專家團｜蔣祎：HR SaaS選型前，你們還會考慮哪些因素呢？
企業的內部環境，主要從這三個方面考慮：
選型前要考慮哪些企業戰略和文化的因素？
對于HR系統選型影響最直接的無疑是預算，雖說是“有多少錢辦多大事”，但是咱們HR得確保錢花在刀刃上。影響預算的因素很多，我們其實也提到不少，這里就不展開來講了。
企業戰略也是影響預算的因素之一。管理學的教材告訴我們，無論是人力資源管理還是信息系統建設，都要和企業戰略保持一致。道理我們都懂，實踐要從哪里開始？咱們可以先考慮這幾個問題：
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企業在市場中的地位是怎樣的？（是領導者、挑戰者、追隨者還是補缺者）企業采取的競爭戰略是怎樣的？（是“總成本領先”、“差異化產品服務”還是“專注于特定客群”）
企業的市場地位往往也反映在人才競爭中，企業的競爭策略常常也決定人才的吸引與保留的策略。這幾個問題關系到企業在HR數字化的投入意愿，和優先方向（比如上系統先上核心模塊還是先上人才模塊），以及有哪些友商的HR數字化值得參照、比較。
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企業目前涉足哪些行業？未來五年打算在哪些行業發力？各行業各有多少分子公司、有多大人員規模？過去三年的人員規模、組織架構是否有過大調整或重大并購，未來五年有沒有大動作的計劃？
每個行業有其特色的HR業務，不同廠商的行業特定功能方案、顧問行業經驗都會有所不同。行業越多、分子公司越多，通常對規則設置、權限劃分的要求也就更高。人員規模大、人員流動頻繁、架構經常變化，都會對批量處理等功能提出相應的要求，在選型時需要重點考察對這些場景的功能支持與系統性能。
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企業的組織架構森嚴的還是扁平的？決策是高度集中還是相對放權？企業文化是保守穩定還是敏捷創新？對于數據是強調保密的還是崇尚透明的？
這幾個問題關系到對于系統功能和能力的側重，是集中管控還是基層賦能。同樣的系統功能，在不同的企業文化中發揮出的價值是不同的；比如不推崇透明與敏捷的企業上OKR，推動將會難上加難，效果將會大打折扣。
選型前要跟IT提前溝通哪些問題？
上HR系統也許是HR主導，但是這畢竟是企業IT建設的一部分，還是要按IT的規定來，跟IT的規劃走。在選型中，IT作為技術評估方，I意見也非常重要。作為HR，我們首先可以和IT就下面這些問題初步溝通：
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IT對于企業內部的管理軟件（例如ERP、OA等），在近幾年有無大的建設項目或升級計劃？
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針對HR梳理的業務需求及優先級，向征求IT關于實現方式的建議，是自主研發，還是外采產品，還是兩者結合？
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如果需要開發，IT能投入多少人員或組建多大的團隊（可能需要產品經理、項目經理、開發、測試、運維）？大概需要多長的周期來實現高優先級的需求？
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如果是外購系統，IT對廠商資質、系統部署方式（是否允許使用云端系統）、員工個人手機端使用（BYOD）、產品服務的SLA（服務水平協議）、數據存儲位置、自主可控、信息安全、代碼知識產權等有沒有硬性規定要求或建議？
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IT對內部系統的運行維護，包括用戶和權限管理、參數變更、數據提取等，是否有統一的制度要求？
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IT對于內部系統的數據管理有何制度？對于企業數據治理有什么要求？
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企業內有哪些系統需要和HR系統對接，分別是什么廠商的產品？（HR系統應該成為各系統組織和人員信息的唯一來源）
系統選型前還要考慮哪些外部環境因素？
