項(xiàng)目管理工具會(huì)是產(chǎn)品經(jīng)理的“止痛藥”嗎？
張?jiān)娪?
關(guān)注
2021-05-25 19:17
8031次閱讀
摘要一個(gè)成熟且優(yōu)秀的產(chǎn)品經(jīng)理不僅需要具有產(chǎn)品思維，也需要用項(xiàng)目管理視角俯瞰整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程遇到的進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目推進(jìn)方向和速度，按時(shí)保質(zhì)的完成產(chǎn)品落地更是必備的看家本領(lǐng)，而項(xiàng)目管理工具就是產(chǎn)品經(jīng)理手中最得力的秘密武器之一。
正文
1927年，寶潔公司第一次提出“產(chǎn)品經(jīng)理”這個(gè)崗位概念。自此，隨著商品社會(huì)的不斷豐富，產(chǎn)品經(jīng)理一職在越來(lái)越多的行業(yè)中流行起來(lái)。到21世紀(jì)初移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的異軍突起，以至于有人提出“人人都是產(chǎn)品經(jīng)理”這個(gè)概念，讓這個(gè)崗位一度被捧上神壇，無(wú)數(shù)早期投身于互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的人都標(biāo)榜自己是產(chǎn)品經(jīng)理，畢竟這個(gè)頭銜往往代表著一個(gè)產(chǎn)品或項(xiàng)目的核心人物。
當(dāng)越來(lái)越多的人沖著崗位高光奔赴向產(chǎn)品經(jīng)理時(shí)，也有越來(lái)越多的人失望而歸，畢竟只有當(dāng)了產(chǎn)品經(jīng)理，才知道這個(gè)崗位到底有多窒息……
都說(shuō)“沒(méi)有在深夜痛哭過(guò)的人，不足以談人生”，產(chǎn)品經(jīng)理大概是互聯(lián)網(wǎng)公司里痛哭次數(shù)最多的崗位之一了：功能需求多排期緊、臨時(shí)變動(dòng)頻繁、設(shè)想方案和現(xiàn)實(shí)成果差距巨大、部門間信息沒(méi)對(duì)標(biāo)互相甩鍋、老板不懂業(yè)務(wù)目標(biāo)制定冒進(jìn)、每天忙忙叨叨但做了啥好像也不記得，復(fù)盤的時(shí)候總結(jié)不出一套方法論和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)……每每想到這些，產(chǎn)品經(jīng)理就心痛的無(wú)法呼吸。
01 任務(wù)節(jié)點(diǎn)繁亂復(fù)雜，功能延期無(wú)法按時(shí)上線
幾乎所有產(chǎn)品經(jīng)理都經(jīng)歷過(guò)功能上線延期的無(wú)奈。平時(shí)分配任務(wù)、對(duì)接需求的時(shí)候沒(méi)有聽到任何延期風(fēng)險(xiǎn)，但到點(diǎn)兒了就是沒(méi)法提測(cè)。這往往“得益于”一個(gè)項(xiàng)目或需求的復(fù)雜程度。
曉龍從事產(chǎn)品經(jīng)理已經(jīng)有5年了，他對(duì)于“復(fù)雜項(xiàng)目”的理解主要基于業(yè)務(wù)場(chǎng)景的復(fù)雜程度，這種“復(fù)雜”主要體現(xiàn)在周期長(zhǎng)和跨部門協(xié)作兩個(gè)維度。他說(shuō)：“周期長(zhǎng)面臨的風(fēng)險(xiǎn)是各部門最終交付前，可能遇到很多臨時(shí)、突發(fā)的問(wèn)題導(dǎo)致功能無(wú)法按時(shí)交付，最終使得整體項(xiàng)目延期；而跨部門協(xié)作面臨的風(fēng)險(xiǎn)就是部門間人員的排期協(xié)調(diào)會(huì)比較麻煩，像很多環(huán)節(jié)串聯(lián)的業(yè)務(wù)在實(shí)施時(shí)沒(méi)有辦法連續(xù)，這就導(dǎo)致任務(wù)分布沒(méi)法同步，不確定性因素增加，也會(huì)存在延期或其他突發(fā)變動(dòng)。”
