如何為你的客戶創(chuàng)建完美的 SaaS 產品文檔
Baklib
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2022-03-08 14:50
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對于用戶來說，如果沒有產品宣傳手冊或幫助文檔，使用產品似乎是一件不太容易的事情，尤其是如果客戶對產品一無所知并且完全不知道如何使用它的時候。
在如今這個“智能社會”，如果客戶仍舊需要通過電話或電子郵件向客服咨詢來解決問題，那么毫無疑問，這將會流失很大一部分客戶，因為他們會選擇提供更簡單方便且實用的產品服務。
那么如何解決這些問題呢？我給出的答案是使用SaaS 產品文檔 ，幫助客戶自主解決在使用產品時遇到的問題。
以下就是介紹如何創(chuàng)建產品文檔：
產品文檔是一種云信息資源，它解釋了有關產品的所有內容，從它是什么、它的特性到它如何工作和解決特定問題。它是由產品文檔軟件構建而成的，是一個內容比較全面的文檔，包括產品特性、使用案例和使用錯誤提示等內容，并使用豐富的文本、圖像和視頻組合進行解釋。
產品文檔的最終目標是幫助客戶熟悉產品，能夠用正確的方式使用它，并自行解決在使用過程中遇到的問題。
產品文檔主要有四種：
1. 教程
教程提供了對軟件產品的快速概述，并指導用戶了解其基本特性和功能，讓他們有一個良好的產品使用初體驗。教程主要是為首次使用產品的用戶準備的。
2. 分步操作指南
操作指南在教程之前，因為它涵蓋了使用軟件產品的各個方面，它是教程的“高級版本”，引導用戶完成使用產品或解決問題所涉及的每個步驟。
3. 說明
說明是帶有描述的文檔，它不提供流程。相反，它解釋了產品的整個概念、創(chuàng)建它的環(huán)境、它解決的問題、它的結構、設計、編碼和其他重要元素。
4. 常見問題
產品文檔還可以包含常見問題及其答案，通常使用文本、圖像和視頻的結合來詳細解釋答案。
產品文檔涵蓋了產品的所有方面，從產品的開發(fā)方式、功能到操作方式、解決的問題等等。例如：
- 產品描述
- 產品特點
- 安裝和設置過程
- 產品使用案例
- 與產品相關的風險
- 常見問題
- 視頻教程
- 故障排除提示和技巧
- 產品截圖
現在關于產品文檔的基本內容已經介紹得比較清楚了，接下來我們就來談談產品文檔的好處。
1.緩解員工工作壓力
建立良好的產品文檔是幫助客戶進行自助服務的最好的方式。隨著客戶變得越來越自力更生，他們在基本問題上不太需要專門的客服人員為其解答，這意味著相應的員工的工作量將會被大大減少，而原本用于回答重復性問題的時間和精力現在可以用于處理需要更多關注的客戶問題。
2.改善客戶體驗
SaaS 產品文檔指導客戶了解產品的用途、解決相關的問題以及如何使用它。因此，無論客戶是完全的初學者還是對產品有先驗知識，文檔在這兩種情況下都能起到幫助。
3.增加文檔曝光率
內容豐富并針對搜索引擎進行了優(yōu)化的產品文檔會產生更多流量并覆蓋更廣泛的受眾。一般的瀏覽器喜歡高質量、關鍵詞和相關性高的內容。如果文檔中包含這三個元素并針對搜索引擎進行了優(yōu)化，那么瀏覽器就很有可能會將其顯示在熱門搜索結果中，從而讓潛在客戶和現有客戶能夠發(fā)現文檔。
此外，創(chuàng)建可提供示例性自助服務體驗的產品文檔會增加客戶滿意度，最終提高轉化率和實現業(yè)務增長。
1.了解你的目標受眾
你的目標受眾是誰？了解你的目標受眾是創(chuàng)建好的文檔的第一步。
深入了解你的受眾將使你知道應該在文檔中編輯哪些內容，使文檔內容與客戶的需求保持一致。 可以通過收集和分析相關信息以確定目標受眾，也可以直接詢問直接與客戶打交道的客服人員。
2.確定文檔類型
下一步是確定你希望創(chuàng)建的文檔類型，文檔類型的清晰性也可以幫你確定應包含的內容類型。
比如，如果你的目標是創(chuàng)建產品教程，那么內容將圍繞產品的基本功能，由于教程是為初學者準備的，所以內容應該簡單易懂。
相反，如果你正在構建操作指南，重點將是教客戶如何完成特定任務或如何解決問題。
一開始就確定文檔類型至關重要，這樣可以保證后續(xù)內容創(chuàng)建可以順利進行。
3.關注文檔的架構
產品文檔中的信息量很大，對于客戶來說，一口氣吸收這么多內容可能會吃不消。 因此，關注產品文檔結構至關重要，你呈現內容的方式決定了客戶瀏覽文檔的難易程度。
創(chuàng)建產品文檔時，首先確定要包含的主題，然后創(chuàng)建廣泛的類別及其子類別，在適當的位置添加操作視頻和圖像，以使客戶更容易學習和解決問題。在主頁中列出目錄，這能夠幫用戶更好地定位到他們需要的內容。
???? 專業(yè)提示： 可以選擇使用在線文檔工具來幫助你優(yōu)化你的結構，例如Baklib，提供了一些精美的產品文檔主題模板，幫助你正確入門。因此，無需擔心結構，模板會幫你做到這一點。
這就是產品文檔主題模板的樣子。
4.使用視覺效果獲得更好的體驗
產品文檔不一定是純文字，可以添加圖像和視頻來增添視覺效果，以保持讀者的興趣。
添加視覺效果是改善客戶解決問題和學習體驗的一種行之有效的方法，當書面文本與好的視覺效果相結合時，它會迅速提高客戶對產品的熟悉度，也使解決問題變得更加容易。
5.提供上下文幫助
如果產品文檔中出現專業(yè)性的詞語，客戶很可能會讀不懂，這就會增加他們的使用難度，甚至無法解決問題。所以無論在哪里提到行話、技術概念或難以理解的功能，都要在文檔中進行解釋，便于客戶使用。
你可以使用工具提示、燈箱或彈出窗口等上下文幫助來解釋客戶不熟悉的術語和概念，在必要時提供額外的幫助內容，確保讀者獲得有關產品使用的全面指導。
6. 不斷改進你的文檔
創(chuàng)建產品文檔的過程永無止境，這是因為文檔隨著產品開發(fā)和客戶查詢的變化而不斷發(fā)展。而產品文檔的目的是向客戶提供最新的信息，以便他們能夠成功地解決問題，所以，持續(xù)改進文檔是關鍵。
無論產品多么簡單，大多數客戶都需要一些幫助才能使用它，這是產品文檔派上用場的地方。
按照上述步驟，可以立即開始使用你的文檔。首先了解你的目標受眾并確定要創(chuàng)建的文檔類型，添加視覺效果，關注文檔的架構，并通過新文章不斷更新內容。這樣，您你就會擁有一份隨時可供客戶使用的好的產品文檔。
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