盡管用word制作文檔很簡單，但是要使文檔整體看起來美觀、易于閱讀，仍然需要在排版方面設置一些小巧思。所以要想制作一份閱讀輕松、排版美觀的word文檔到底應該注意什么呢？今天小編就來總結一下word排版過程中經常遇到的問題以及分享幾個排版原則，告訴你word文檔怎么排版。

1、文檔排版4大常見問題

   無論是初學者， 還是能夠熟練操作 Word 的用戶， 在 Word 排版過程中， 通常都會遇見以下這些問題， 如文檔格式太花哨、 使用空格鍵定位、 手動輸入標題編號等。

• 文檔格式太花哨

無論是使用 Word 排版， 還是做其他設計， 都有一個通用原則， 就是版面不能太花哨。如果一個版面使用太多格式， 不僅會讓版面顯得凌亂，還會影響閱讀，大大降低了文檔的吸引力。

• 使用空格鍵定位

   在排版過程中， 許多用戶會使用空格鍵對文字進行定位， 這是最常見的問題之一。這樣的操作方法雖然很方便， 但是在重新調整格式時會非常麻煩， 因為空格的數量可能各不相同， 所以在修改格式時需要手工處理這些空格。

   這就需要用戶使用 Word 的一些功能為文字進行定位， 如為段落設置縮進、 為段落設置對齊方式等。

• 手動輸入標題編號

   絕大多數 Word 文檔中都會包含大量的編號， 有簡單的編號， 如“1、 2、3”這樣的順序編號， 也有復雜的編號，如多級編號。這類編號不僅只有一層，而且包含了多個層次， 每層編號格式相同， 不同層有不同格式的編號，稍有不慎，就會破壞層級關系，帶來不必要的麻煩。

• 手動設置復雜格式

   在排版過程中， 如果要為段落手動設置復雜格式， 也是非常煩瑣的操作。

   如果是簡單的小文檔， 那么這樣的手動設置方法不會太影響排版速度；如果是大型文檔， 那么問題將接踵而來， 一是嚴重影響排版速度， 二是當后期需要修改段落格式時， 則又是一個非常大的工作量， 而且還易出錯。

2、文檔排版5大原則

• 緊湊對比原則

   在 Word 排版中， 要想頁面內容錯落有致， 具有視覺上的協調性， 就需要遵循緊湊對比原則。顧名思義， 緊湊是指將相關元素有組織地放在一起， 從而使頁面中的內容看起來更加清晰， 整個頁面更具結構化；對比是指讓頁面中的不同元素有鮮明的差別效果， 以便突出重點內容， 有效地吸引讀者的注意力。

• 統一原則

   當頁面中某個元素重復出現多次， 為了強調頁面的統一性， 以及增強頁面的趣味性和專業性， 可以根據統一原則， 對該元素設置字體、 顏色、大小、 形狀或圖片等。

• 對齊原則

   頁面上的任何元素不是隨意安放的， 而是要錯落有致。根據對齊原則，頁面上的每個元素都應該與其他元素建立某種視覺聯系， 從而形成一個清爽的外觀。

• 自動化原則

   在對大型文檔進行排版時， 自動化原則尤為重要。對于一些可能發生變化的內容， 最好合理運用 Word 的自動化功能進行處理， 以便當這些內容發生變化時， Word可以自動更新，避免用戶逐個手動修改。

   在使用自動化原則的過程中， 比較常見的情況主要包括頁碼、 自動編號、 目錄、 題注、 交叉引用等功能。

• 重復使用原則

在處理大型文檔時， 遵循重復使用原則， 可以使排版工作省時又省力。對于重復使用原則， 主要體現在樣式和模板等功能上。

   俗話說得好，沒有規矩不成方圓，實用協作文檔排版也一樣。為了更有效地編制精巧的文檔，建議遵循五個原則：簡潔對比原則，統一原則，對齊原則，自動化原則，重復使用原則。如果能做到以上5點，還怕自己做出的文檔雜亂不堪嗎？以上就是小編整理的word文檔怎么排版，希望對你有幫助。