產(chǎn)品經(jīng)理，就是負(fù)責(zé)產(chǎn)品整個(gè)生命周期的人。他必須要將復(fù)雜項(xiàng)目拆分成若干個(gè)任務(wù)，并指定人員按時(shí)按質(zhì)完成。任何一環(huán)節(jié)的任務(wù)必須要做到有秩序有邏輯且按流程的拆解和下達(dá)，但由于人員在從中的不確定性，就導(dǎo)致往往“計(jì)劃不如變化快”，這往往是產(chǎn)品經(jīng)理最頭疼的事情了。
02 需求方案臨時(shí)變更，人員協(xié)作無(wú)法實(shí)時(shí)對(duì)齊
項(xiàng)目功能評(píng)審時(shí)沒(méi)有任何異議，測(cè)試后發(fā)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)的功能不是最初協(xié)商好的，結(jié)果費(fèi)了半天勁，效果根本不像當(dāng)初設(shè)想的那樣完美。這種期待與失望并存的挫敗感，往往也是產(chǎn)品經(jīng)理的家常便飯。但畢竟每個(gè)崗位的職責(zé)立場(chǎng)以及視角的不同，對(duì)同一信息的認(rèn)知無(wú)法對(duì)標(biāo)，協(xié)作出現(xiàn)紕漏，這在任何團(tuán)隊(duì)中都是再正常不過(guò)的事情。
尤其在互聯(lián)網(wǎng)公司里，產(chǎn)品從需求提出到功能上線，每一步都有嚴(yán)格的時(shí)間和流程的把控，每個(gè)環(huán)節(jié)間都處于耦合狀態(tài)，如果上一個(gè)環(huán)節(jié)的產(chǎn)出就無(wú)法達(dá)標(biāo)，那就不僅意味著團(tuán)隊(duì)要重新花時(shí)間彌補(bǔ)填坑外，連下一個(gè)環(huán)節(jié)也無(wú)法按時(shí)推進(jìn)，這種環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)而動(dòng)全身的“瀑布式流程”關(guān)系，更需要嚴(yán)格掌握每個(gè)環(huán)節(jié)的完成節(jié)點(diǎn)與產(chǎn)出效果，這對(duì)于產(chǎn)品的整體質(zhì)量而言都是非常重要的。
楊凡是一家互聯(lián)網(wǎng)媒體公司的產(chǎn)品經(jīng)理，他對(duì)突如其來(lái)的“意外需求”早已習(xí)以為常，在向筆者解釋這種無(wú)奈時(shí)，他舉例說(shuō)：“比如提出了5個(gè)需求后，產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試分別先后評(píng)估好完成時(shí)間，準(zhǔn)備按計(jì)劃開始大干一場(chǎng)，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，老板或部門leader突然說(shuō)再增加幾個(gè)小功能，這時(shí)需求方案就發(fā)生變動(dòng)，之前評(píng)估的時(shí)間可能作廢，也可能重新再按優(yōu)先級(jí)梳理一遍，再加上別的項(xiàng)目臨時(shí)插進(jìn)來(lái)的小修小改，雖然耗時(shí)不多，但一來(lái)二去協(xié)調(diào)、確認(rèn)再修改耗費(fèi)的時(shí)間加起來(lái)也得按天甚至按周算了，到最后就可能和一開始的計(jì)劃相去甚遠(yuǎn)了。”
