在數字化大背景下，紅蜻蜓積極擁抱數字化檔案，全面優化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信，助力企業業務高質量發展。
關于紅蜻蜓
紅蜻蜓，創始于1995年，是一家多品牌、多品類的時尚鞋履品牌運營商，全集團員工逾4000名，主品牌及子品牌銷售終端近3000家，覆蓋全國大中城市，是中國鞋行業的知名品牌和企業。
紅蜻蜓在長三角、珠三角進行產業布局，擁有紅蜻蜓(RedDragonfly)、紅蜻蜓KIDS、DGS高級手工定制等中高端品牌，經營范圍涉及商務時尚皮鞋、戶外休閑運動產品、皮具、兒童用品等。
“十四五”戰略發展規劃中，紅蜻蜓集團提出了要進一步提升數字化發展水平，以“互聯網+”為主線，打造全過程數字化管理平臺，實現全門類檔案的數字化管理模式。
紅蜻蜓業務發展需要推進核心技術與信息化技術的高度融合，發揮數字檔案系統降本增效、資源集成配置的重要作用，為紅蜻蜓各項業務發展提供高價值服務。
因此，紅蜻蜓通過提升檔案管理質量和能力，對大量檔案信息進行收集與整合，方便相關部門進行檢索、借閱使用，諸如法務調取合同等場景。
此次，紅蜻蜓攜手泛微文書定-全程數字化檔案管理系統，結合集團實際情況，構建收集、利用、管理、存儲、安全等全過程數字化的檔案管理系統，通過有效的加工和利用，更好地保證和促進知識管理的科學合理和可持續發展。

紅蜻蜓數字化檔案管理場景

1、協助完善管理制度，推動檔案應歸盡歸
紅蜻蜓集團通過完善檔案管理工作辦法、歸檔范圍與保管期限表、檔案分類標準、庫房管理制度等工作，對后續檔案管理有實際指導意義，讓檔案管理工作落到實處。
重新梳理《檔案歸檔范圍與保管期限表》，明確檔案收集來源、收集范圍、保管期限、相關責任人、移交周期等信息，實現公司檔案的應歸盡歸、應收盡收。最大限度保證檔案完整性。
逐步替代手工移交模式，電子檔案還可隨時在線歸檔；通過在線查找，能夠對大量信息進行快速篩選，找到/借閱所需資料，提高了工作效率和服務質量。
2、檔案全生命周期管理，全方位收集檔案
紅蜻蜓通過系統實現數據資源的在線收集、管理、歸檔、保存與利用電子檔案全生命周期管理。
通過與OA系統快速打通，人員組織同步、（發文、合同）數據歸檔、OA借閱審批流、待辦事項統一提醒。
流程歸檔自動入庫
流程歸檔后可直接在電子檔案中生成條目，減少了再次整理入庫的人力成本，并且掛接流程的附件文件，實現業檔一體化。

全文檢索
可在全文檢索中按權限使用關鍵字進行檢索借閱，提升公司內部信息共享度。
OCR識別
調用OCR識別服務，實現對圖片、圖片型PDF的文字識別，自動形成文字成果。
電子借閱
在線發起借閱，審批完成后，自動賦予權限，可在線進行查看、下載、打印。到期自動收回權限，借閱記錄有留痕，可查看，確保公司檔案安全。
紙質借閱
在線發起借閱，審批完成后，檔案管理員在線獲知該檔案存儲位置，并對檔案進行出庫登記。臨期系統發出催還提醒，歸還后，檔案管理員進行入庫上架。
檔案利用
檔案的終極價值就是檔案的利用價值。將紙質資料轉化為電子化，可隨時歸檔，實現線上借閱的功能，大大的降低了人力物力。同時完整的保存了檔案的原始性，并具有很強的憑證性和考查性。
檔案數據報表
動態生成看板和報表。多維度統計圖形化報表展示了系統檔案管理的全貌。

3、檔案線上線下一體化管理
紅蜻蜓將紙質部分通過數字化加工，形成數字化副本，然后通過批量導入、批量掛接的方式實現電子檔案管理。
同時，為了解決紙質檔案保管的問題，泛微文書定助力紅蜻蜓實現檔案入庫、上架、出庫、移庫、盤點等全過程數字化管理。
“室-格-欄-盒”四維立體維護線上庫房物理位置、容量、編號等信息；支持密集柜條碼生成、格位條碼、檔案盒背脊等的生成及打印。

紙電關聯檢索。一鍵聯查電子檔案全部信息及紙質檔案物理位置，調閱、借閱，均可線上流轉，線下落實，形成一體化管理。
制作數字化副本，提供利用和交流，也避免檔案紙張磨損快，把原件妥善地保存起來；節約了紙張的消耗。
總結
覆蓋收集、利用、管理、存儲、安全等全過程的數字化檔案管理系統，進一步推動了紅蜻蜓的集團數字化轉型，為集團各項業務發展提供高價值服務。