作為市場主體，企業需要建立健全的質量管理體系，并且及時更新，以應對激烈的市場競爭，實現企業可持續發展。
質量體系在很大程度上通過文件化的形式表現出來。《質量管理體系要求》(GB/T19001—2016/ISO9001：2015)標準指出，需將對內及對外的所有質量管理文件進行標準化管理，包括檢索、使用、存儲、防護、版本控制、保留和處置等。
特別是生產、制造、醫藥、工程等行業，為了實現標準化的生產與管理，落地文控管理已經成為管理的硬性需求。
>>>組織不同的崗位對文控的不同需求：
• 管理層：如何提升文控流程協作的效率？核心的、機密的文件如何做好安全管控，避免泄露敏感信息？
• 文控部門：文件的版本日益增多，如何對版本進行管理？文件的新增、修訂、生效、作廢的全周期是否可自動進行狀態變更，能否提供清晰的各類文件清單？
• 員工：是否能進行文件快速的查詢檢索？對于文件的生效、失效、更新是否可以有及時的消息提醒，避免不良隱患？
泛微采知連，協助組織建立全生命周期的文控數字化管理體系，圍繞體系文件、制度文件的全生命周期，實現從文檔發布、使用、版本控制以及作廢銷毀的全過程管控。
自動化管理文件狀態、版本、權限，利用數字化簽名保障文檔的合規性，借力智能化組件提升文檔撰寫、校驗、審核、搜索的效率。

（功能架構）

助力企業實現事前規范建立、事中流程控制、事后統計追溯的全過程管控。

泛微數字化文控管理系統應用亮點

一、個性化的文控門戶
不同崗位的工作人員可自定義文控門戶界面、欄目、權限，待辦消息集中提醒、按照權限、分類推送文件，為管理人員提供清單報表。

（文控門戶）

二、文件中心
建立統一的文件目錄，分類、分層管理體系文件。可根據組織結構及業務條線進行權限下放，設置多個部門文件管理員。
可以快速通過目錄檢索的方式查閱文件。在文檔預覽頁即可查看該文件最新版本及新增、變更的過程文件。

（文件目錄）

三、文件審計清單
結合權限提供各類文件清單，包含：預審清單、審批中、生效文件清單、待培訓文件清單、待分發文件清單、廢止文件清單等。
能夠按照文件屬性快速檢索、統計，并且可以在線預覽清單中文件。文控人員可直接通過文件清單進行文件分發、培訓、回收等。

（審計清單）

四、文件全生命周期管控
1、文件預審
申請人發起取號流程，經由文控部門及分管領導審批通過后，方可進行文件的新增。
在線進行文件分類，自動文件編號，在預審流程中確定文件的模板，并且關聯附件。
系統自動檢測文件名稱是否重復。
2、文件新增
質量體系文件需要進行嚴格的審核才能發布，確保文件格式版本的正確。
申請人發起文件新增流程時，流程中關聯文件取號申請，文件名稱、編號、描述等信息，無需重復輸入。
按照文件分類和所屬組織，經文控及分管領導審核后，文件方可進行分發簽收。
流程自動關聯是否培訓、關聯記錄文件，自動觸發培訓流程。并且在線對Office文件進行編輯修改。

3、文件培訓＆考試
根據文件新增審批流程，匯總需要培訓的文件，自動觸發培訓安排，在泛微采知連中實現培訓和考試全過程管理。
生成培訓通知，在線反饋；在培訓中，通過手機APP掃碼簽到，系統中維護題庫，隨機組卷在線考試。
4、文件分發、簽收
文件新增、培訓流程完成后，文件進入待分發列表，文控人員可一鍵操作，申請補發已生效文件；并且能夠對紙質文件打印份數進行管理。
確保文件可以安全和準確地分發給相關人員。
5、文件復審
通過關聯文件生效及失效日期，在到期前對文控人員進行復審提醒。可在線進行文件修訂、作廢、沿用等操作。
6、文件版本控制
通過開啟文檔版本管理，文檔提交后，可再次編輯和更新，系統在查找文件時，僅顯示該文檔的最新版本。避免多個文檔混淆，提高知識的查找效率。
7、文件更新
對已經發布的文檔需要進行修改的時候，對文檔的電子印章進行撤銷，使其成為失效狀態。并對文檔內容進行修訂更新，同時更新狀態。
8、文檔作廢
文件復審后若是需要作廢，觸發文件作廢流程，流程通過后，文件自動作廢，權限回收。
組織通過統計清單，追溯已作廢的文件。
五、文件規范、合規、安全管理
文件信息規范：
結合文件目錄，自動化控制文件的基礎信息規范、文件版本規范、文件權限體系、文件流程體系、文件安全要求、以及文件屬性元數據。
文件安全管理：
文檔自帶動態水印，有效保密防泄露，支持文件溯源。
通過接入電子印章，管控組織的各類文件狀態。例如，經審批通過后的文檔，最后經文控中心加印電子簽章后才能正式發布。
同時，采知連提供用戶認證、文件存儲、權限控制、流程控制、密集控制等全面的安全保障。
對于離線文件可集成動態加解密軟件，對下載到本地的文件進行加密控制。

（受控章管理）

文件合規受控：
文件的生效、失效、更新、分發、簽收等環節融入數字身份認證、數字印章、保障文件的防篡改，保障過程合規。
總結
集團化管控：支持集團化分級分權管控，各分子公司、各廠區可自行維護單獨的質量文件、文控流程。
安全合規保障：通過文件加密存儲、用戶密碼策略控制、文件水印控制和全方位的權限體系，整合數字化簽名認證，保障文件安全合規。
文本處理高效：支持數十種文件格式的在線使用；支持Office文件在線編輯、協同編輯；支持預制不同類型文件模板，在線快捷調用。
全生命周期管控：覆蓋從體系文件的新增直至文件失效作廢的全生命周期，全程流程化管理。
低代碼平臺：通過低代碼平臺快速構建應用，快速適配不同細分行業的質量文控標準。
全面集成：支持用戶集成、內容集成、流程集成，全方位滿足各類需求。
智能化：智能識別文本內容，提供文件版本智能對比；通過RPA智能采集，搜集行業/區域的質量法規，完善質量知識庫；提供智能搜索，結合關鍵詞、標簽進行搜索定位。
泛微采知連，通過保障文件全生命周期管控、數字化合規認證、智能化屬性更新，構建穩定、安全、全面的文控系統。