在一個(gè)產(chǎn)品完整的生命周期中，確定需求是第一要?jiǎng)?wù)。如果需求經(jīng)常變動(dòng)會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)邏輯和測(cè)試用例的重構(gòu)，甚至是已完成的工作都要推倒重來(lái)，不僅讓團(tuán)隊(duì)成員產(chǎn)生挫敗感，還讓產(chǎn)品經(jīng)理在團(tuán)隊(duì)中的威信大打折扣，影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的凝聚力。
從行業(yè)普遍情況來(lái)看，這種臨時(shí)和突發(fā)性的變動(dòng)多是來(lái)自“人”——無(wú)論是團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人能力差異、老板突發(fā)奇想的功能需求，還是協(xié)作時(shí)人員間的銜接失誤，“人”都是導(dǎo)致這些意外發(fā)生的最不確定因素。
03 日常工作細(xì)碎飽和，方法經(jīng)驗(yàn)無(wú)法及時(shí)沉淀
一個(gè)大神級(jí)別的產(chǎn)品經(jīng)理一定會(huì)在豐富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)后，沉淀出屬于自己的方法論，以便更好的做自己的職業(yè)規(guī)劃或是傳授崗位經(jīng)驗(yàn)給新手培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)。所以說(shuō)，產(chǎn)品經(jīng)理是一個(gè)很依賴深度思考的崗位，除了執(zhí)行力和項(xiàng)目管理能力外，他們還需要有透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)的思維能力和復(fù)盤總結(jié)能力。
但一個(gè)剛工作沒(méi)幾年的產(chǎn)品經(jīng)理，往往都被雜亂瑣碎的工作填滿時(shí)間，每天加班開會(huì)處理小問(wèn)題忙到虛脫不說(shuō)，更別提是否還有精力進(jìn)行深度思考與復(fù)盤了。對(duì)于任何一個(gè)崗位職業(yè)來(lái)說(shuō)，沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的沉淀，就無(wú)法拓寬產(chǎn)品經(jīng)理職業(yè)發(fā)展道路，無(wú)法勝任更重要的崗位，承擔(dān)更重的責(zé)任，及時(shí)做到經(jīng)驗(yàn)沉淀和提升方法的總結(jié)，不斷優(yōu)化今后的工作方式，都是必須要突破的天花板。
按照管理學(xué)對(duì)項(xiàng)目管理這一分支學(xué)科的定義，項(xiàng)目管理是指 “在項(xiàng)目活動(dòng)中運(yùn)用專門的知識(shí)、技能、工具和方法，使項(xiàng)目能夠在有限資源限定條件下，實(shí)現(xiàn)或超過(guò)設(shè)定的需求和期望的過(guò)程” 。項(xiàng)目管理制也是不少企業(yè)讓業(yè)務(wù)更高效落地執(zhí)行的重要形式，但從現(xiàn)實(shí)角度來(lái)看，大多數(shù)中小型互聯(lián)網(wǎng)公司并不會(huì)專門設(shè)置項(xiàng)目經(jīng)理的崗位。
所以，“靈魂人物”——產(chǎn)品經(jīng)理再次上線。這時(shí)產(chǎn)品經(jīng)理的崗位職責(zé)就不單純?cè)谟谕瓿汕捌诘漠a(chǎn)品策劃，還需要承擔(dān)項(xiàng)目經(jīng)理的一部分工作，比如跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，必要時(shí)還得協(xié)調(diào)任務(wù)分配、爭(zhēng)取研發(fā)資源、解決需求沖突，以確保項(xiàng)目按時(shí)按質(zhì)完成最終上線。
不過(guò)光看上面那些產(chǎn)品經(jīng)理的痛點(diǎn)，就已經(jīng)讓不少想從事產(chǎn)品經(jīng)理崗位的新人打退堂鼓了，但好在這些痛點(diǎn)有項(xiàng)目管理工具這個(gè)“止痛藥”可以緩解，但它們是如何協(xié)助產(chǎn)品經(jīng)理保障復(fù)雜項(xiàng)目按時(shí)上線呢？
