黃志軍：協同工具如何為企業真正提升效率
2020年是特別的一年，突如其來的疫情不僅改變了人們的生活方式，也改變了許多行業的運行規則。如今步入了后疫情時代，相信大部分企業都會把降本增效作為重點——實質上是企業通過對內的一種數字化工具或方法，為企業帶來切實的利益。
在疫情期間我們就接觸過這樣的客戶，在疫情前企業將業務重點鋪在了市場對外擴張，通過廣告投放獲得了大量的客戶，但隨之而來的運營成本也開始明顯變高。因此企業就把視線轉向了內部，保持成本不變甚至降低成本的同時，提升企業經營效率，在大幅提升效率之后實現了存量客戶的優化運營，進而找到了新的增長點。
一、打破信息孤島 效率翻倍
具體來說，比如企業中辦公文檔處理和流轉是最高頻使用的場景，其中隱藏著員工時間與精力的反復和浪費，某種程度上來說是企業效率的慢性殺手。基于我們的產品和大量的使用實例，在這里與大家分享，如何能夠通過協作的方式，讓企業的效率得到提高，同時又保證安全可管控，這也是大部分企業關心的核心問題之一。
企業在進行信息化建設時，往往產生大量的文檔，而大多數企業的文檔都是分散在不同的地域的，這導致了企業進行項目管理時，在協作能力不強或協作方式不成熟的時候，效率會變得很低效，同時，溝通成本也會大大增加，信息的流失率、不對稱性，很多時候就成為了項目推進頻頻受阻的頭號元兇。舉個很生動的例子：項目經理A在微信上與項目組內的成員傳達客戶需求，首先信息很容易被淹沒，組內成員也無法實時對齊進展，而這時候項目經理A就需要逐一跟進、落地、匯總。原本1個小時就可以落地的需求，往往需要1天或更久。
因此，傳統的信息數據集中往往需要設定一個總負責人，然后通過多層級多地域的數據回收來完成整個流程。但如果通過協作文檔或者協作表格的方式來進行，那么文檔就成為了一個項目管理的工具，由管理者列出所有相關地項目、進度明細和對應地負責人，所有項目參與者都可以實時看到每個環節的進度更新，把所有信息和所有相關的人員分享，極大的減少了個體、部門之間的重復信息詢問，打破信息的孤島。
根據實際的測算評估，這種協作的方式基本上都能達到10倍以上的效率提升。我們的一家制造行業客戶，是廣東的一家上市公司，在每個季度對外發財報前都會感到非常的痛苦。外發財報需要財務的三大報表，而這三種類型的報表數據，需要從6家分公司各自的系統中導出約24份科目的余額表，再整合為1份附注表，最終進行加工。整體流程需要10位工作人員共同工作10天來完成。
運用云端解決方案之后，通過線上按照一定的規則自動合并6個分公司80多個sheet至10個報表之中，同時保證數據查詢使用的連貫性，按照財務的要求再計算為三大報表的最終結果數據。這樣公司的人力從10人縮減為1人，極大的提升了報表效率。
二、打造輕業務系統 便捷協作
另一方面，企業中常見的系統，包括OA、CRM等等，能夠完成企業大約30%-40%的流程管理，而其他60%以上都要以非結構化數據的沉淀來完成，這往往會帶來一個問題，即如果通過一個傳統的系統來完成這60%的流程，不定性會非常大，系統的維護周期也會很長。完成一個新需求的搭建或者去進行系統的優化維護，也都需要耗費一周，或者一個月的時間。特別是在一些中小微企業，很多業務都在摸索的過程中，是動態的，也就導致了系統的多變性。
