每到年底，年度總結四個字就好像懸在職場人頭頂的四塊大石。要擠壓工作時間去完成它，要整理過去一年的項目資料，要在全公司公開展示……對于部門 / 團隊而言，年度總結也被當做一個小型項目，leader 思考的是怎么更好地進行項目管理，部門成員則更關注怎么更高效地完成總結本身。

都是打工人，我們非常能理解大家對年度總結的復雜感情。今天不講年度總結的必要性、重要性，我們跟大家分享下如何通過石墨把做年度總結這件事變得更高效、更輕松。

01 匯報一定要用 PPT 嗎？

你們公司用在線文檔匯報，還是用傳統 PPT 匯報？

兩者如何選擇，已經成為了檢驗一個團隊工作是否高效的重要指標。

大家都有類似的經驗——當我們在做 PPT 時，往往會舍本逐末，把過多的時間精力聚焦在排版美化上，而壓縮了思考以及內容撰寫時間。

因此，從國外到國內，從互聯網公司到傳統行業，越來越多的組織，在線文檔已經替代 PPT，成為大家進行工作匯報的首選。

石墨文檔支持插入表格、超鏈接、圖片、音/視頻等，擁有豐富的標題格式選項，通過在線文檔我們也能夠更高效地做出邏輯清晰、界面美觀的總結文檔。

舉個例子，如果你是品牌公關，插入今年的項目視頻，點擊就可以直接在文檔內播放。

如果你是銷售，插入數據分析表，文檔內可以直接拖拽瀏覽，點擊可以直接打開文件查看詳情。

在撰寫年度總結時，石墨文檔可以讓我們更加聚焦于內容創作，一個文檔聚合所有信息，從而更加高效優雅地呈現想表達的內容。

如果公司要求必須使用 PPT，那么一定要試試在線幻燈片，它與傳統本地 PPT 相比，具有得天獨厚的優勢。

還是舉個具體的例子，在制作匯報文檔時少不了要用可視化圖表展示數據成果。

以前我們特別怕粘貼到 PPT 里的表格有更新，因為這意味著要重新生成圖表，意味著可能需要再一次傳輸 PPT 文件，意味著如果過了 PPT 提交日期，就無法修改調整。

而如果你使用的是可以實時更新，可以與表格互聯互通的石墨幻燈片，以上問題都將不復存在。匯報內容可以修改到演講的前 1 秒，無論表格數據更新過多少次，最后刷新已嵌入 PPT 中的圖表即可看到最新版本。

 

02 可自動提醒的進度管理表

對于員工，當匯報文檔寫完，年度總結算是完成了一大半。但對于部門負責人或者 HRBP ，進度條還遠遠不到一半。

他們要負責通知發布、文檔收集、會議組織等一系列工作，需要把控好整個年度匯報項目的進度。

如果人少，事情自然很簡單。但如果部門人員眾多或者要做公司全員分享，年度總結匯報就會成為一個大項目。

這個時候，我們就可以使用石墨表格來做任務管理。

在石墨表格里，我們定義好需要成員填寫的內容，寫明提交時間設置「日期提醒」，就可以搭建一個能夠自動提醒的任務進度管理表。

如果擔心信息被誤刪改或者有信息可見范圍管控需求，我們還可以使用「鎖定單元格」功能，為不同的業務模塊、不同的人員劃定專屬的區域，獨立設置可編輯、僅查看、禁止查看權限，和而不同，在保證效率的同時兼顧安全管控。

項目管理就是時間節點管理，使用「日期提醒」功能，我們可以設置倒計時自動提醒，規定好不同時間節點，匯報人要完成的具體的任務，如此一來，到期時相關人員就能收到消息提醒。

總結一下，在年度總結匯報整個項目里，通過多人協作編輯與權限管控，石墨表格可以讓信息的收集變得更便捷、規范，配合日期提醒，就實現了信息通知、收集、提醒、匯總全過程的自動化。

03 一種高效的公開匯報方式

當收到年度總結大會倒計時 1 天的提醒時，我們就知道公開匯報的日子要到了。

傳統的 PPT 匯報模式下，我們往往都是先聽匯報再提問，“麻煩把 PPT 翻到第多少頁，我有個疑問”是經常出現的場景，浪費時間不說，分享與提問環節的割裂也極容易造成信息損耗。

今天跟大家分享一個全新的匯報模式，僅需簡單 4 步，就可以開一個高效且有產出的匯報會議。

第 1 步：提前準備匯報文檔，整合所需呈現的信息。匯報開始前，將文檔鏈接發送到會議群，其他人員點擊鏈接即可查看你的內容。

第 2 步：匯報過程中，如果想就匯報人當前陳述的內容進行重點探討，可以直接在文檔內「劃詞評論」，實時表達自己的疑問和觀點。

第 3 步：在演講結束后，匯報人瀏覽文檔，就可以對大家提出的問題進行集中解答，展開探討，并得出結論。

第 4 步：匯報結束后，針對點評人的意見和反饋，可以直接記錄在匯報文檔頂部，從而為后續的工作指明方向。

匯報作為年度總結的展示環節，也是集中溝通環節，它的要點應該是高效的信息傳達與交換。通過石墨文檔，配合創新的會議模式，匯報環節可謂是流暢又絲滑。

04 文件不沉淀，價值減一半

匯報不應該是年度總結的最終環節，文件歸檔后才是有始有終。

回到年度總結的最開始——整理資料、數據，如果我們使用傳統 Office，平時又很少進行文件整理歸檔，那么在寫總結文檔時，面對一整年的產出，僅僅是找資料就會消耗你大量的時間和精力。

而石墨具有即寫即存的特點，對于個人來說，所有產出的文件都會集中存放在「我的桌面」或相關的「團隊空間」，點選或搜索都可以快速找到所需的文件、數據。

對于部門或團隊來說，如果需要對文件進行集中存儲，匯報結束后，部門負責人可以在部門「團隊空間」創建相應文件夾，讓成員將匯報文檔一鍵轉移，即可實現集中規范管理。

如此一來，部門成員可以隨時查閱、學習其他同事的項目經驗。如果有新員工加入，團隊空間的文件資料也可以幫助 TA 更加快速地融入團隊。

年度總結是日常工作的縮影，涉及到內容生產、協作、管控、沉淀的全過程。

與使用傳統 Office 辦公對比，石墨的云 Office 將效率滲透到了多人協作、數據收集分析、項目管理、知識沉淀、資料共享、文件安全管理的方方面面。

讓每個員工都能有更多時間專注于創作，充分發揮自己的創造力，也幫助企業建立了高效、安全的文檔協作和共享機制，全面提升了內部協同辦公效率。