相比時間管理，任務管理往往更讓人頭痛。因為后者還要涉及團隊之間的信息同步、認知對齊、資料共享、進度把控等重要環節。

企業如何做好任務管理？最好使用文字讓任務的發布變得清晰準確，避免歧義，任務的結果和過程也應有文字記錄。這是因為文字的優勢在于可以被回顧，改進和迭代，而模板則是一種很適合文字的任務管理系統。

從任務周期來看，石墨先前發布過的「項目管理模板」針對的是長周期性的大型任務。而在日常工作中，更多的情況是，每天都有很多臨時、細碎，且與當前項目無關的任務需要我們完成。

對此，石墨經過長期調研與開發，將「項目管理模板」全面升級為「任務管理三部曲模板組」，覆蓋企業工作中常見的三種不同任務管理場景：對于每天的工作安排，靈活的「日清模板」就能解決；臨時的階段性任務則需要一個「任務清單模板」，而大型的日期比較固定的項目，就可以交給「項目管理模板」。

除了任務場景的全面覆蓋，升級后的模板組普適性也更強，幾個人、幾十人到幾百人的團隊都可使用。

借助「日清模板」，團隊可以通過晨會安排一天的工作，任務的完成進度和成果可以一目了然。有效解決團隊之間任務進度不透明、領導每天回顧團隊日完成量不方便等問題，讓每個人都清楚自己今天的任務是什么，并且完整的記錄下來。

比如說，一個需求的資料和跟進的明細，近一個月的會議明細，或者一個客戶的跟進明細，通過模板都可以將這些非結構化的工作進行整理并呈現，這就是「日清模板」的意義。

模板亮點：

• 自動檢查任務狀態：未完成的任務自動統計數量，并且變色提醒
• 直接展示工作成果：檢查成果不再找來找去，工作狀態互相監督
• 工作留痕：寫周報、日報有據可查，避免想不起自己做過什么

早會時間，打開「日清模板」，首先回顧昨天團隊成員的任務完成情況、對工作過程中的疑惑統一解答，然后布置今天的工作；完成任務后，可在「完成」一列打勾，還可在「文檔鏈接」附上完成的文件鏈接。

使用說明：

「團隊日清模板」頁面采用了日歷的時間軸邏輯，每個團隊成員都可以添加當天的工作任務、工作計劃、補充和修改過去某一天的任務結論。（對任務完成后的總結和回顧）

在「日清模板」中，會自動高亮顯示當天時期，方便人員查看當天任務情況；未完成的任務也會自動標記為紅色，以示提醒；當插入新任務時，可直接在左側添加。

今日事今日畢，借助此模板，有效避免了員工每天工作迷茫的困境。

做好任務管理的核心是：每天都能按時按量完成任務，而有任務就要有清單。

「任務清單模板」可以幫助企業跟蹤階段性任務，以拆分并跟進任務的方法做好任務管理。

模板亮點：

• 任務狀態一目了然：自動識別日期，顯示任務狀態、超時提醒
• 操作簡單容易上手：完成任務后打勾，即可自動匯總任務

使用說明：

在「任務清單模板」中，首先列出已拆分的具體任務項，并在「說明」一列中注明任務的交付標準。

之后，設置「計劃完成日」，并選擇左上角「插入」「日期提醒」，即可開啟任務定時提醒功能。

模板還可填寫任務負責人，方便明晰責任；當完成一項任務時，可在「完成」一列直接打勾，結束任務。

任務相關文檔也可附在「結果/文檔」一列，文檔作為查缺補漏的重要資料，可以幫助團隊傳遞、更新信息。

在「自動跟蹤」一列，會識別「計劃完成日」和「定時提醒」的時間，自動生成任務完成狀態，模板最上方也會自動展示「未超時」「今日到期」「已超時」「累計完成」任務數量。

按照「任務清單模板」推進長期任務，任務信息豐富，完成度清晰可見，可以營造團隊良好的協作環境。

當企業遇到更大型的任務或項目時，可以使用「項目進度管理模板」「項目總看板」管理任務/項目進度，保證團隊配合，順利推進任務。

石墨開發的「項目進度管理模板」「項目總看板」，適用于企業在項目啟動、計劃、實施、控制、收尾、復盤等多階段使用，項目 Leader 可一覽全盤進度，項目成員可實時同步各階段任務，項目團隊可通過管理模板把控進度、定位問題、按時交付。

模板亮點：

• 簡單好上手：項目開始，開好一個會、填好兩張表，之后全自動
• 任務自動提醒：高效跟進每一個里程碑的時間節點，有效避免延期
• 信息實時同步：各崗位實現透明協作，會議及方案能實時同步共享
• 管理視角看板：一表總覽所有項目，各負責人、各方面進度一目了然

「項目進度管理模板」分為「項目看板」「項目進度看板」「項目說明書」「費用報銷申報」「項目總結」「會議看板」6 大板塊，基本覆蓋項目管理所有常見場景。

使用說明：

項目說明書——重要信息全員同步

項目來了，負責人先召集團隊開一個啟動會，這時，就可以在「項目說明書」填入項目名稱、開始時間、計劃完成時間等基本情況，作為重要節點的里程碑計劃也可以在會議上一并敲定，從而確定重要任務的時間節點。

