可追溯的，而非主觀臆斷。

當然數(shù)據(jù)的分析還是圍繞目標進行的，不然分析什么呢？例如之前案例中，老板要求是花20萬元引來10000萬的曝光和線下活動的籌辦，那么就需要根據(jù)以往預算帶來的數(shù)據(jù)不斷分析每個環(huán)節(jié)中我們可以優(yōu)化迭代的部分，這樣才能帶來更多的曝光和數(shù)據(jù)。

例如可以分析影響最終結(jié)果的因素可能會在渠道、內(nèi)容、宣傳推廣等三大方面，那么我們就可以針對這三大方面調(diào)出以往的數(shù)據(jù)進行分析，如果之前沒有做過類似的活動也沒事，我們可以預估，然后去小范圍驗證測試，利用規(guī)律來推導出大范圍下的數(shù)據(jù)是怎樣的。

六、反饋閉環(huán)

經(jīng)過以上各環(huán)節(jié)的有效執(zhí)行，可以正式開啟會議活動的流程，在執(zhí)行過程中要根據(jù)現(xiàn)場或是用戶的一些或真實或隱秘的反饋問題，用新的想法嘗試并解決問題，然后不斷查看反饋的結(jié)果并設(shè)定新的目標。

之所以在會議活動進行中或結(jié)束后還要花費大量的人力物力去做這件事，目的就是為了更好的了解參會者的喜好、更深入的研究參會者的需求，以便能夠更好的舉辦之后的會議活動，企業(yè)也能提供更好的產(chǎn)品與服務(wù)，形成合力有效的反饋閉環(huán)。

反饋閉環(huán)有以下幾點技巧：

1.反饋中篩選出用戶需求

參會者不是專門做反饋的，所以提出的問題也是千奇百怪，很多時候需要甄別出哪些是無法實現(xiàn)、無價值、無意義的反饋，哪些是對自身有價值的、有建設(shè)性意見的。針對一些純發(fā)泄、抱怨的參會者和應該做到耐心回復，安撫情緒，必要時進行適當?shù)母＠浻琛?/span>

2.分析反饋背后的真實需求

過濾掉一批無效、無法實現(xiàn)的反饋后，再來分析這批更為有效的用戶需求背后的用意是什么，再把真實的用意記錄下來，根據(jù)實際情況進行改進。例如，有參會者反饋表示，會議現(xiàn)場有分會場，但是一個主題為“中小企業(yè)商業(yè)戰(zhàn)略”的會場人員爆滿，沒有座位，并且空凋也不好，導致現(xiàn)場悶熱又難受，而另一個分會場卻人員稀少，希望活動組織者有效控制好每一個會場的人數(shù)。

了解到這個需求后，為滿足每個分會場的人員安排都是合理的，我們改良的方法可以在會議活動開始前，參會者可以自主在網(wǎng)上選擇想要參加的分論壇，在現(xiàn)場，參會者需要掃描胸卡上的二維碼，報名成功的可進入聽講，沒有報名的則不可進入。這樣不僅可以提前得知用戶對那些主題感興趣，方便活動組織者提前安排場廳，還能做到科學有效管理地現(xiàn)場秩序和參會人員。