在線文檔協作工具，是提高工作效率的第一步

Baklib

+ 關注

2022-06-10 10:49

878次閱讀

疫情不斷，對企業的影響突顯，尤其是互聯網行業，更是迎來了其“寒冬”。在這樣的環境下，節約成本、提升效能成為眾多企業的默契。

如何節約成本、提升效能呢？除了降薪、裁員、減福利，選擇一款合適的在線協同辦公工具，做好組織內系統優化，也許是當前效果不錯的特效藥。因為不管外部環境如何變化，修煉內功永遠都是正確的事情。

高效協同的企業和普通企業有多大差距？

據統計，缺少協同辦公的企業，每個員工每天浪費在查找文件、內容匯總、文件傳輸上的時間至少有90分鐘，那么按照一個員工月工資5000元，每天工作8小時，每月工作22天計算，一個員工一年將浪費11250元，這僅僅只是一個人，整個企業將浪費多少人力成本呢？

不是在聳人聽聞，工作低效真實的發生在我們每天的工作中，相信每個職場人都經歷過文件多次傳輸的繁復，經歷過數據匯總的崩潰。

事實上，我們現在提到的「在線文檔工具」，其實是電子筆記和office文檔類的一個寬泛的統稱。

電子筆記類，主要用在做筆記、做摘抄、寫心得隨筆等輕度的文本編輯場景，這類軟件的亮點在于可以將同一個賬號里的內容，同步到不同設備中，方便個人多場景多地點使用，也可以將自己記錄的內容分享給其他人；另一種是Office文檔類（包括Word、Excel、PPT），這種文檔適合寫論文、做報告、做表格等更為復雜的文本編輯場景。

而「在線協作文檔」就屬于office文檔的其中一類，它的亮點在于，這類軟件可以由多人在線同步實時編輯，并且實時保存的文檔，在團隊合作中可以極大的提高協作效率，再也不用像之前那樣一張表、一個文檔傳來傳去，還容易傳丟的情況。

為什么如今的文檔協作如此受歡迎？文檔協作工具層出不窮？其實除了在疫情的背景下，人們對工作效率的追求，文檔協作工具能為企業帶來的作用遠不止這些。

可實現實時協作：如果多個團隊成員經常處理同一個可交付成果，文檔協作工具將為您省去很多麻煩。
進行版本控制：這些工具的真正優點在于你擁有高級的“撤消”功能，大多數工具允許查看文檔的先前版本并在需要時恢復它們。
提升管理審核流程的能力：通過電子郵件共享反饋可能無效，因為一般收件箱中有很多噪音。文檔協作工具可讓你和你的同事專注于手頭的任務，消除所有其他干擾。
提高安全性：電子郵件可能被轉發或意外發送給錯誤的人。文檔協作工具使你能夠控制誰可以訪問你的文件。
使用情況跟蹤和報告：這在許多情況下都很有用。想象一下，你正在培訓一位新員工，并且你想知道他們是否看到了你的入職說明，或者你想知道你的老板是否看到了你上周發送給她的報告。
集中式知識庫：一些文檔協作工具包括將文件組織到可搜索庫中的選項，這使得管理團隊的集體知識變得更加容易。

對于以上提到的文檔協作的優勢，有一點可以拿出來單獨探討一下，即“集中式知識庫”。如今處于知識經濟時代，知識對于企業來說比以往更具有價值，所以建立集中式的知識庫，利用文檔協作軟件將企業的知識集中整合起來，對于企業來說是極其重要的。

以下介紹的在線協作文檔工具既有我們耳熟能詳、經常在用的，也有小眾但是很好用的寶藏軟件，一起來看看。

一款被馬化騰稱為遲到了八年的產品，上線后立獲點贊，功能迅速補齊，使用的個人和團隊越來越多，騰訊內部已經成為標配了。

包含文檔、表格、幻燈片、收集表等四大功能，可以導入本地文檔，也可以把在線文檔導出到本地。

特色功能：在線收集表。不用特地再去做一個問卷，想要收集什么信息直接建個收集表丟群里，快速搞定。