企業的計劃常常跟不上外部的變化，這幾年身處“百年變局”之中、新冠疫情之下的我們，一定都深有體會。疫情深刻改變了我們的工作方式，也改變了我們對科技的接納程度。我們可以借鑒邁克爾·波特的PEST模型，即從政治Political、經濟Economic、社會social和技術Technological幾個方面分析分析宏觀環境。
系統需要幫助我們保證業務合規，不僅是當下，還要能夠應對未來法規變化和國際政治風險。考慮這些問題：
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企業在哪些國家和地區有員工，在哪里上市？在各地分別有多少員工，未來五年計劃在哪里大幅招人？這些國家和地區中，勞動用工（合同、休假、薪酬、報稅、保險）相關法規政策和規則是否經常變化？
不同國家和地區的用工法規差異不小，像薪酬核算模塊肯定是要分別設置規則、分別測試的。此外，一旦政策有變化，無論是計算規則還是報表格式，系統都要能夠及時調整。我們要首先考慮，是否所有國家地區系統都需要覆蓋到，統一在一套系統中管理的業務需求是什么？如果需要在一套系統管理多國家地區業務，就要要求系統功能能夠支持，顧問有相關經驗，還要要求廠商長期關注這些地方的法規政策變化，并能及時升級增強；系統對多語言、多時區、多套規則的支持當然也是必須要有的。
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企業在國內的哪些省市有員工，分別有多少員工？
國內的法規政策也時有調整，例如近幾年的年終獎計稅、育兒假、贍養老人專項附加扣除、春節假期因疫情臨時延長等，而且像育兒假這樣的政策各地的細則又不同。如果外購系統，需要考察過往廠商在政策出臺后多久提供了解決方案，是廠商統一升級解決還是各家客戶要自己調系統設置。各地的社保政策、個稅優惠也會略有不同，系統如何支持，每年如何調整，也要在選型中了解。
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企業需要遵循哪些國家和地區對個人數據隱私保護的法規？
比如中國有《個人信息保護法》、歐盟有GDPR，需要考察系統是否有數據遺忘等功能，保證這方面的合規。
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企業是否屬于對國際形勢很敏感的行業？有沒有被列入美國實體清單、被美國軟件廠商斷供的可能？企業在美國制裁國家（伊朗、古巴、朝鮮、敘利亞等）是否有員工和業務？
這幾年的疫情迫使所有企業快速應對變化，也讓不少人被迫轉成了遠程辦公的模式。即使企業不希望遠程辦公成為常態，但也必須做好這第二手的準備。在遠程協作的模式下，更要求HR系統支持團隊協作、信息同步和流程任務監控。
要遠程使用HR系統，通常有兩種方式，一是系統本身就在互聯網上，也就是云系統、SaaS；二是通過VPN等方式接入企業內網。兩種方式的成本、體驗肯定是有所不同的，這是需要IT協助評估考慮的問題。
而因疫情被迫遠程辦公的日子里，其實人們對騰訊會議、釘釘等云端應用（SaaS產品）的很大程度接受了，因為它們也確實帶來了很大的便利。
疫情也加速了不少科技的應用和普及。雖然說，企業管理軟件的核心功能變化不算快，企業管理軟件也不需要去趕最新技術的時髦，但是還是有兩個方面值得我們去考慮：
一是，新技術對大家生活習慣的改變。其中最明顯的是智能手機帶來的改變，現在就連老人都要掃健康碼，年輕人更是24小時手機不離手。如果現在上HR系統不考慮手機端，簡直就是在違背大家的生活習慣。要是不能在手機上快速投簡歷，00后的應屆生可能就直接不投了，他們可能連測評、培訓都更愿意在手機上做。
在評估HR系統手機端時，我們同樣要考慮頁面設計、操作方式是否符合大家的習慣，這一點上國內國外其實差異也是不小的。咱們國內的國民應用是微信、支付寶、學習強國，如果交互體驗類似，那么用戶也會更熟悉、使用起來更沒有障礙。
二是，新技術的成熟和普及。一些聽起來還有些遙遠的新技術，成本可能已經大大降低，并且已經在辦公軟件中普及，甚至大家逐漸習以為常。下面列出了一些相對成熟的技術及其應用：
咱們HR應該多體驗新科技，才能對它們價值有直觀的感受。就像我以前覺得智能音響沒啥用，用過才知道，把它使喚慣了之后，手機點幾下的事都懶得自己點了。我以前也不理解VR有什么用，用過我才發現，戴上VR頭盔就沒辦法玩手機了，上網課玩不了手機，這就叫做沉浸式學習。
當咱們對自身需求和內外部環境有了更清晰的認識，相信在選型的時候也就更清楚什么應該堅持。除了提到這些，你們選型前還會考慮哪些因素呢？
本文來自微信公眾號“JohnnyHCM”（ID:CloudHCM），作者：蔣祎，36氪經授權發布。
