近年來，企業(yè)的數(shù)字化資產(chǎn)越來越引起人們的重視，不論是企業(yè)基本信息、年度報告等顯性的信息，或是企業(yè)長期積累的工作文檔、實踐經(jīng)驗等無形的知識，都在企業(yè)的發(fā)展中起著不可替代的作用。

而在這些當(dāng)中，文檔管理尤為關(guān)鍵。

隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，管理人員日益意識到規(guī)范化的文檔管理對于企業(yè)的重要意義。但是，企業(yè)文檔管理還存在著許多管理者必須思考的問題。

很多時候，企業(yè)文檔都是散落在不同類型的職員的辦公計算機(jī)和手機(jī)上，沒有一個集中的總結(jié)和儲存。這就造成了查找數(shù)據(jù)時，不清楚文檔在哪里，老文檔存儲的地方記不清楚，查找速度慢，極大地降低了工作的效率。

大多數(shù)公司的機(jī)密文檔都是允許極少數(shù)人分享和使用的，但在某些情況下，公司的內(nèi)部合作外部合作都超出了傳統(tǒng)文件的控制范圍，影響了工作效率。而且，由于工作人員的身份不明，很可能會出現(xiàn)一些差錯，導(dǎo)致關(guān)鍵文件被刪除，到時候誰也查不到誰，只能怪自己運(yùn)氣不好。

在工作小組中，文件的修改一般都是通過 QQ，微信，電子郵件等方式傳遞，造成文件的多個不同的版本，所以在其它人員進(jìn)行再編輯時，很容易分辨出哪個是新的，所以無法確保最新版的更新。

文檔的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是一項系統(tǒng)工作。在推動文檔數(shù)字化的過程中，應(yīng)注重文檔的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。在實施新的在線文檔管理體系時，必須制訂相關(guān)的工作管理措施，在整個工作流程中，要有詳細(xì)的工作流程，要有清晰的職責(zé)，有嚴(yán)格的規(guī)定，才能保證整個工作的順利進(jìn)行。

無論是企業(yè)系統(tǒng)文檔，研發(fā)文檔，或者業(yè)務(wù)規(guī)劃，都會隨著企業(yè)系統(tǒng)，產(chǎn)品或者客戶的需要發(fā)生改變。若不能及時地進(jìn)行文檔的修改，不僅會使資料與現(xiàn)實不符，而且還會使資料的傳遞不連貫、不能按時、耽誤工作的進(jìn)程，甚至?xí)o公司帶來經(jīng)濟(jì)上的損害。因此，各個企業(yè)要找到有效的方法來確保這些信息資料的真實、及時，使文檔的功能得到最大程度的體現(xiàn)。

推行文檔管理制度后，應(yīng)進(jìn)一步健全文檔管理制度，引進(jìn)獎勵制度，以激發(fā)其生機(jī)與發(fā)展；同時，應(yīng)強(qiáng)化文檔資料電子化的有關(guān)操作訓(xùn)練，以提升文檔資料的工作能力。

簡而言之，在文檔的電子化和信息化的管理中，文檔的數(shù)字化是當(dāng)前文檔管理的一個主要內(nèi)容。大力推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)、加強(qiáng)管理、完善管理體制、加強(qiáng)員工隊伍建設(shè)，是促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)信息化建設(shè)的有效手段。

采用適當(dāng)?shù)墓ぞ撸梢詷O大地提升工作的工作效率。

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