圖片來(lái)源于：人人都是產(chǎn)品經(jīng)理網(wǎng)站
01 看板甘特圖，方便產(chǎn)品經(jīng)理及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度
在項(xiàng)目啟動(dòng)階段的重點(diǎn)是做計(jì)劃，計(jì)劃為綱，包括產(chǎn)品策劃、提前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、完成需求評(píng)審會(huì)，得出項(xiàng)目排期表；在實(shí)施階段的重點(diǎn)是監(jiān)控進(jìn)度，監(jiān)控進(jìn)度有幾個(gè)工具：項(xiàng)目排期表、任務(wù)進(jìn)度表、每日站會(huì)等等，而且項(xiàng)目計(jì)劃需要在實(shí)施階段根據(jù)實(shí)際情況動(dòng)態(tài)調(diào)整。
用項(xiàng)目管理工具中的看板或甘特圖功能，查看項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)時(shí)間查看、跟蹤項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)度是項(xiàng)目管理工具最具價(jià)值的功能之一，甚至可以讓在項(xiàng)目里的不同角色從對(duì)自己有利的角度去篩選俯瞰視角，查看需求優(yōu)先級(jí)以及認(rèn)領(lǐng)具體任務(wù)的同事。
圖片由采訪對(duì)象提供
提起項(xiàng)目管理工具在推進(jìn)項(xiàng)目中起到的作用，曉龍說(shuō)：“首先是項(xiàng)目在線狀態(tài)的實(shí)時(shí)傳達(dá)，像jira這種內(nèi)部產(chǎn)研通用的項(xiàng)目管理平臺(tái)，會(huì)在每一個(gè)子項(xiàng)目狀態(tài)發(fā)生變更時(shí)強(qiáng)提醒的功能是最全的，但是對(duì)于產(chǎn)品經(jīng)理來(lái)說(shuō)太重了，或許對(duì)于研發(fā)更友好，主要是jira 的在線文檔體驗(yàn)太差，不過(guò)我們或許也不是它的目標(biāo)用戶。”
楊凡所在的公司用得項(xiàng)目管理工具是Teambition，他說(shuō)Teambition最大的好處就是可以和釘釘打通，無(wú)需打開軟件就能隨時(shí)查看到項(xiàng)目進(jìn)展。
咨詢產(chǎn)品
免費(fèi)試用
一套聰明好用的日常工具，包含項(xiàng)目、待辦、網(wǎng)盤、文檔、日歷等豐富應(yīng)用。
02 變更信息歷史記錄，讓成員“甩鍋”有據(jù)可查
評(píng)審會(huì)是產(chǎn)品經(jīng)理的“戰(zhàn)場(chǎng)”，因?yàn)樘嵝枨蠛蛯?shí)現(xiàn)需求的人代表著團(tuán)隊(duì)中的兩個(gè)角色，他們基于自身角色的視角，對(duì)于需求的實(shí)現(xiàn)難度和優(yōu)先級(jí)有爭(zhēng)論是非常常見的。
但因?yàn)轫?xiàng)目復(fù)雜，任務(wù)節(jié)點(diǎn)眾多，很多在評(píng)審會(huì)上達(dá)成的一致，由于各種各樣的原因在執(zhí)行過(guò)程中無(wú)法被充分理解，造成成果和設(shè)想的偏差，這個(gè)時(shí)候再各種推諉甩鍋已經(jīng)毫無(wú)意義。但我們可以利用項(xiàng)目管理工具，讓團(tuán)隊(duì)適應(yīng)項(xiàng)目開發(fā)從計(jì)劃到落實(shí)的節(jié)奏。
