在咨詢工作中，有些咨詢師也許會有這樣的疑問：“我業(yè)務(wù)經(jīng)驗挺豐富的，但做咨詢工作怎么這么吃力呢？”這可能就是因為缺乏方法論的有效指導(dǎo)。咨詢方法論是咨詢工作中用來分析和解決某類特定問題的工具、方法、流程、模型和評價準(zhǔn)則等。正確合理的使用各種模型、工具和方法，可以使咨詢師以最低的風(fēng)險，有序、高效、可靠的完成各種復(fù)雜的項目，提高咨詢工作效率。

檔案信息化咨詢規(guī)劃需要科學(xué)地運用方法論，明確咨詢工作的目標(biāo)和關(guān)鍵任務(wù)，梳理咨詢工作流程，選擇合適的咨詢工具，有效指導(dǎo)和推進(jìn)咨詢工作開展。下面對檔案信息化咨詢規(guī)劃的關(guān)鍵工作環(huán)節(jié)和要點進(jìn)行介紹。

明確咨詢規(guī)劃目標(biāo)

檔案信息化咨詢，首先應(yīng)明確咨詢規(guī)劃目標(biāo)。檔案信息化咨詢是站在全局的高度，以信息化技術(shù)為支撐，以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，緊扣檔案行業(yè)發(fā)展趨勢，從基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)體系、組織人才、安全保障等方面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃設(shè)計，明確未來3-5年檔案信息化工作內(nèi)容和實施步驟。

為達(dá)到咨詢規(guī)劃目標(biāo)，在開展檔案信息化咨詢規(guī)劃過程中需要重點考慮戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、執(zhí)行三個層面的問題。

戰(zhàn)略層面

主要考慮為什么要開展檔案信息化，可能是發(fā)展戰(zhàn)略的需要、集團(tuán)化管控的需要、流程優(yōu)化的需要、組織調(diào)整的需要。重點強調(diào)檔案信息化將如何提升檔案工作的質(zhì)量和效率，賦能業(yè)務(wù)、支撐合規(guī)，服務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

結(jié)構(gòu)層面

主要考慮檔案信息化具體做什么，要根據(jù)單位發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)特點，結(jié)合檔案發(fā)展趨勢，搭建具有前瞻性的檔案信息化總體藍(lán)圖、基礎(chǔ)設(shè)施架構(gòu)、應(yīng)用系統(tǒng)架構(gòu)、資源架構(gòu)、管理體系架構(gòu)等。

執(zhí)行層面

主要考慮檔案信息化怎么做，要明確檔案信息化工作的重點工作內(nèi)容和實施推進(jìn)的步驟，要有詳細(xì)的進(jìn)度計劃安排，投資預(yù)算等。因此，檔案信息化規(guī)劃必須具有較強的可操作性和可落地性。

梳理咨詢規(guī)劃流程和步驟

IT咨詢規(guī)劃工作的開展，一般包括四個階段，即戰(zhàn)略理解與現(xiàn)狀分析、管理提升、IT藍(lán)圖規(guī)劃和實施規(guī)劃，見下圖。

以上四個階段，又可以細(xì)分為17個步驟，見下圖。

參照IT咨詢規(guī)劃，檔案信息化咨詢規(guī)劃工作的開展，也可以分為四個階段，即現(xiàn)狀調(diào)研、管理提升、檔案信息化藍(lán)圖規(guī)劃、檔案信息化實施規(guī)劃。

1）現(xiàn)狀調(diào)研

制定詳細(xì)的調(diào)研計劃、編制有針對性的調(diào)研提綱，對業(yè)務(wù)部門、檔案（館）室、信息技術(shù)部門、領(lǐng)導(dǎo)等不同對象開展調(diào)研訪談工作，全面了解檔案管理系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)工作流程、檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施、檔案制度規(guī)范、檔案人才隊伍等方面的現(xiàn)狀。在調(diào)研過程中還可以收集各部門的需求、建議等。

2）管理提升

在調(diào)研訪談結(jié)果的基礎(chǔ)上，結(jié)合各單位管控模式和業(yè)務(wù)特點，對單位檔案管理工作的各個方面進(jìn)行總結(jié)分析，指出存在的問題和不足。同時參觀學(xué)習(xí)行業(yè)內(nèi)代表先進(jìn)檔案管理經(jīng)驗的典型案例和樣板工程，結(jié)合檔案管理的最新理念和發(fā)展趨勢，指出檔案管理提升的方向。

3）檔案信息化藍(lán)圖規(guī)劃

根據(jù)單位戰(zhàn)略目標(biāo)明確未來3-5年檔案信息化發(fā)展目標(biāo)，在明確發(fā)展目標(biāo)的基礎(chǔ)上，根據(jù)各業(yè)務(wù)部門的需求，參考標(biāo)桿行業(yè)的先進(jìn)架構(gòu)及檔案行業(yè)發(fā)展趨勢，從應(yīng)用架構(gòu)、資源架構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、制度規(guī)范建設(shè)、安全保障建設(shè)等方面對未來3-5年的檔案信息化發(fā)展藍(lán)圖進(jìn)行總體規(guī)劃，明確檔案信息化發(fā)展路線。這一階段正是解決檔案信息化具體“做什么”的問題。

