常見問題

• 什么是oa系統(tǒng)?

         OA是OfficeAutomation的縮寫，即辦公自動化。我們所說的OA系統(tǒng)是利用網(wǎng)絡(luò)和OA軟件構(gòu)建的一個單位內(nèi)部辦公平臺，用于輔助辦公。OA是組織行為管理軟件，用于實現(xiàn)單位內(nèi)部的協(xié)同管理，提高人與人、部門與部門之間的管理、辦公效率，包括單位內(nèi)部的溝通協(xié)作、信息 與資料共享、文件管理、工作流程(各類請示、匯報、審批)。

• 辦公自動化層次有哪些？

         辦公自動化系統(tǒng)、信息管理自動化系統(tǒng)和決策支持自動化系統(tǒng)是廣義或完整的辦公自動化系統(tǒng)組成中的三個功能層次。三個功能層次之間的相互聯(lián)系可以通過程序模塊的調(diào)用和計算機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段來實現(xiàn)。集成辦公自動化系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)將三個層次的辦公自動化系統(tǒng)集成到一個完整的辦公自動化系統(tǒng)中，使辦公信息的流通更加合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息環(huán)節(jié)，以提高整個辦公系統(tǒng)的效率。

• OA辦公自動化的好處有哪些？

  1.oa辦公自動化系統(tǒng)規(guī)范企業(yè)審批業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)審批效率。
         oa辦公自動化系統(tǒng)規(guī)范了企業(yè)的管理流程，使企業(yè)的制度更加完善，流程明確避免混亂的工作流程和低工作效率。oa辦公自動化系統(tǒng)無紙化辦公操作，實現(xiàn)辦公和移動辦公，提高業(yè)務(wù)審查效率，幫助企業(yè)優(yōu)化崗位，減少人員投入。
  2.oa辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)信息快速發(fā)布，具有高效的溝通合作。
         oa辦公自動化系統(tǒng)可以實時快速發(fā)布企業(yè)新聞，對各部門信息的傳達(dá)沒有任何障礙，幫助企業(yè)員工和企業(yè)管理者建立橋梁，有效地進(jìn)行和合作。
  3.oa辦公自動化系統(tǒng)幫助企業(yè)樹立良好的企業(yè)文化和學(xué)習(xí)氛圍。
        企業(yè)可以通過oa辦公自動化系統(tǒng)建立企業(yè)的各種互動欄目，如企業(yè)論壇、公司動態(tài)、領(lǐng)導(dǎo)聲音、問卷調(diào)查、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見收集等，員工可以貫徹統(tǒng)一企業(yè)的核心價值觀，提高企業(yè)活力
  4.OA辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)知識傳播，實現(xiàn)企業(yè)最重要的資產(chǎn)——知識的高效管理、沉淀、傳播、應(yīng)用，完全擺脫人員流動引起的知識流失。
  5.OA辦公自動化系統(tǒng)打破了時間和空間的束縛，全面支持移動辦公，各級領(lǐng)導(dǎo)和員工可以跨越時空障礙，使用網(wǎng)絡(luò)平板電腦和智能手機(jī)，隨時隨地?zé)o縫合作，輕松工作。
  6.OA辦公自動化系統(tǒng)提供全過程跟蹤和管理，全面記錄業(yè)務(wù)處理的全過程，誰，什么時候，做過什么樣的操作，瀏覽和跟蹤業(yè)務(wù)的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，根據(jù)需要進(jìn)行監(jiān)督和警告，實行風(fēng)險管理和內(nèi)部控制。
  7.OA辦公自動化系統(tǒng)提高企業(yè)競爭力、團(tuán)結(jié)力的員工與上司交流方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工智慧和積極性提供舞臺，有效提高企業(yè)事業(yè)團(tuán)結(jié)力和核心競爭力。