在評(píng)審會(huì)結(jié)束后，及時(shí)將計(jì)劃落實(shí)到可執(zhí)行的單元和可執(zhí)行的人，將計(jì)劃落實(shí)到具體任務(wù)上，以任務(wù)驅(qū)動(dòng)開發(fā)過(guò)程，任務(wù)落實(shí)到責(zé)任人，任務(wù)要標(biāo)明截止日期。明確項(xiàng)目參與人員，以及各環(huán)節(jié)所需時(shí)間（比如交互、視覺(jué)、開發(fā)、測(cè)試需要多少時(shí)間），完成排期或確定最終上線時(shí)間，并獲得項(xiàng)目成員承諾。
在此，通過(guò)一定的工具來(lái)管理，是十分必要而可控進(jìn)度的。例如Worktile團(tuán)隊(duì)旗下針對(duì)中小型團(tuán)隊(duì)推出的PingCode，就能用任務(wù)驅(qū)動(dòng)方式將開發(fā)計(jì)劃落實(shí)到任務(wù)和可執(zhí)行的人，用最直觀的方式告訴負(fù)責(zé)人項(xiàng)目整體的狀態(tài)、執(zhí)行者的情況、項(xiàng)目的進(jìn)展和狀態(tài)如何等等。
除此之外，評(píng)論功能可以讓參與人員針對(duì)需求的全流程推進(jìn)進(jìn)行意見發(fā)表和討論，讓爭(zhēng)論有據(jù)可查，產(chǎn)品經(jīng)理在做項(xiàng)目復(fù)盤時(shí)可以根據(jù)團(tuán)隊(duì)人員間的互動(dòng)，追根溯源找到問(wèn)題所在，有利于提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的配合度。當(dāng)然，工具的靈活使用程度，也需要團(tuán)隊(duì)根據(jù)實(shí)際情況共同開發(fā)。
03 日?qǐng)?bào)周報(bào)知識(shí)沉淀，協(xié)助產(chǎn)品經(jīng)理做好項(xiàng)目復(fù)盤
完成項(xiàng)目上線不是項(xiàng)目的終點(diǎn)，在收尾階段的重點(diǎn)應(yīng)是復(fù)盤總結(jié)，沉淀項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為后續(xù)項(xiàng)目沉淀經(jīng)驗(yàn)資產(chǎn)。
圈圈作為一名產(chǎn)品經(jīng)理新人，她覺(jué)得除了項(xiàng)目管理工具大同小異的進(jìn)度跟蹤外，能有網(wǎng)盤功能，沉淀工作日志和經(jīng)驗(yàn)的Worktile，給她的工作提供了很多能力提升上的便利，“Worktile能提供無(wú)存儲(chǔ)上限的網(wǎng)盤，我入職后看到了之前的產(chǎn)品經(jīng)理留下的項(xiàng)目文檔和資料，借鑒學(xué)習(xí)到了不少項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，對(duì)我之后的能力提升有很大的幫助。”
一個(gè)具有項(xiàng)目思維的產(chǎn)品經(jīng)理，往往會(huì)靈活運(yùn)用工具讓自己和團(tuán)隊(duì)工作更加方便高效。如何將人的主觀能動(dòng)性和項(xiàng)目管理工具的智能化結(jié)合起來(lái)，我們?yōu)槟闾峁┝艘韵聨c(diǎn)Tips：
- 盡早鋪路：給提前準(zhǔn)備兩到三個(gè)方案版本，并明確每個(gè)版本的側(cè)重點(diǎn)，利用項(xiàng)目管理工具附件功能，及時(shí)上傳多版本方案，以便遇到突發(fā)情況時(shí)有備選方案替換；
- 主動(dòng)把控：主動(dòng)并隨時(shí)用項(xiàng)目管理工具查看項(xiàng)目進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目推進(jìn)存在的問(wèn)題，做好進(jìn)度管理和風(fēng)險(xiǎn)控制；
- 隨時(shí)記錄：遇到臨時(shí)緊急的變動(dòng)，及時(shí)用協(xié)作工具做好需求變更記錄，并快速調(diào)整以應(yīng)對(duì)變化；