4）檔案信息化實施規(guī)劃

根據(jù)檔案信息化藍(lán)圖規(guī)劃制定詳細(xì)的實施計劃，明確各項工作內(nèi)容的實施先后順序，以及完成后的建設(shè)成效。估算未來信息化資源的投入，以及可能會遇到的風(fēng)險。這一階段正是回答檔案信息化“怎么做”的問題。

選擇合適的咨詢工具

工欲善其事，必先利其器。在咨詢工作開展過程中合理的利用咨詢工具，往往具有事半功倍的效果。檔案信息化咨詢規(guī)劃，其實也是發(fā)現(xiàn)問題分析問題解決問題的過程。在這過程中比較常用的咨詢工具有麥肯錫7步分析法、問題樹、魚骨圖、SWOT分析法等。

1）麥肯錫7步分析法

麥肯錫7步分析法是管理企業(yè)的一種方法，廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代企業(yè)的企業(yè)管理中。它不僅對于解決企業(yè)問題非常有效，對于解決任何需要深入思考的復(fù)雜問題都很有用，便于得出較科學(xué)的結(jié)論。麥肯錫7步分析法包括陳述問題、分解問題、去掉所有非關(guān)鍵問題、制定詳細(xì)工作計劃、進(jìn)行關(guān)鍵分析、綜合調(diào)查結(jié)果并建構(gòu)論證、講述來龍去脈在溝通文件中將數(shù)據(jù)及論證聯(lián)系起來7個步驟。通過這7步能夠讓解決問題的方式有章可循，快速理清解決問題的思路。

2）問題樹

問題樹又稱邏輯樹，是一種以樹狀圖形系統(tǒng)地分析存在的問題及其相互關(guān)系的方法。問題樹的原理是將問題的所有子問題分層羅列，從最高層開始，并逐步向下擴(kuò)展。把一個已知的問題當(dāng)成樹干，然后開始考慮這個問題與哪些相關(guān)問題或者子任務(wù)有關(guān)。每想到這一點，就給這個問題（也就是樹干）加一個“樹枝”，并標(biāo)明這個“樹枝”代表什么問題。一個大的“樹枝”上還可以有小點的“樹枝”，以此類推，找出問題的所有相關(guān)項。問題樹主要是幫助咨詢師理清自己的思路，不進(jìn)行重復(fù)和無關(guān)的思考。

3）魚骨圖

魚骨圖是由日本管理大師石川馨先生發(fā)明的，故又名石川圖。魚骨圖是一種發(fā)現(xiàn)問題“根本原因”的方法，因此也被稱為“因果圖”。其特點是簡捷實用，深入直觀。它看上去有些像魚骨，問題或缺陷（即后果）標(biāo)在"魚頭"外。在魚骨上長出魚刺，上面按出現(xiàn)機(jī)會多寡列出產(chǎn)生問題的可能原因，有助于說明各個原因之間如何相互影響。魚骨圖是非常好的分析問題、理清思路、找出問題的工具，可以幫助咨詢師全面系統(tǒng)了解問題、細(xì)化問題，找出解決問題的方法。

4）SWOT分析法

SWOT分析，即基于內(nèi)外部競爭環(huán)境和競爭條件下的態(tài)勢分析，是將與研究對象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部的機(jī)會和威脅等，通過調(diào)查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論，而結(jié)論通常帶有一定的決策性。運用這種方法，可以對研究對象所處的情景進(jìn)行全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的研究，并根據(jù)研究結(jié)果制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略、計劃以及對策等。

掌握咨詢工作技巧

在咨詢工作中，掌握一定的咨詢工作技巧，往往也能達(dá)到出其不意的效果。比如二八原則，花百分之二十的力氣，實現(xiàn)百分之八十的效果。這就告訴咨詢師在咨詢工作中要善于抓主要矛盾，要理清檔案信息化咨詢的關(guān)鍵工作內(nèi)容，把資源用在最關(guān)鍵、最緊迫的事情上。

另外，咨詢工作是為客戶服務(wù)的，所有的工作過程都是需要客戶配合完成的。所以，在整個咨詢過程中，要讓客戶清楚咨詢工作的過程和意義，以便取得客戶對咨詢工作的最大理解和支持。要做到這一點，必須掌握有效的溝通技巧，積極主動的與客戶進(jìn)行溝通。一個有效的溝通必定是雙向溝通，必須包含4種行為，即：有說的行為、問的行為、觀的行為和聽的行為。通過有效的溝通更深層次的了解客戶需求，建立更加專業(yè)的咨詢形象。

除此之外，在咨詢工作中，對于咨詢師來說還要具備積極樂觀的工作態(tài)度、健康平和的心態(tài)、精湛的專業(yè)知識、出眾的洞察能力，各方面的完美配合才能出色的完成咨詢?nèi)蝿?wù)，形成令客戶滿意的咨詢成果。