• oa系統(tǒng)怎么使用？

  1、實現(xiàn)全員應(yīng)用OA
         OA系統(tǒng)，本身就是面向全員的工具，所以能夠?qū)崿F(xiàn)全員應(yīng)用非常重要。正是如此，就必須保證OA系統(tǒng)的切實落地，需要公司出臺相應(yīng)的規(guī)定來加以保障，使公司人人都用OA。
         OA系統(tǒng)實施完畢后，需要企業(yè)制定相應(yīng)的管理制度予以保障，這個制度也就是使用OA辦公系統(tǒng)的方法、規(guī)范和獎懲措施等。同時，每一項制度文件都應(yīng)該詳細(xì)介紹其操作方法、使用對象、責(zé)任人，對某些功能還要有獎勵和懲罰的措施，如流程怎么使用，文件怎么共享，日記怎么考核等，讓員工明確的了解系統(tǒng)的使用方式和規(guī)范。
  2、讓OA數(shù)據(jù)成為依據(jù)
         OA辦公系統(tǒng)為企業(yè)提供了開放、扁平化的溝通平臺，意見、建議和分享都可以得到反饋。更為重要的是OA將流程節(jié)點數(shù)字化，由此產(chǎn)生的企業(yè)數(shù)據(jù)更是價值連城。
         通過OA系統(tǒng)得到的實時數(shù)據(jù)和實時統(tǒng)計結(jié)果的智能展現(xiàn)，管理者及時地進(jìn)行管控和指導(dǎo)。而且，OA中的數(shù)據(jù)更細(xì)致，更全面，也更客觀公正，不僅記錄了所有銷售數(shù)據(jù)，還有所有過程數(shù)據(jù)，從而輔助管理者更客觀地看待問題，助力企業(yè)管理。

• oa流程是啥意思？

        oa流程就是每項工作的流動順序，例如啟動一個跨部門業(yè)務(wù)，需要經(jīng)過多個部門、崗位、多個環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，形成一條有邏輯、有節(jié)點的工作路線，然后通過分工合作的方式，高效地完成這項工作。
        當(dāng)然，我們也可以理解為這是管理全員高效運(yùn)作的一個機(jī)制，像郵件、會議等日常工作管理，自然也是通過這樣的流程來實現(xiàn)的，即人們常說的“工作流”。
        除了這些，oa工作流程中還有一些比較常見的權(quán)限流、數(shù)據(jù)流、控制流、審核流程等。特權(quán)流程是指流程對象擁有的權(quán)限，例如能夠執(zhí)行哪些操作；數(shù)據(jù)流，例如某些辦公用品的庫存數(shù)量；控制流程，如旅行、采購報銷流程等；審批流程，這應(yīng)該比較容易理解，例如，啟動一項申請時，需要哪些人或部門審批，有順序，然后還有時間節(jié)點，在什么時候完成這一審批流程。

• 辦公自動化包括什么內(nèi)容？

        OA（辦公自動化）技術(shù)分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。
         隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：
  （1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。
  （2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
  （3）多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
  （4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機(jī)間進(jìn)行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。

• 辦公自動化三大核心

         辦公自動化三大核心技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)。電腦的誕生和發(fā)展推動了人類社會的進(jìn)步與繁榮，計算機(jī)科學(xué)作為信息科學(xué)的載體和核心，在知識時代發(fā)揮著重要作用。而在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作中，則是運(yùn)用Internet/Intranet技術(shù)，以工作流為理念，以計算機(jī)為中心，運(yùn)用一系列現(xiàn)代辦公設(shè)備和先進(jìn)通訊技術(shù)，廣泛、全面、快速地收集、整理、加工、儲存和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)作；改變以往復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理決策服務(wù)，實現(xiàn)行政效率的目的。
         一家企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。在第一次全國辦公自動化規(guī)劃研討會上，中國專家提出了“辦公自動化”這一概念，即：利用先進(jìn)的科技，將一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人之外的各種現(xiàn)代辦公設(shè)備，而人一機(jī)信息處理系統(tǒng)則是為辦公業(yè)務(wù)服務(wù)。
         控制的核心環(huán)節(jié)包括每一項事務(wù)的計劃預(yù)測、事中執(zhí)行監(jiān)督、事后分析優(yōu)化的循環(huán)體系，都要有一個制定目標(biāo)、分解執(zhí)行落地、執(zhí)行中資源協(xié)助、執(zhí)行后分析優(yōu)化的過程，無論是過程管理、知識管理還是目標(biāo)績效、計劃任務(wù)管理。