- 對(duì)標(biāo)到人：在評(píng)審會(huì)上，就確保與會(huì)人員對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成一致，且需要對(duì)需求內(nèi)容進(jìn)行充分評(píng)審，盡可能暴露潛在問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)用項(xiàng)目管理工具將任務(wù)分配到人；
- 及時(shí)總結(jié)：避免重復(fù)性且低效的雜活，養(yǎng)成及時(shí)反思、復(fù)盤總結(jié)的習(xí)慣，沉淀文檔，利用項(xiàng)目管理工具形成項(xiàng)目知識(shí)庫(kù)，比如接口文檔、產(chǎn)品規(guī)則說(shuō)明、產(chǎn)品參數(shù)整理等等，以此來(lái)提升下一次項(xiàng)目把控的能力。
當(dāng)然，產(chǎn)品經(jīng)理并非在任何項(xiàng)目中都需要依賴工具進(jìn)行管理把控，但底層邏輯都是——如何在復(fù)雜多變的環(huán)境中做好一件事。因此，懂得運(yùn)用項(xiàng)目思維，對(duì)于產(chǎn)品經(jīng)理來(lái)說(shuō)，必然是有百利而無(wú)一害。目前在互聯(lián)網(wǎng)大廠中，已經(jīng)有越來(lái)越多的產(chǎn)品經(jīng)理正在考取相關(guān)資質(zhì)證書，這也會(huì)從另一面推動(dòng)項(xiàng)目管理工具的普及與迭代，或許到那時(shí)，項(xiàng)目管理工具才能真正被稱為是產(chǎn)品經(jīng)理的“止痛藥”吧。
（文中曉龍、楊凡、圈圈均為化名）
[免責(zé)聲明]
原文標(biāo)題： 項(xiàng)目管理工具會(huì)是產(chǎn)品經(jīng)理的“止痛藥”嗎？
本文由作者原創(chuàng)發(fā)布于36氪企服點(diǎn)評(píng)；未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。
0
3.4
90條點(diǎn)評(píng)
咨詢產(chǎn)品
免費(fèi)試用
一套聰明好用的日常工具，包含項(xiàng)目、待辦、網(wǎng)盤、文檔、日歷等豐富應(yīng)用。
4.0
104條點(diǎn)評(píng)
咨詢產(chǎn)品
免費(fèi)試用
PingCode 是簡(jiǎn)單易用的新一代研發(fā)管理平臺(tái)，讓研發(fā)管理自動(dòng)化、數(shù)據(jù)化、智能化，幫助企業(yè)提升研發(fā)效能。
相關(guān)產(chǎn)品
JIRA
4.0
707條點(diǎn)評(píng)
最優(yōu)秀的軟件團(tuán)隊(duì)交付頻率高且速度快。
咨詢產(chǎn)品
免費(fèi)試用
Teambition
3.4
90條點(diǎn)評(píng)
一套聰明好用的日常工具，包含項(xiàng)目、待辦、網(wǎng)盤、文檔、日歷等豐富應(yīng)用。
咨詢產(chǎn)品
免費(fèi)試用
PingCode
4.0
104條點(diǎn)評(píng)
PingCode 是簡(jiǎn)單易用的新一代研發(fā)管理平臺(tái)，讓研發(fā)管理自動(dòng)化、數(shù)據(jù)化、智能化，幫助企業(yè)提升研發(fā)效能。
咨詢產(chǎn)品
免費(fèi)試用
Worktile
3.9
81條點(diǎn)評(píng)
Worktile 是企業(yè)級(jí)項(xiàng)目協(xié)作與目標(biāo)管理工具，幫助您連接整個(gè)公司，連接任務(wù)、溝通、文檔等工作場(chǎng)景。
咨詢產(chǎn)品
免費(fèi)試用
最新文章
查看更多
關(guān)注
36氪企服點(diǎn)評(píng)
公眾號(hào)
打開微信掃一掃
為您推送企服點(diǎn)評(píng)最新內(nèi)容
