隨著信息化的發展，越來越多的機構、企業和政府部門開始采用電子檔案管理系統進行檔案管理。電子檔案管理系統是一種利用計算機技術對檔案進行數字化處理、存儲、檢索、管理和保護的系統軟件。本文將從以下幾個方面，分析電子檔案管理系統軟件的功能。

一、數字化處理功能

電子檔案管理系統可以對傳統的紙質檔案進行數字化處理，將其轉換為電子檔案。數字化處理可以提高檔案的可讀性和可搜索性，同時還可以減少檔案的占地面積和管理成本。數字化處理功能是電子檔案管理系統最基本的功能之一。

二、存儲和檢索功能

電子檔案管理系統可以將數字化后的檔案以數據庫的形式進行存儲，同時還可以對檔案進行分類、歸檔和檢索。這些操作都是通過系統內置的搜索引擎實現的，用戶只需要輸入相應的關鍵詞即可快速找到所需的檔案。存儲和檢索功能是電子檔案管理系統的核心功能之一，它可以幫助用戶快速、準確地找到所需的檔案。

三、權限控制功能

電子檔案管理系統可以對檔案進行權限控制，即不同用戶可以根據自己的權限級別對檔案進行查看、編輯、刪除等操作。這樣可以保證檔案的安全性和保密性，同時還可以提高檔案管理的效率和準確性。權限控制功能是電子檔案管理系統的一項重要功能。

四、審計跟蹤功能

電子檔案管理系統可以對檔案的查看、編輯、刪除等操作進行審計跟蹤，記錄下每個用戶的操作日志。這樣可以方便管理員對檔案管理過程進行監督和管理，同時還可以追蹤檔案的使用情況。審計跟蹤功能是電子檔案管理系統的一個重要功能，它可以提高檔案管理的透明度和規范性。

五、多語言支持功能

電子檔案管理系統可以支持多種語言，滿足不同用戶的語言需求。這樣可以使得系統在全球范圍內被廣泛應用，同時還可以方便用戶的使用和管理。多語言支持功能是電子檔案管理系統的一個比較實用的功能。

推薦5款比較熱門的系統軟件：

1、國家檔案局檔案管理系統：該系統是由國家檔案局開發的一款專業的檔案管理軟件，具有數字化處理、存儲和檢索、權限控制、審計跟蹤等多種功能，是電子檔案管理系統中的佼佼者。

2、金山辦公云檔案：該系統是由金山辦公開發的一款基于云計算的檔案管理軟件，具有數字化處理、存儲和檢索、權限控制等多種功能，同時還有在線協作和文檔共享等特點，適用于小型機構和企業。

3、易華錄電子檔案管理系統：該系統是由易華錄科技股份有限公司開發的一款專業的檔案管理軟件，具有數字化處理、存儲和檢索、權限控制、審計跟蹤等多種功能，同時還支持多語言和移動端訪問，適用于大型機構和企業。

4、用友政務云檔案：該系統是由用友網絡科技股份有限公司開發的一款基于云計算的檔案管理軟件，具有數字化處理、存儲和檢索、權限控制等多種功能，同時還有在線協作和文檔共享等特點，適用于政府部門和公共機構。

5、北大方正電子檔案管理系統：該系統是由北京大學方正集團有限公司開發的一款專業的檔案管理軟件，具有數字化處理、存儲和檢索、權限控制、審計跟蹤等多種功能，同時還支持多語言和移動端訪問，適用于大型機構和企業。

以上五款電子檔案管理系統軟件，都具有不同的優勢和特點，用戶可以根據自己的需求進行選擇。同時，這些系統軟件也得到了廣泛的用戶好評，具有一定的市場競爭力。