• 辦公自動化系統(tǒng)功能有哪些？

  1、人力資源
      HR是整個協(xié)同OA的基礎(chǔ)，協(xié)同OA系統(tǒng)的整個系統(tǒng)的職責(zé)體系、角色體系、崗位體系、權(quán)限體系、安全體系都要依靠人力資源，同時協(xié)同OA也提供基于人力資源生命周期的管理，動態(tài)呈現(xiàn)每個員工的工作狀態(tài)和效果。
  2、門戶應(yīng)用
      Portal最大的價值是分類、聚集和推送，作為工作入口，幾乎所有的企業(yè)都會使用，除非有第三方的辦公室門戶。同時，門戶是任何一家企業(yè)中用戶最多、使用最多的門戶，為每位員工提供了日常工作入口，也為公司、部門提供了信息展示窗口，為管理者提供報表集中展示，設(shè)置靈活，界面美觀，可根據(jù)需要定制，使門戶成為PC端協(xié)同OA功能中當(dāng)之無愧的NO.1。
  3、工藝管理
      有組織就必然有流程，企業(yè)為了追求規(guī)范和效率而上線協(xié)同OA，承載了企業(yè)眾多的管理內(nèi)容，因此，在企業(yè)中的應(yīng)用也極為廣泛，在應(yīng)用上幾乎與門戶并駕齊驅(qū)。盡管，每一個企業(yè)的流程類型、流程覆蓋面不同，但是流程的普及程度也是有目共睹的，特別是在移動端，當(dāng)協(xié)同OA實現(xiàn)了APP端以及微信的信息推送，流程也取代了門戶門戶成為最受歡迎的NO.1。使用者可在移動端實現(xiàn)旅行報銷等日常事務(wù)的處理，幾乎用上就停不下來。
  4、知識管理
      合作OA作為協(xié)同OA三大核心之一，知識管理在企業(yè)中得到了很好的推廣，但實施深度和廣度差異較大，一方面，由于協(xié)同OA本身的各個模塊相互關(guān)聯(lián)，比如流程會關(guān)聯(lián)知識文檔，知識管理順理成章地成為一項重要的管理內(nèi)容；另一方面，由于OA本身與OA之間的關(guān)系還有待深入挖掘。
  5、財務(wù)管理
      OA的財務(wù)管理側(cè)重于過程管理：通過預(yù)算、借款、報銷、合同管理流程、費用支付流程(請款流程)，控制費用的發(fā)生，并根據(jù)組織的經(jīng)營目標(biāo)，控制費用發(fā)生的過程，并將整個過程關(guān)聯(lián)預(yù)算、部門、客戶、項目等信息，做到事先審批、有據(jù)審批。
  6、工作微博
      工作日報、工作日志系統(tǒng)作為執(zhí)行力建設(shè)的重要內(nèi)容，許多企業(yè)都設(shè)立了工作日報、工作日志系統(tǒng)來幫助員工梳理自己的“日常工作”，也讓管理者第一時間了解員工的工作進(jìn)度和工作狀態(tài)。合作OA的工作微博應(yīng)用類似新浪微博的形式，讓員工和管理人員對日常工作心中有數(shù)。
  7、日程管理
      這是管理人員和外地人員最喜歡的功能。可將OA中的任何事物進(jìn)行關(guān)聯(lián)，包括會議、任務(wù)、待辦等，并可實現(xiàn)組織內(nèi)部的共享，在移動端可與手機(jī)同步，為用戶提供非常方便的時間管理工具。
  8、會議管理
      OA中的會議管理能幫助企業(yè)規(guī)范會議時間、決策內(nèi)容、決策方式；營造會議流程與會議、決策會議、報告與會議的和諧體系，有效提高高層決策效率；形成會議決策機(jī)制，建立高層決策知識積累框架；跟蹤會議決議執(zhí)行情況，最終達(dá)成問題解決！
  9、出席管理
      或許你無法想像？有很多合作OA的企業(yè)都樂于使用考勤管理功能，特別是當(dāng)移動辦公出現(xiàn)時，基于地理位置的真實考勤記錄，使OA考勤管理更有優(yōu)勢，而且通過OA考勤，可以關(guān)聯(lián)員工外出/出差情況，實現(xiàn)考勤考勤的自動化管理。

• 辦公自動化包括哪些東西？

  第一個層次：
         OA系統(tǒng)，最基本的應(yīng)用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。
  第二個層次：
         信息管理級OA系統(tǒng)，該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。
  第三個層次：
         決策支持級OA管理系統(tǒng)，最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持，它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。