企業(yè)如何應(yīng)對(duì)知識(shí)管理中的文檔管理

Baklib

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2022-04-25 16:59

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知識(shí)管理專家董曉英教授曾經(jīng)說過，企業(yè)應(yīng)該像成功人士一樣既有情商又有智商。情商是企業(yè)文化，智商體現(xiàn)在企業(yè)管理和轉(zhuǎn)化知識(shí)資本的能力上。沒有知識(shí)和文化，企業(yè)就不能成長。沒有文化，企業(yè)的戰(zhàn)略和想法就不能實(shí)施，只能成為紙上談兵的理念。由此可見，知識(shí)管理的重要性。

那么如何確定知識(shí)管理的戰(zhàn)略呢？如何梳理企業(yè)中的知識(shí)？如何應(yīng)用企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)？解決這些問題的關(guān)鍵在于文檔管理。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在文檔管理中通常存在三個(gè)問題：

企業(yè)知識(shí)內(nèi)容復(fù)雜，系統(tǒng)多樣，如何做好分類工作
當(dāng)所有的知識(shí)都被系統(tǒng)地統(tǒng)一管理時(shí)，如何確保知識(shí)的安全
面對(duì)大量的知識(shí)文檔，用戶如何快速定位和檢索這些內(nèi)容

企業(yè)通過知識(shí)管理系統(tǒng)能夠有效地實(shí)現(xiàn)文檔管理，其意義何在？

主要包括集中整合、企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)統(tǒng)一管理、知識(shí)分類體系、知識(shí)索引和搜索平臺(tái)、知識(shí)地圖和知識(shí)推送、知識(shí)發(fā)布和版本管理、知識(shí)有效管理和合理歸檔、知識(shí)信息安全管理。

當(dāng)企業(yè)建立了合理的知識(shí)管理體系時(shí)，一方面，在商業(yè)活動(dòng)中，員工可以方便、快速地獲得準(zhǔn)確的相關(guān)知識(shí)，提高工作效率，幫助員工提高工作領(lǐng)域的專業(yè)能力。另一方面，知識(shí)管理體系建立的各個(gè)領(lǐng)域的專家地圖可以連接到各個(gè)領(lǐng)域的專家。當(dāng)員工遇到困難問題時(shí)，他們可以隨時(shí)咨詢專家，及時(shí)解決問題，提高自己的能力。

知識(shí)管理體系的建立提高了知識(shí)的重用率，避免了重復(fù)發(fā)明輪造成的無形浪費(fèi)。同時(shí)，知識(shí)管理使企業(yè)知識(shí)生存，加快知識(shí)應(yīng)用和創(chuàng)新能力。

上面提到的問題可以通過一站式文檔管理平臺(tái)輕松解決。

負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)的文檔管理人員可以通過相應(yīng)的系統(tǒng)流程完成企業(yè)文檔從收集、輸入、整理、歸檔到再利用的全生命周期管理，跨部門、跨區(qū)域?qū)崿F(xiàn)文檔的全生命周期管理。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)清晰地記錄文檔流通的痕跡、流程審批結(jié)果等，文檔流通的每一步都要安排清楚。

專業(yè)的文檔綜合管理平臺(tái)，配備完善的文檔搜索和借還功能，使文檔應(yīng)用更加簡單。

大量文檔，一鍵搜索：員工可以通過組合搜索、全文搜索、二次搜索、自然語言搜索等搜索功能，一鍵快速找到所需信息。

通過流程借還：通過企業(yè)文檔借還功能，員工可以通過流程申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)在線審批，擺脫紙質(zhì)審批的低效束縛；同時(shí)，借款人、用途、借款時(shí)間將逐一記錄，以便后續(xù)跟蹤。更完善的是，系統(tǒng)還將提供歸還提醒功能，文檔使用統(tǒng)計(jì)功能，幫助企業(yè)文檔應(yīng)用更加標(biāo)準(zhǔn)化。

首先，系統(tǒng)中的每個(gè)分類都應(yīng)該單獨(dú)設(shè)置權(quán)限；此外，授權(quán)對(duì)象、權(quán)限內(nèi)的可訪問密度和可操作行為可以根據(jù)工作需要靈活設(shè)置。各種授權(quán)方式和支點(diǎn)可以深入定義每個(gè)用戶在每個(gè)模塊中對(duì)每個(gè)信息的可操作行為，靈活滿足企業(yè)的精細(xì)管理需求。此外，當(dāng)企業(yè)安全戰(zhàn)略發(fā)生變化時(shí)，企業(yè)應(yīng)隨時(shí)調(diào)整定義的權(quán)限制度，以支持不斷發(fā)展的管理和業(yè)務(wù)需求。

Baklib，這是一款在線的文檔編輯及內(nèi)容分享工具，不僅制作者提供了好用的知識(shí)整理平臺(tái)，還提供了優(yōu)質(zhì)的知識(shí)發(fā)布平臺(tái)，通過其制作的文檔內(nèi)容會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)化成網(wǎng)站，通過設(shè)置的url鏈接就能查閱，方便知識(shí)的分享。

分類清晰，Baklib創(chuàng)建多個(gè)欄目，內(nèi)容分類管理，條理清晰一目了然。知識(shí)庫存在的意義，就是存儲(chǔ)知識(shí)資源并加以利用；
簡單好用的編輯器，類似word，輕松上手使用，減少學(xué)習(xí)成本，并且支持Markdown，文章中輕松插入文件、圖片、視頻等；
全文檢索功能，通過關(guān)鍵詞搜索輕松查找到相應(yīng)內(nèi)容，提高工作效率；
數(shù)據(jù)安全有保障，支持本地備份下載；
高級(jí)權(quán)限管理，能夠給所有內(nèi)容設(shè)置等級(jí)訪問權(quán)限，相應(yīng)的密碼管控，輕松把控訪問成員。

統(tǒng)一化：通過系統(tǒng)規(guī)范內(nèi)部文檔管理，形成企業(yè)單位統(tǒng)一的知識(shí)文檔管理，提高企業(yè)管理效率；
資產(chǎn)化：建立企業(yè)內(nèi)部企業(yè)知識(shí)庫，有效分類建立知識(shí)庫，目錄清晰，文件位置清晰；
協(xié)調(diào)化：實(shí)現(xiàn)內(nèi)部文檔的高效合作和信息共享，提高工作效率；
賦能化：集成AI人工智能，賦能知識(shí)管理體系，賦能企業(yè)，助理企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展，優(yōu)化提升企業(yè)知識(shí)管理能力；
應(yīng)用化：通過構(gòu)建知識(shí)地圖，快速引導(dǎo)有效的知識(shí)文檔，形成知識(shí)應(yīng)用，成為企業(yè)在業(yè)務(wù)場(chǎng)景中的高效合作應(yīng)用助手。

在企業(yè)管理中，文檔是工作成果的直觀體現(xiàn)，也是企業(yè)軟實(shí)力的積累。在日常的文檔管理中，利用更加先進(jìn)的軟件工具，避免因?yàn)槲臋n管理不善造成的企業(yè)知識(shí)流失和協(xié)作效率低下，是每個(gè)管理者的重要職責(zé)。

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原文標(biāo)題：企業(yè)如何應(yīng)對(duì)知識(shí)管理中的文檔管理

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