「說明書」作為項目的總策劃，可以幫助團隊同步各種重要信息。

項目進度看板——細化團隊任務分工

確定完項目中的重要節點（里程碑）后，就需要圍繞它們將每個階段的任務細化。團隊可以將每一個任務目標、說明、開始日、完成日、負責人等信息記錄在「項目進度看板」中。

看板上方會顯示當前日期、當前任務、進行中任務等實時計數、方便管理者實時知曉進度。

團隊成員在設置任務「開始日」「完成日」后，根據實際情況點選不同「完成情況」，任務所在行會自動調整單元格顏色。團隊可以通過顏色快速看出任務完成情況。

完成一項任務后，團隊成員可將執行情況文檔填到「結果文檔」一列，方便項目負責人隨時查看。

項目負責人還可直接在看板中安排任務、分配執行負責人等。對于整個團隊來說，分工清晰。

會議看板——重要會議雁過留痕

一個項目從啟動到結束會經歷多次會議，保證會議的有效性就是在不斷降低項目的時間成本。

在「會議看板」中，項目啟動和實施過程中的每一個會議均可記錄在此，方便沉淀會議精華，同步團隊間解決方案及回顧會議成果。

每次會議的紀要文檔鏈接均可附在看板中，方便項目組成員隨時查看詳細信息。

項目看板——實時查看最新動態

項目的基本信息和任務安排已在「說明書」和「進度看板」「會議看板」錄入完畢。至此，關于項目的所有信息已經可以在「項目看板」中自動展示和更新。

無論是左上角的實時日歷，還是右上角的時間進度條、預算比例都可以直觀地反應項目推進情況。右下方的任務完成情況，則可以分清今日啟動、完結和超時任務，是一種強時間控制的手段。

像常用的項目文檔&云盤、項目狀態報告、會議紀要、日歷、重要通知等也可放置在該看板中，方便團隊查看，近一周的會議情況也可在看板中間顯示。

「項目看板」作為項目管理模板中的總覽性看板，方便負責人實時查看項目最新情況及具體事項。

費用報銷申報——預算不超，明細不缺

「錢」是項目實施過程中不可馬虎的一個環節，無論是個人的消費金額、費用類別、發票類型還是總體的費用統計，都需要清晰明確地記錄下來。

「費用報銷申報」表可以將項目過程中產生的所有報銷費用記錄下來，方便后期追蹤、核算。

項目總結——復盤，回顧得失

任何一個項目做完之后，復盤都必不可少。只有通過復盤才能知曉此次項目中哪些時間節點最為關鍵，哪些進度被額外拖延等。

通過「項目總結」，可以幫助團隊梳理整個執行過程中遇到的問題與經驗，從而優化下次項目的執行。

項目總看板——多個項目，同時跟進

很多情況下，團隊會同時推進多個項目，做好「多線作戰」，需要一個更加總覽性的「項目總看板」。

「總看板」專為決策層設計，可以同時跟進多個項目，總覽項目情況，包括任務進度、時間進度、預算進度、進行中任務數、超時任務等。

項目管理者只需將每一個「項目進度管理模板」中的「項目看板」鏈接復制到「項目總看板」中的「項目鏈接」一列，即可自動同步所有項目情況。

團隊只需掌握以上步驟，即可快速上手「項目進度管理模板」。

在石墨內部，已經有多個部門開始使用「任務管理三部曲模板組」，下面就請商業化運營部講講他們的使用體驗。

Q：你們選擇使用該模板組的原因是什么，它解決了你們工作中的哪些問題？

A：因為對團隊友好，并且簡單好上手。疫情開始以后，我們嘗試了很多任務管理軟件，發現不是太碎片化，就是太個人化，我們需要一個上手簡單，團隊能一起使用的“任務清單”式模板，所以就用了石墨任務管理模板，它確實解決了我們幾個大的問題。

它解決了我們團隊工作清單缺失的問題，讓每天的早會更有效率，讓每一天的工作更有成果。

它解決了我們周報月報總是不知道該怎么寫的問題，現在工作清清楚楚的在上面，寫周報變得非常輕松。

它解決了我們跟其他部門開會的問題，我們可以輕松以各種維度調取跟某個需求或者某個項目相關的信息，自動清洗整理出來，開會可以很清晰的把推進過程展現出來。

Q：你們使用該模板組辦公多久了？當時對它的第一印象如何？目前使用的整體體驗如何？

A：有快半年了。第一印象是很簡單好上手，誰都沒遇到什么問題。

目前已經完全形成習慣了，每天的工作任務都在里面，成果也在里面。用到現在，我們已經在“日事清”模板的基礎上擴充了很多功能，只要每天的工作寫在模板里，就可以任意的根據需求調取內容，進行展現，這個非常實用。

我們每天早上都能很快進入工作狀態，不會想不起今天要做哪些事情。甚至已經基本不用加班了，完成的工作卻比以前還多。

Q：你們最常用的是其中哪套模板？

A：日事清模板

Q：能否介紹下你們在使用該模板過程中的團隊協作流程？

A：我們早會時候聊今天的工作，并且把任務自己寫在模板里，然后完成之后打勾，都完成了就可以下班了。因為成果都在里面，互相不需要傳文件，下班以后基本不用接消息了。

我們是一個需要大量接其他部門需求的團隊，我們在日事清的基礎上擴展了團隊工作看板，提需求的同學不需要來找我們，只需要填寫表單就可以自動進入我們的看板，我們的工作就不會被打斷。這種感覺很好，并且結果也可以被篩選出來呈現，特別好，整個工作流程都在里面。

Q：你們是否推薦其他企業也使用該模板進行任務管理？為什么？

A：強烈推薦。因為可以多干活，但少加班。而且周報、月報、開會、找文件，這類原本頭痛的事情都神奇的解決了。可以說，這是一套幫助工作內容管理的模板。

另外值得一提的是，可以馬上解決問題，當我們需要解決一個新問題，上午發現，下午就能解決；今天發現，明天就能解決，這個真的太棒了。