企業(yè)的文件、檔案作為信息的載體被廣泛使用。在紙質(zhì)辦公時(shí)代，企業(yè)員工需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去撰寫、打印出文檔來(lái)記錄商業(yè)活動(dòng)中的大小事項(xiàng)，這些脆弱的紙張記載著企業(yè)活動(dòng)的動(dòng)態(tài)，是企業(yè)發(fā)展過程中的重要參考對(duì)象。

時(shí)過境遷，在踏入信息化社會(huì)后，無(wú)紙化辦公逐漸取代了紙質(zhì)辦公，紙質(zhì)文檔逐漸向電子文檔過渡，曾經(jīng)塞滿了數(shù)以百計(jì)、千計(jì)文檔的檔案室也一步步壓縮成了一個(gè)個(gè)圖標(biāo)的文檔，解決了紙質(zhì)文檔難以保存、存儲(chǔ)空間大及難以檢索查閱的問題，提高了員工工作效率和響應(yīng)速度。

但電子文檔并不是萬(wàn)無(wú)一失的，如果不將電子文檔分門別類存儲(chǔ)，一樣會(huì)影響檢索查閱的速度，誤操作也容易使文件丟失、損壞。且無(wú)論是上傳到云盤還是保存在本地的文檔，都過于分散，不利于企業(yè)集中管理文檔。

所以企業(yè)要挑選一款適合自己的文檔管理系統(tǒng)，做好文檔管理。如何選擇一款文檔管理系統(tǒng)？這就是本文將要探討的問題。

文檔管理系統(tǒng)是一個(gè)專門對(duì)各類文檔進(jìn)行智能化管理的安全平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上，每一位用戶都能獲得在部門間和企業(yè)中跨越地理界限地創(chuàng)建、編輯、控制版本、共享、跟蹤、審批、發(fā)布、封存和保護(hù)信息的功能。憑借這個(gè)開放的、可伸縮的、全面的以及基于標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)，企業(yè)能夠擁有高質(zhì)量的以及易用的工具，以有條理的方式來(lái)管理海量的信息。員工間的、業(yè)務(wù)伙伴間的和客戶間的協(xié)作能得到極大的提高，企業(yè)疫能對(duì)信息和業(yè)務(wù)流程的完整性進(jìn)行全面的控制。

一款好用的且品質(zhì)優(yōu)良的文檔管理系統(tǒng)，不僅具備著安全控制、高速便捷查找的功能，還具備著文檔實(shí)時(shí)跟蹤和版本控制等高級(jí)功能，也正因如此文檔管理系統(tǒng)成為各大企業(yè)以信息化助力升級(jí)的選擇，那么企業(yè)又該如何去選擇一款合適的文檔管理系統(tǒng)？

我想無(wú)論對(duì)于哪種企業(yè)來(lái)說(shuō)，在選擇一款文檔管理系統(tǒng)時(shí)，首先就要考慮本企業(yè)對(duì)于這種文檔管理系統(tǒng)的要求是什么，要達(dá)到什么樣管理程度和效果，因?yàn)槊靠畈煌奈臋n管理系統(tǒng)其都有自己的特色功能和應(yīng)用領(lǐng)域，所以企業(yè)管理者因從企業(yè)需求入手再?gòu)闹袚駜?yōu)。

毋庸置疑對(duì)于文檔管理產(chǎn)品來(lái)說(shuō)其品質(zhì)是首要的，而這所謂的品質(zhì)涵蓋信息的安全性、功能的全面性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、操作的方便易用性，當(dāng)然文檔管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)而言其重中之重還是它的穩(wěn)定性和安全性，這也是企業(yè)在選擇文檔管理系統(tǒng)時(shí)必須要關(guān)注的一點(diǎn)。

任何一款技術(shù)先進(jìn)的文檔管理系統(tǒng)或軟件，它的服務(wù)體系都非常重要，這也是商家誠(chéng)信的一個(gè)重要標(biāo)志，如果文檔管理系統(tǒng)的廠家沒有很好的服務(wù)意識(shí)、不具備很好的服務(wù)能力，那么再好的文檔管理系統(tǒng)也無(wú)法發(fā)揮出它應(yīng)有的那種功效。

綜上選擇一款合適實(shí)用的文檔管理系統(tǒng)，一方面就要從企業(yè)的需求和實(shí)際情況入手，另一方面要從產(chǎn)品品質(zhì)、服務(wù)商的保障體系入手，當(dāng)然一款好的文檔管理系統(tǒng)，還應(yīng)該與企業(yè)共同成長(zhǎng)的同時(shí)保持發(fā)展，保持更新，具備持續(xù)不斷的為企業(yè)提供新的技術(shù)、新服務(wù)的功能。

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