拿電商行業來說，不同類型的活動層出不窮，產品組合以及相對應的銷售流程要時常進行不定式的變動，并且要在短期內達到整個流程的適配，包括市場策略、訂單跟蹤、物流配送 、售后退換等等，非常需要在短期內調整工作系統，完成業務的閉環。這種環環相扣的工作模式，不論對部門內部協作還是跨部門協作，都提出了更高的要求。這種場景下如果企業運用一個標準化的程序去管理，那么系統的迭代速度往往會跟不上業務的發展。
文檔在這里可以很好的支撐起業務的流轉，快速解決問題。當文件由個體創建并且完成編輯，沒有和其他團隊成員或者其他事物發生關系的時候，那么這份文件就只是一份簡單的數據沉淀。但當一個文檔能夠將各方團隊人員串聯起來，能夠反映組織分工，那么一個文件就是一個靈活的輕業務系統，除了單次的項目管理，也可以復用并且在動態中進行沉淀數據。
因此，協同文檔工具雖然能夠很大程度上解決實際工作場景中的問題，但在工具的背后，也需要管理者系統性的思考和不斷完善的管理流程。畢竟對于一家企業來說，一支高效的團隊和有效的經營方法才是不斷為企業創造價值的核心。
三、身份即密匙 安全溯源顧慮少
同時，數據資產對于企業來說，也是一種真實的資產。許多企業在資產上云的過程中往往對于安全性有顧慮，這也是做云服務的產商與客戶必聊的話題之一。
其實企業的數據上云就像是將資產放在銀行中一樣，客戶面臨的情況可以類比為把錢放在自己手中打理更好，還是放在銀行中打理更好？
在企業的數據管控中，作為云服務的廠商，有一個基本的出發點，就是企業所有的數據資產是歸企業主所有的，企業主有高級的管理權限以及相對應的操作權限。在WPS+的產品中，我們會將用戶的個人從屬數據資產與企業從屬的數據資產進行分離，企業主所對應的管理權限在企業從屬數據之中，擁有企業數據完整的管理權限。
我們從文檔的創建、到流轉，再到追溯能夠完全的串聯起來，而市面上同類產品一般會把存儲安全與文檔編輯相分離。我們認為能夠讓用戶真正感受到快捷方便，并且在編輯中無縫體驗安全、儲存、管理等，那么產品一定要能夠覆蓋整個生命周期。從文檔創建的那一刻開始，就能夠對文檔進行加密，以及初始的權限設置。這樣在文檔進行流轉的過程中也能夠將權限很好的利用起來，并且進一步去豐富操作權限和保護權限。一旦文檔面臨著一些安全性的事故，也能夠追溯到一個文檔所有的操作記錄來理清所有的步驟。
一個很典型的場景是員工離職后，核心數據資產的交接問題，有兩個方面，一是離職材料交接不完整，另一個是核心文件的對外泄露問題。我們了解到，在員工離職交接的過程中，大多數情況下都是不徹底的交接，很多資產有折損。在這樣的情況下，WPS+的企業主或超級管理員可以在后臺，將離職員工在企業所創建的所有文檔一鍵移交給新的員工，很順暢的進行完整的交接。
另一種情況則是企業有很深顧慮的一種，經常有客戶帶著問題來向我們尋求解決方案，那就是核心員工離職以后文件面臨著泄密的風險該怎么辦？其實數據上云就可以解決這個問題，第一我們會把身份和文件進行綁定，對一份加密文件來說，解密的方式就是通過身份賬號來解密；另外就是權限的設定，企業主可以在員工離職之后完全收回文件的權限，哪怕員工真的把文件帶走了，后續也無法打開文件。
在安全保證的情況下，文檔依舊要保持流轉的便利。雖然在常識上來說，管理的安全性和便利性往往是矛盾的兩面，一般的管控中，越是要保證安全，文檔的受限就越多。而WPS+在安全、編輯、文檔這三方面的解決方案實際上是一體的，并且都是自然產生和互通的產品，所以已經在文檔的建立之初也保護了文檔的便利。
相信在云成為趨勢，文檔承載了更多的數據、人員、業務關系之后，企業中慢慢會形成多個動態的輕業務系統，用高效的協作辦公方式帶來實際的業務增長。
